Jak radzić sobie z nadmiarem obowiązków w pracy? 7 skutecznych metod

 jak poradzić sobie z nadmiarem obowiązków w pracyW obecnych czasach wydaje się, że większość ludzi ma za dużo obowiązków w pracy. Wiele osób narzeka na poczucie przepracowania, ale boi się powiedzieć przełożonym o zbyt dużej ilości spraw na swoich barkach. Nikt nie chce wypaść jako osoba leniwa, niezorganizowana lub niezaangażowana w zadania zespołu. Czasami nadmiar obowiązków jest efektem złego rozplanowania czasu pracy lub przykładania za dużej uwagi do rzeczy mało istotnych. Niejednokrotnie zadań delegowanych nam przez szefa lub managera jest zbyt dużo. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak sobie radzić z nadmiarem obowiązków, by nie popaść we frustrację.

 

Spis treści:

Jak uporać się z nadmiarem obowiązków w pracy?

1. Ustal priorytety

2. Grupuj podobne zadania razem

3. Zrób więcej przerw

4. Zautomatyzuj jak największą liczbę zadań 

5. Nie przyjmuj nowych obowiązków - bądź asertywny

6. Poproś kolegów z zespołu o pomoc

7. Porozmawiaj z szefem

Z czego może wynikać nadmiar obowiązków w pracy?

Jak uporać się z nadmiarem obowiązków w pracy? 

Zbyt duża liczba obowiązków może skutkować nieprzespanymi nocami, dużym stresem i pogorszeniem relacji z najbliższymi. Oto kilka wskazówek, którymi warto się kierować, aby zacząć radzić sobie z nadmiarem zadań służbowych i zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

1. Ustal priorytety 

Ustalenie własnych priorytetów jest niezwykle ważne. Nie tylko zapewnia to jasność w pracy, ale także zmniejsza prawdopodobieństwo bycia przeciążonym przez dłuższy okres. Czasami nie chodzi o to, że mamy do wykonania wiele zadań, ale o to, że poświęcamy za dużo czasu i uwagi tylko jednemu działaniu. Aby wyeliminować ten problem, wystarczy sporządzić listę obowiązków i posortować je według priorytetów. Używanie Kalendarza Google lub innego podobnego narzędzia online pozwala zanotować tzw. deadline i efektywnie wykorzystać pozostały czas na realizację pracy. 

2. Grupuj podobne zadania razem

Jednym ze sposobów na uporządkowanie obowiązków i bardziej efektywne wykorzystanie czasu, jest pogrupowanie zadań w kategorie. Możemy najpierw zająć się wszystkimi zleceniami, które wymagają obecności online lub używania konkretnego narzędzia, a następnie przejść do kolejnej grupy obowiązków. Jeśli płynnie przechodzimy od jednego zadania do drugiego, łatwiej nam jest je wykonywać. Z drugiej strony nieustanne przeskakiwanie z jednej czynności do drugiej, prowadzi do spadku efektywności pod koniec dnia pracy. 

 

Zobacz ofertę szkoleń 

Szkolenia otwarte z umiejętności osobistych

3. Zrób więcej przerw

Kiedy gonią nas terminy i musimy poświęcić długie godziny na pracę, ważne jest, aby robić częste przerwy. Wstańmy od biurka, zjedzmy trochę owoców i wyprostujmy plecy. Nie marnujmy tego cennego czasu w mediach społecznościowych. Odejdźmy od ekranu,  chociaż na chwilę. Nawet krótki odpoczynek sprawi, że do pracy wrócimy bardziej zmotywowani. 

4. Zautomatyzuj jak największą liczbę zadań 

Jednym z cudów nowoczesnej techniki jest możliwość automatyzacji wielu zadań, dzięki czemu nie tracimy na nie czasu. Nawet jeśli wydaje się nam, że jakaś czynność zajmuje tylko kilka minut, jednak powtarza się systematycznie w ciągu miesiąca lub tygodnia, to jej automatyzacja zapewni sporą oszczędność czasu na przestrzeni roku. 

5. Nie przyjmuj nowych obowiązków - bądź asertywny

Jeśli ciągle akceptujemy nowe zadania i znajdujemy sposoby na ich wykonanie w terminie, nie oczekujmy, że szef zauważy nasze przytłoczenie obowiązkami. Będziemy obarczeni coraz większą liczbą spraw do załatwienia, aż obciążenie osiągnie punkt, z którym nie damy sobie rady. Szef, manager lub przełożony nie wiedzą, jakiego stresu doświadczamy, jeśli o tym nie mówimy. Kiedy ktoś poprosi nas o zrobienie czegoś dodatkowego, a my nie mamy już na to czasu, powiedzmy to otwarcie. Brak umiejętności odmawiania innym, może doprowadzić do sytuacji, że będą oni specjalnie przerzucać na nasze barki swoje obowiązki. Pomóc może udział w szkoleniu Trening Asertywności, dzięki któremu nauczymy się budowania asertywnych relacji ze współpracownikami. 

6. Poproś kolegów z zespołu o pomoc

Czasami najlepszym sposobem na zbyt dużą ilość obowiązków jest poproszenie kolegów z zespołu o pomoc. Być może mają oni mniej zadań do wykonania w danym miesiącu niż my i mogą przejąć od nas pewne sprawy. Nie należy bać się prosić o przysługę. Teraz to my potrzebujemy wsparcia, a w kolejnym miesiącu być może odwdzięczymy się innej osobie z zespołu. 

7. Porozmawiaj z szefem

W momencie, gdy nadmiar pracy nie wynika z naszego złego planowania pracy, dobrym rozwiązaniem jest rozmowa z przełożonym. Warto jednak najpierw przygotować się do niej, tworząc szczegółowy spis zadań, które udało się już wykonać i tych, z którymi możemy się nie wyrobić na czas. Być może szef poprosi kogoś z innego działu o pomoc lub razem z nami wybierze najważniejsze zadania do wykonania na dany moment. 

 

Chcesz podnieść swoje kompetencje z zakresu delegowania obowiązków? Skorzystaj z naszej oferty.

Szkolenia otwarte z zarządzania 

 

Z czego może wynikać nadmiar obowiązków w pracy?

Przeciążenie pracą ma miejsce, gdy ilość obowiązków, jakie dana osoba ma do wykonania, jest nieodpowiednia w stosunku do realnego czasu potrzebnego na ich realizację. Może to wynikać z próby obniżenia kosztów przez firmę albo złego delegowania pracy przez przełożonych. Częstym problemem jest także złe zarządzanie czasem przez pracownika. Pomocne mogą okazać się szkolenia zamknięte, dzięki których zarówno pracownicy, jak i ich przełożeni podniosą swoje umiejętności z zakresu zarządzania projektami

Dzięki szkoleniu ze skuteczności w realizacji zadań oraz szkoleniu z organizacji czasu pracy uzyskamy umiejętność organizacji obowiązków zawodowych, co wpłynie na efektywność ich wykonywania. Szefowie i menedżerowie mogą skorzystać ze szkolenia z delegowania, motywowania i rozmowy z pracownikami, aby nauczyć się przekazywać część swoich zadań innym oraz w odpowiedni sposób wyznaczać zadania. 

Przeczytaj na naszym blogu również: 

 

Maciej Firlit

Maciej Firlit

O autorze:
Założyciel i Prezes Zarządu AVENHANSEN Sp. z.o.o. z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży szkoleniowej. Przeszedł wszystkie szczeble kariery zawodowej od sekretarza, przez HR-Managera, po Dyrektora i Prezesa Zarządu. Duży nacisk kładzie na wysoką jakość obsługi klienta. Jego liberalne podejście do zarządzania, bazujące na partnerstwie, słuchaniu innych i dyscyplinie jakościowej, przyczyniło się do sukcesu firmy AVENHANSEN. Jest precyzyjny, nie akceptuje półśrodków i dróg na skróty. Prywatnie największą radość czerpie z podróżowania i obcowania z naturą.

Więcej informacji: Maciej Firlit

Jak radzić sobie z nadmiarem obowiązków w pracy? 7 skutecznych metod
Oceny: 0 z 5 z 0 głosów