W dzisiejszych czasach wszystko musi dziać się szybko - zwłaszcza w pracy. Pomysł wykonywania kilku zadań jednocześnie, w celu zaoszczędzenia czasu, jest więc oczywisty. Jednak wielozadaniowość od pewnego momentu budzi kontrowersje w świecie biznesu. Z jednej strony są tacy, którzy twierdzą, że prowadzi to do spadku produktywności i większej liczby błędów. Inni z kolei uważają, że jest to podstawowa umiejętność w dzisiejszym pędzącym świecie. Kto ma rację? Wydaje się, że nie ma zupełnie jednoznacznej odpowiedzi. Efektywność zależy od firmy, rodzaju pracy, a także od samych pracowników. W poniższym artykule szczegółowo przyjrzymy się, czym tak naprawdę jest multitasking oraz jakie wady i zalety niesie ze sobą ten sposób wykonywania obowiązków zawodowych.
Spis treści:
Czy wielozadaniowość w pracy jest korzystna?
Jakie są zalety multitaskingu?
Jakie wady ma wielozadaniowość w pracy?
Jak radzić sobie z wielozadaniowością w pracy?
Czym jest multitasking?
Zanim przyjrzymy się zaletom i wadom wielozadaniowości, warto najpierw zdefiniować ten termin. Określenia multitasking po raz pierwszy użyto w 1965 roku w celu opisania właściwości komputera. Mimo że wywodzi się z terminologii dotyczącej systemów operacyjnych, szybko zaczęło być wykorzystywane do opisu umiejętności wykonywania kilku czynności jednocześnie przez człowieka. Ważne jest, aby zadania miały różne cele. Wyniki końcowe są od siebie całkowicie niezależne. Jeśli czynności są ze sobą powiązane, nie mówimy o wielozadaniowości, ale o złożonym działaniu. Wielozadaniowość występuje również wtedy, gdy stale przełączamy się między co najmniej dwiema czynnościami w pracy lub wykonujemy kilka zadań w krótkich odstępach czasu.
Czy wielozadaniowość w pracy jest korzystna?
Umiejętność wykonywania kilku czynności w tym samym czasie lub przeskakiwania z zadania na zadanie, jest zwykle uważane za pozytywną cechę. Gdyż wydaje się, że w ten sposób pracownik realizuje wiele zadań w krótkim czasie. Pracodawcy często wymieniają multitasking jako poszukiwaną kompetencję wśród kandydatów do zatrudnienia. Można spotkać się nawet z poglądem, że aby osiągnąć sukces, trzeba być wielozadaniowym. Jednak ten bardzo jednostronny pogląd pomija istotne aspekty. Zbyt duża liczba obowiązków spoczywająca na barkach jednej osoby, może szybko doprowadzić do spadku jego wydajności. Przy wykonywanych zadaniach będą pojawiać się błędy ze względu na spadek koncentracji oraz pośpiech. Jeśli robimy kilka rzeczy w tym samym czasie, nie możemy już tak dobrze skoncentrować się na pojedynczym zadaniu. Stopień, w jakim wielozadaniowość wpływa na wskaźnik błędów, zasadniczo zależy od tego, które obszary mózgu muszą być aktywne, aby poradzić sobie z zadaniami.
Jakie są zalety multitaskingu?
Wielozadaniowość jest uważana za ważną umiejętność w XXI wieku i ma pewne zalety. Multitasking sprawdzi się w momencie, gdy musimy działać szybko z projektem. Będzie stanowił ważną umiejętność, jeśli znajdziemy się w sytuacji stresowej w pracy. Podczas wykonywania jednocześnie różnych obowiązków, mamy poczucie, że robimy coś ważnego i jesteśmy produktywni. Bardziej angażujemy się w powierzone zadania. Jednak taki sposób pracy sprawdzi się wyłącznie krótkofalowo, kiedy aby uratować projekt, trzeba działać szybko. Posiadanie pracownika, który w awaryjnej sytuacji jest w stanie pracować w trybie wielozadaniowym, może przynieść duże korzyści firmie.
Szukasz sposobu na lepszą organizację wielozadaniowej pracy? Zapisz się na:
Szkolenia otwarte z umiejętności osobistych
Jakie wady ma wielozadaniowość w pracy?
Wady wyraźnie przeważają nad zaletami wielozadaniowości w pracy. Wynika to głównie z faktu, że istnieje bardzo niewiele schematów pracy, w których multitasking faktycznie się sprawdza. O ile nie są to najprostsze rutynowe zadania lub awaryjne sytuacje, bardziej wskazane jest skupienie się na jednej rzeczy w danym czasie. Przyjrzyjmy się bliżej szkodliwym skutkom multitaskingu.
1. Wielozadaniowość nie optymalizuje czasu
Jeśli myślisz, że możesz zaoszczędzić czas poprzez multitasking, w większości przypadków jesteś w błędzie. W rzeczywistości praca w tym trybie często powoduje dłuższe wykonywanie zadań. Musisz ciągle przerywać bieżącą czynność na rzecz innej i wracać do niej po jej zakończeniu. Dodatkowo dochodzi zmęczenie takim trybem pracy, które z dnia na dzień wydłuża czas wykonywania zadania.
2. Wskaźnik błędów wzrasta, a produktywność spada
Ciągłe przenoszenie uwagi na nowe zadanie, oznacza maksymalny wysiłek dla Twojego mózgu. Nic dziwnego, że po pewnym czasie popełniasz coraz więcej błędów. Spada również Twoja produktywność. Błędne jest przekonanie, że kiedy wykonujesz wiele zadań, robisz dwa razy więcej. W rzeczywistości często jest odwrotnie.
3. Multitasking powoduje stres psychiczny
Wielozadaniowość stawia Cię pod ogromną presją psychiczną. Nie jest możliwe, aby stale wykonywać zadania równolegle i nie popełniać błędów. Ludzki mózg po prostu nie jest do tego zaprojektowany. Jeśli wciąż wymagasz od siebie tej perfekcji, to w dłuższej perspektywie może to prowadzić do chorób psychicznych i fizycznych.
4. Gorzej uczysz się nowych rzeczy w pracy
Czy kiedykolwiek próbowałeś czytać książkę podczas oglądania telewizji? Prawdopodobnie nie wyniesiesz z filmu (lub książki) zbyt wiele. Podobnie jest z multitaskingiem w pracy. Kiedy uczysz się nowych rzeczy, powinieneś w pełni skupić na nich swoją uwagę.
5. Narażasz siebie i innych na niebezpieczeństwo
W zależności od branży, w której pracujesz, multitasking w skrajnych przypadkach może być nawet niebezpieczny. Załóżmy, że pracujesz w centrum kontroli firmy transportowej i przypadkowo dajesz zły sygnał, ponieważ jesteś zajęty robieniem wielu innych rzeczy w tym samym czasie. Z pewnością może mieć to duże konsekwencje dla Twojej kariery zawodowej.
Jak radzić sobie z wielozadaniowością w pracy?
Jeśli pracujesz na stanowisku, które wymaga multitaskingu, musisz być do tego odpowiednio przygotowany. Naucz się dobrze organizować pracę i priorytetyzować zadania. Sposobem na podniesienie efektywności wykonywania obowiązków zawodowych jest uczestnictwo w szkoleniach otwartych i szkoleniach zamkniętych organizowanych przez AVENHANSEN. Doświadczeni trenerzy dadzą wskazówki, które nauczą Cię lepszej organizacji i pozwolą wyeliminować błędy wynikające z pośpiechu. Szkolenie ze skutecznego zarządzania sobą w czasie umożliwi wprowadzenie do codziennych zadań nowe narzędzia. Podczas warsztatów ze skutecznej realizacji zadań oraz szkolenia z zarządzania sobą w czasie poznasz techniki organizacji obowiązków zawodowych, co przełoży się na wyniki przy mniejszym nakładzie czasu i wysiłku. Pamiętaj: masz tylko dwie ręce. Odejdź od idei pracy jak komputer, postaw na znakomitą organizację czasu pracy i naucz prosić się o wsparcie współpracowników.
Przeczytaj na naszym blogu również:
- Korporacyjny wyścig szczurów - jak sobie z nim radzić?
- Efektywne zarządzanie czasem pracy. Jak robić to skutecznie?
- Jak radzić sobie z nadmiarem obowiązków w pracy? 7 skutecznych metod
Maciej Firlit
O autorze:
Założyciel i Prezes Zarządu AVENHANSEN Sp. z.o.o. z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży szkoleniowej. Przeszedł wszystkie szczeble kariery zawodowej od sekretarza, przez HR-Managera, po Dyrektora i Prezesa Zarządu. Duży nacisk kładzie na wysoką jakość obsługi klienta. Jego liberalne podejście do zarządzania, bazujące na partnerstwie, słuchaniu innych i dyscyplinie jakościowej, przyczyniło się do sukcesu firmy AVENHANSEN. Jest precyzyjny, nie akceptuje półśrodków i dróg na skróty. Prywatnie największą radość czerpie z podróżowania i obcowania z naturą.
Więcej informacji: Maciej Firlit
