Efektywne zarządzanie czasem pracy. Jak robić to skutecznie?

zarządzanie czasem i organizacja czasu pracy

Brak czasu to bolączka większości z nas, przez co musimy poświęcać swoje pasje, hobby czy przyjemności z rodziną dla wykonywania obowiązków, najczęściej tych o charakterze zawodowym. Doba ma tylko 24 godziny, podczas których musimy zrealizować wiele zajęć. Zarządzanie zadaniami może pozwolić na to, aby czas stał się naszym sprzymierzeńcem, a nie wrogiem. Właściwe gospodarowanie upływającymi godzinami oraz planowanie celów, umożliwia wykonanie więcej w krótszym okresie, obniża stres i prowadzi do sukcesu zawodowego. W poniższym artykule wyjaśniamy, na czym polega dobre zarządzanie czasem.  

 

Spis treści:

Czym jest zarządzanie czasem pracy?

Dlaczego warto zarządzać swoim czasem pracy?

Jak dobrze panować nad czasem pracy?

Zarządzanie czasem i planowanie celów

4 skuteczne metody planowania czasu

Szkolenia z efektywnego zarządzania czasem

Czym jest zarządzanie czasem pracy?

Każdy z nas kiedyś czuł, że w ciągu dnia brakuje mu czasu na wykonanie zadań, czy to w pracy, czy w życiu osobistym. Dla wszystkich osób doba ma 24 godziny - dlaczego więc niektórzy ludzi są w stanie w tym samym czasie zrobić więcej niż inni? Kluczem jest dobre zarządzanie swoim czasem, czyli koordynacja działań w celu maksymalizacji efektywności naszych wysiłków. Zasadniczo umiejętność ta umożliwia ludziom wykonywanie większej ilości pracy w krótszym czasie. Obejmuje dobrą organizację, planowanie i działanie według harmonogramu. 

Dlaczego warto zarządzać swoim czasem pracy?

Trudno jest przejąć kontrolę nad każdą minutą dnia, zwłaszcza gdy wokół jest wiele elementów rozpraszających. Od dzieciństwa rodzice i nauczyciele radzili nam mądrze gospodarować czasem i pieniędzmi. Nie wszyscy posiadają te umiejętności, a przynoszą one wiele zalet w codziennym życiu. W sferze zawodowej umiejętność ta może przynieść następujące korzyści:

Terminowe wykonywanie pracy

Przydzielanie zadaniom określonego czasu pomaga w ich terminowym wykonaniu. Ułatwia również zarządzanie obciążeniem pracą w najbardziej efektywny sposób. Kiedy mamy określoną ilość godzin na realizację konkretnego elementu czy projektu, nasz mózg przystosowuje się do podążania za strukturą i wykonywania tych czynności w narzuconych ramach czasowych. W ten sposób, jeśli dobrze zarządzamy swoim czasem, możemy łatwo zrealizować zadanie przed tzw. deadlinem.

Zapewnienie lepszej jakości pracy

Pracodawcy lub managerowie oczekują od nas wykonania obowiązków o określonej jakości i w wyznaczonych terminach. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu czasem i ustaleniu priorytetów, możemy zapewnić wysokie standardy naszych działań. Planowanie pracy pomaga skupić się na ważnych elementach, dzięki temu naszej koncentracji nie rozpraszają zagadnienia mniej istotne. Właśnie w ten sposób poprawia się jakość wykonywanych obowiązków zawodowych. 

Poprawa jakości życia

Efektywne umiejętności zarządzania czasem nie tylko przynoszą korzyści w sferze zawodowej, ale mogą również poprawić jakość życia poza biurem. Jeśli utrzymujemy sprawy pod kontrolą na froncie firmowym, mamy więcej czasu, aby skupić się na relacjach z bliskimi. Świadomość, że zadania i działania są na dobrej drodze, przyniesie poczucie spokoju i mniej stresu w obszarze prywatnym, co także wpłynie na zadowolenie z pracy. 

Więcej możliwości rozwoju kariery

Realizowanie zadań na czas nie tylko zwiększa naszą efektywność, ale także pomoże zdobyć dobrą reputację. Kiedy kierownicy lub właściciele firmy wiedzą, że zawsze wykonujemy swoje obowiązki w terminie, może to otworzyć nam drogę do awansu lub podwyżki.

 

Zapoznaj się z naszą ofertą szkoleniową

Szkolenia otwarte z zarządzania

 

Jak dobrze panować nad czasem pracy?

Odkładanie wszystkiego na bliżej nieokreśloną przyszłość, spychanie „na później” najtrudniejszych zadań powoduje, że brakuje nam czasu na ich realizację. Tymczasem możemy znacznie bardziej świadomie i skutecznie zarządzać czasem i z niego korzystać, stosując określone schematy działania:

1. Ustaw poprawnie cele 

Wyznaczaj cele, które są osiągalne i mierzalne. Używaj metody SMART podczas planowania zadań, czyli upewnij się, że wyznaczone cele są: konkretne, wymierne, osiągalne, trafne i terminowe.

2. Mądrze ustalaj priorytety

Ustalaj priorytety zadań na podstawie ich ważności i pilności. Na przykład spójrz na swoje codzienne obowiązki i określ, które z nich to:

  • ważne i pilne: wykonaj te zadania od razu;
  • ważne, ale niepilne: zdecyduj, kiedy wykonać te zadania;
  • pilne, ale nieważne: deleguj te zadania, jeśli to możliwe;
  • niepilne i nieważne: odłóż je na bok, aby zrobić to później.

3. Ustaw limit czasu na wykonanie zadania

Ustalanie ograniczeń czasowych na wykonanie zadań pomaga być bardziej skoncentrowanym i wydajnym. Niewielki dodatkowy wysiłek, aby zdecydować, ile czasu trzeba przeznaczyć na każdy z obowiązków, może również pomóc w rozpoznaniu potencjalnych problemów, zanim się pojawią. W ten sposób łatwiej zaplanować rozwiązanie tej sytuacji. Jeśli z jednym albo dwoma pilnymi tematem nie masz szansy wyrobić się w terminie, możesz zlecić to zadanie komuś innemu. Jeśli jednak wcześniej nie zadałeś sobie trudu, aby sprawdzić czas w swoich obowiązkach, możesz nie zdawać sobie sprawy z problemu. 

4. Zrób sobie przerwę między zadaniami

Wykonując wiele zadań bez przerwy, trudniej jest zachować koncentrację i motywację. Pozwól sobie na przerwę między zadaniami, aby oczyścić głowę. 

5. Zorganizuj swoje stanowisko pracy

Wykorzystaj swój kalendarz do bardziej długoterminowego zarządzania czasem. Zapisz terminy dla projektów lub elementów, które są częścią większego zadania. Zastanów się, które dni najlepiej poświęcić na konkretne obowiązki. Jeśli musisz porozmawiać z dyrektorem finansowym na temat przepływu środków, zaplanuj spotkanie w dniu, w którym wiesz, że osoba ta jest obecna w firmie. 

6. Planuj z wyprzedzeniem

Upewnij się, że zaczynasz każdy dzień z jasnym wyobrażeniem o tym, co musisz zrobić. Dobrze jest wyrobić sobie nawyk, by pod koniec każdego dnia pracy spisywać listę rzeczy do zrobienia na jutro. W ten sposób następnego ranka możesz ruszyć od razu z wykonywaniem zadań.

7. Zrezygnuj z wielozadaniowości

Wielozadaniowość może wydawać się dobrym sposobem na wykonanie dodatkowej pracy, ale w rzeczywistości zmniejsza produktywność. Zamiast kończyć wiele projektów, zaczynasz, ale nie oddajesz żadnego z nich. Najlepszym sposobem na zarządzanie czasem jest skupienie się na jednym zadaniu na raz i poświęcenie mu pełnej uwagi podczas pracy, aby uniknąć błędów.

8. Nie bierz na siebie zbyt wielu obowiązków

Nie można brać na siebie zbyt wielu spraw do załatwienia, tak w pracy, jak i w życiu domowym. Musisz umieć zachowywać się asertywnie i odmawiać, kiedy jest taka potrzeba. Jeśli kolejny raz kolega prosi Cię w pracy o przejęcie części jego obowiązków, a wiesz, że masz wystarczająco dużo własnych, powinieneś odmówić, bez względu na empatię odczuwaną do drugiej osoby. Nakładanie na swoje barki kolejnych obowiązków, których wypełnienie nie jest absolutnie niezbędne, to prosta droga do zapracowania się i frustracji z uwagi na fakt, że z niczym nie możesz zdążyć.

Mądre zarządzanie czasem i planowanie celów

Zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, ważne jest skrupulatne planowanie swoich działań. Nie musimy co prawda co do minuty określać, jakie prace będziemy wykonywać w kolejnym tygodniu, a kiedy będzie nas „stać” na odpoczynek czy przyjemności. Należy wyznaczać pewne ramy dzienne i tygodniowe przeznaczane na różne czynności. Aby zarządzanie czasem było efektywne i udało się zrealizować przygotowany plan, nie może być on zbyt napięty. Jeśli wyznaczamy sobie w minutach, co powinniśmy robić w danej chwili, niewiele trzeba, aby cały harmonogram legł w gruzach. Brak marginesu błędu jest powodem, dla którego nigdy nie uda nam się zrealizować planu zarządzania czasem.

Wystarczy jeden niezrealizowany punkt planu, aby zarządzanie dniem straciło swój sens, a my sami motywację do działania. Powodem, dla którego nie potrafimy zarządzać czasem, jest to, że nie trzymamy się wcześniej dokonanych ustaleń. Trzeba mądrze wyznaczać sobie cele i zobowiązania wraz z terminami ich realizacji. Organizacja czasu pracy to umiejętność wykonywania wszystkich czynności w odpowiednim, założonym z góry czasie.

 

Chcesz nauczyć się zarządzania czasem, planowania i organizacji czasu? Zapisz się na:

Szkolenia otwarte z umiejętności osobistych

 

4 skuteczne metody planowania czasu

W wielu książkach można spotkać różne techniki zarządzania czasem. Poniżej przedstawiamy cztery najbardziej znane i skuteczne metody, które można wykorzystać w swojej pracy lub nauce. 

Technika pomodoro

Technika pomodoro rozbija czas pracy na poszczególne etapy. Oparta jest na przeplataniu 25 minutowych okresów intensywnej pracy i skupienia 5 minutami przerwy. Po czterech cyklach następuje dłuższy 15-30-minutowy czas wolny. Krótsze odcinki pracy pomagają w koncentracji nad wykonywanym zadaniem. 

Zasada 80/20

To jedna z najbardziej uniwersalnych technik zarządzania czasem. Nazywana zasadą Pareto od nazwiska jej twórcy, mówi o tym, że 20% naszych wysiłków odpowiada za 80% osiąganych efektów. Celem jej wprowadzenia w życie jest osiągnięcie jak największych efektów przy jak najmniejszym nakładzie czasu i energii. Polega na znalezieniu tych 20% najważniejszych zadań, które decydują o sukcesie projektu lub porażce. Dzięki temu pomaga skupić się na tym, co ma naprawdę znaczenie. 

Zasada 60:40

Metoda ta zakłada, że w pracy nigdy nie należy dokładnie planować całości swojego czasu, lecz tylko 60%. Pozostałe 40% warto przeznaczyć na nieoczekiwane sytuacje, które mają miejsce we wszystkich branżach. 

Zasada TRZOS

Metoda TRZOS sprawdza się przy planowaniu krótkich zadań lub jednego dnia pracy. Wyznaczenie sobie terminu zadań (T), określenie ram czasowych (R), zaplanowanie rezerw w przypadku nieprzewidzianych problemów (Z) oraz ograniczenie działań do priorytetów i koncentracji na najważniejszych celach (O) i skontrolowanie rezultatów (S) - to w skrócie planowanie czasu według tej techniki. Umożliwia efektywne wykorzystanie każdego dnia w pracy, a jednocześnie kontrolowanie postępów na bieżąco. 

Szkolenia z efektywnego zarządzania czasem 

W wielu firmach pracownicy nie potrafią efektywnie zarządzać swoim czasem, biorą na siebie za dużo zadań do zrobienia na raz, a dodatkowo często efekty pracy są niewspółmierne do poniesionego trudu. Brak posiadania umiejętności priorytetyzacji zadań, utrata koncentracji i rozproszenie uwagi powodują spadek formy i stres w pracy. Zarządzania czasem można się nauczyć, podobnie jak asertywnego zachowania. Wystarczy uczestniczyć w profesjonalnych szkoleniach zamkniętych i szkoleniach otwartych prowadzonych w AVENHANSEN. W ich trakcie nabędziemy niezbędną wiedzę i umiejętności do efektywnego i optymalnego planowania zajęć.

Szkolenie ze skutecznego zarządzania sobą w czasie pozwoli wprowadzić do obowiązków zawodowych nowe narzędzia oraz radzić sobie z rutyną podczas codziennych zadań. Wszystkim osobom, które chcą nauczyć się lepiej radzić z obowiązkami i umiejętnie budować relacje z innymi, polecamy warsztaty z zarządzania sobą w czasie z elementami asertywności. Znajomość technik skutecznej realizacji zadań zwiększa satysfakcję z pracy i pozwala rozwijać umiejętności zawodowe. 

Przeczytaj na naszym blogu również: 

Beata Dyjak

Masz pytania? Porozmawiaj Dyrektor ds. rozwoju i realizacji projektów
515 212 449 bdyjak@avenhansen.pl Zadaj pytanie

Podobne artykuły

Efektywne zarządzanie czasem pracy. Jak robić to skutecznie?
Oceny: 4 z 5 z 58 głosów