Artykuł: Komunikacja interpersonalna - o co chodzi?

Wydaje się, że nic ci nie brakuje… Jesteś dobrze wykształcony, posiadasz spore już, doświadczenie zawodowe a tu ni stąd ni zowąd, otrzymujesz sygnał, że coś jest nie tak. Osoba, która przeprowadza z tobą ocenę okresową, wśród wniosków, zawarła podpunkt o konieczności usprawnienia twojej komunikacji. Owszem, nigdy nie byłeś duszą towarzystwa ale zawsze nadrabiałeś swoim merytorycznym przygotowaniem oraz fachowością, dlaczego się więc czepiają twoich zdolności interpersonalnych?

 

Zwrócono ci uwagę z jednego, acz bardzo istotnego powodu: komunikowanie się to podstawa twojego egzystowania w środowisku pracy zarówno wśród współpracowników jak i klientów czy petentów biura. I bynajmniej nie chodzi tutaj jedynie o twój sposób wysławiania się. Pod uwagę należy wziąć również komunikowanie się niewerbalne, czyli twój tembr głosu, postawę jaką przyjmujesz wobec innych osób, mimikę twarzy oraz właśnie komunikowanie się werbalne czyli rozmowy face to face, ale także te telefoniczne, czy nawet pisanie smsów, maili itp.

 

Jeśli chodzi o komunikowanie się w sposób niewerbalny to najistotniejszą kwestią, o której należy pamiętać, to fakt, że nie zawsze jesteśmy w stanie zapanować nad naszym ciałem czy mimiką. Wiele gestów, czy westchnień wydajemy z siebie bez jakiejkolwiek świadomości i często nie zdajemy sobie sprawy, że to co mówimy ma się nijak do tego jaką postawę prezentujemy. Czy z powyższym można sobie poradzić? Jak najbardziej. Najprostszym sposobem jest mówienie prawdy bowiem wówczas, nasze ciało nie będzie zdradzać, że coś w naszym przekazie jest nie w porządku. Ważne jest także zachowywanie otwartej i pewnej postawy. Nie spuszczaj więc wzroku, czy głowy, nie krzyżuj rąk lub nóg, jeśli musisz stać, pamiętaj o lekkim rozstawieniu nóg, co nada twojej posturze pewności siebie. Najistotniejsze jednak jest poczucie bycia w zgodzie z samym sobą. Nie udawaj tego kim nie jesteś, nie przebieraj się w stroje, w których nie możesz wręcz oddychać a wówczas, każdy będzie widział, że czujesz się dobrze takim jakim jesteś, a w związku z tym będziesz bardziej wiarygodny.

 

Komunikacja werbalna jest o tyle prostsza, iż zawsze możemy ją ujarzmić, a w związku z tym, z premedytacją stosować. W rozmowie bezpośredniej najistotniejszą kwestią jest nie tylko mówienie ale również słuchanie! Dlatego tak ważnym jest abyś:

  • nie przerywał swojemu rozmówcy
  • dawał znaki, że słuchasz tego co się do ciebie mówi
  • nie mówił jednocześnie z drugą osobą
  • nie kończył czyichś zdań.

Jeśli zaś chodzi o twoje wypowiedzi, pamiętaj, że nie liczy się ilość a jakość. Mów zwięźle i na temat, wyrażaj się wprost do kogoś, a nie o kimś, czyli najzwyczajniej w świecie nie plotkuj o osobach trzecich. Staraj się przekazywać informacje tak, aby były zrozumiałe dla innych. Nie popisuj się zatem trudnymi, czy mało znanymi słowami, ani też nie stosuj żargonu wobec osoby, która nie konieczne musi go rozumieć. Zwróć też uwagę na fakt, aby twoje wypowiedzi nie były zbyt emocjonalne. Oczywiście nie ma nic złego w tym, że ci na czymś zależy, że angażujesz się w wykonywane przez ciebie czynności, jednak twój rozmówca z pewnością lepiej cię zrozumie jeśli będziesz wypowiadał się w sposób spokojny i opanowany.

 

Czy rozmowa telefoniczna różni się od tej tradycyjnej? W niektórych punktach tak. To co najistotniejsze to świadomość, że taka rozmowa winna być krótka i na temat. Godzinne plotkowanie zostaw sobie na wieczór i dialog z koleżanką, jeśli zaś telefonujesz w pracy, to zawsze pamiętaj o meritum sprawy. Czy coś jeszcze? Jak najbardziej tak. Wiele osób korzystających z telefonu wpada w pewną pułapkę: dzwoniąc do klienta, za którym nie przepadają, robią miny czy grymasy twarzy, a to może być bardzo poważnym błędem. Zapewniam bowiem, że twój ton głosu natychmiast zdradzi rozmówcy twój nastrój czy nastawienie. Zresztą sam sobie przypomnij: na pewno nie raz podczas telefonicznej rozmowy, wiedziałeś, że osoba po przeciwnej stronie się uśmiecha, pomimo, że nie artykułowała ci tego ani przecież jej nie widziałeś. Staraj się więc tak samo jak podczas bezpośredniego dialogu. Pozostała nam jeszcze kwestia komunikacji pisemnej. Coraz częściej, w miejscach pracy nie korzysta się z telefonów, a właśnie z maili. Jest to pewnego rodzaju asekuracja: po pierwsze to co jest na papierze, jest tym samym udokumentowane i w sytuacjach spornych trudno się będzie wyprzeć tego co zostało napisane, po drugie: nad słowem pisanym jest dość łatwo zapanować, bowiem nie musimy się wówczas martwić ani o naszą mimikę, ani o tembr głosu, a jedynie skupiamy się nad zawartością merytoryczną tekstu. W związku z powyższym nie odpuszczajmy sobie jednak zasad dobrego wychowania. Pamiętaj aby zawsze tytułować swój list oraz kończyć go pozdrowieniami, czy wyrazami poważania, zależnie od stopnia formalności wiadomości. Nie zwlekaj także z odpowiedzią na otrzymany mail, bowiem, może później okazać się, że w natłoku zadań, zwyczajnie zapomniałeś na niego odpowiedzieć. Przed wysłaniem wiadomości, zawsze jeszcze raz ją przeczytaj, tak aby upewnić się, że nie zawiera o na błędów ortograficznych, czy stylistycznych oraz będzie jasna do zrozumienia.

 

Jak widzisz komunikacja jest istotna dlatego, że objawia się praktycznie zawsze i wszędzie. Nawet więc gdy jesteś świetnym specjalistą, ale mrukiem, który nie potrafi „rozmawiać” w taki czy inny sposób, twoja fachowość będzie oceniana nieco słabiej. Pracownik, który świetnie radzi sobie ze spotkaniami face to face, czy rozmowami telefonicznymi a nie posiada zbyt dużego doświadczenia zawodowego, ma szansę szybciej awansować w hierarchii biurowej.

 

 


 

Powrót do strony z artykułami

 


 

Artykuł: Komunikacja interpersonalna - o co chodzi?
Oceny: 5 z 5 z 5 głosów