6 zasad skutecznej komunikacji interpersonalnej w biznesie

IndoorKomunikacja interpersonalna jest zjawiskiem towarzyszącym nam niemal wszędzie i przez całe nasze życie. Stanowi niezbędny element do nawiązywania relacji międzyludzkich, a także podstawę funkcjonowania społeczeństwa. W błędzie jest ten, kto myśli, że zdolności interpersonalne przydają się tylko osobom publicznym.

Umiejętności komunikacji interpersonalnej są potrzebne w każdej branży, a szczególnie cenne są w kontaktach biznesowych - dla ludzi biznesu stanowią wręcz być albo nie być w branży. Co kryje się pod pojęciem skutecznej komunikacji interpersonalnej i jakie są zasady efektywnego porozumiewania się? O tym dowiesz się z naszego artykułu. 

Spis treści:

Czym jest komunikacja interpersonalna? Definicja

Z czego składa się komunikacja interpersonalna?

Zasady skutecznej komunikacji interpersonalnej w kontaktach biznesowych

Zasada nr 1 - aktywne słuchanie

Zasada nr 2 - nastawienie na konkretny cel komunikacji

Zasada nr 3 - nie liczy się ilość a jakość 

Zasada nr 4 - wiarygodność 

Zasada nr 5 - konstruktywna informacja zwrotna

Zasada nr 6 - komunikacja niewerbalna 

Jak rozmawiać przez telefon? Skuteczna komunikacja telefoniczna a

Dlaczego efektywna komunikacja interpersonalna jest ważna? 

Co utrudnia efektywną komunikację interpersonalną, czyli bariery komunikacyjne

Skuteczna komunikacja interpersonalna w biznesie - przykłady

Jak usprawnić komunikację interpersonalną?

Czym jest komunikacja interpersonalna? Definicja

Komunikacja interpersonalna to nic innego jak wymiana informacji pomiędzy ludźmi. Wymaga obecności przynajmniej dwóch osób (tzw. interlokutorów, czyli rozmówców). Jej celem jest wymiana myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami i ideami. Komunikacja interpersonalna ma charakter dwustronny i interaktywny, co oznacza, że uczestnicy dialogu zmieniają się rolami - raz mówią, a raz słuchają. 

Z czego składa się komunikacja interpersonalna?

Każdy akt komunikacyjny składa się z kilku ściśle powiązanych ze sobą elementów. Aby mogło dojść do wymiany informacji, niezbędny jest nadawca oraz odbiorca. Nawiązują oni ze sobą dialog za pomocą kanału przekazu. Zwykle ma on charakter bezpośredni, ale może być również pośredni, na przykład rozmowa przez telefon czy kontakt e-mailowy. By rozmówcy mogli się ze sobą swobodnie porozumiewać w celu wzajemnego przekazania myśli, muszą posługiwać się tym samym językiem, czyli wspólnym kodem. Dzięki kodowi możliwe jest stworzenie komunikatu, który będzie zrozumiały dla odbiorcy. Spotkaniu rozmówców zawsze towarzyszy określony kontekst. Są to wyznawane wartości oraz sposób, w jaki uczestnicy postrzegają siebie nawzajem. O skutecznej komunikacji interpersonalnej możemy mówić, gdy odbiorca zrozumie odebraną informację zgodnie z intencją nadawcy. 

Jak widać, komunikacja interpersonalna jest procesem złożonym. W praktyce może zostać zakłócona na każdym etapie. Jak tego uniknąć? Trzeba przestrzegać zasad skutecznej komunikacji. 

Chcesz podnieść swój poziom umiejętności komunikacyjnych w miejscu pracy?

Szkolenia otwarte z komunikacji i negocjacji

 

Zasady skutecznej komunikacji interpersonalnej w kontaktach biznesowych

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady skutecznej komunikacji interpersonalnej: 

Zasada nr 1 - aktywne słuchanie 

Aktywne słuchanie w komunikacji interpersonalnej to okazywanie rozmówcy zainteresowania oraz powstrzymywanie się od własnych sądów i dobrych rad. Zanim zaczniesz mówić, słuchaj uważnie, co druga strona ma do powiedzenia, a następnie zadawaj pytania. Umiejętność dobrego słuchania przejawia się w skupieniu uwagi na osobie partnera i treści rozmowy poprzez zadawanie pytań, utrzymywanie kontaktu wzrokowego, zachęcaniu rozmówcy do kontynuowania poprzez kiwanie głową, mówienie ,,tak”, ,,ok’”, ,,rozumiem” czy zadawanie pytań. Dobrą taktyką pokazującą zainteresowanie jest parafrazowanie. Odzwierciedlając to, co usłyszałeś, dajesz do zrozumienia, że słuchasz i próbujesz zrozumieć swojego rozmówcę. Aktywne słuchanie to kluczowa umiejętność w kontaktach interpersonalnych. 

Zasada nr 2 - nastawienie na konkretny cel komunikacji

Osiągnięcie celu np. w komunikacji biznesowej możliwe jest wówczas, gdy zdajesz sobie sprawę z tego, jaki cel chcesz osiągnąć. Przed rozpoczęciem rozmowy musisz więc zastanowić się, co planujesz uzyskać i przemyśleć sposób, w jaki chcesz to zrobić. Powinieneś precyzyjnie przekazać i skutecznie komunikować swoją intencję rozmówcy. 

Zasada nr 3 - nie liczy się ilość a jakość 

Jeśli chodzi o konstruowanie wypowiedzi, pamiętaj, że nie liczy się ilość a jakość. Porozumiewając się z innymi ludźmi, mów zwięźle i na temat, wyrażaj się wprost do kogoś, a nie o kimś, czyli najzwyczajniej w świecie nie plotkuj o osobach trzecich, bo może to nieść za sobą określone skutki. Staraj się przekazywać informacje na dany temat tak, aby były zrozumiałe dla innych. Nie popisuj się zatem trudnymi, czy mało znanymi słowami, ani też nie stosuj żargonu wobec osoby, która niekoniecznie musi go rozumieć. Zwróć uwagę na fakt, by twoje wypowiedzi nie były zbyt emocjonalne. Oczywiście nie ma nic złego w tym, że ci na czymś zależy, jednak twój rozmówca z pewnością lepiej cię zrozumie, jeśli będziesz wypowiadał się w sposób spokojny i opanowany.

Zasada nr 4 - wiarygodność

Powinieneś wyglądać i działać tak, aby wzbudzać wiarygodność. Jeżeli chcesz być wiarygodnym, musisz pokazać swojemu rozmówcy, że znasz się na tym, o czym mówisz. Jeżeli będziesz postrzegany jako wiarygodny, odbiorca będzie ufał przekazywanym przez ciebie informacjom. 

Zasada nr 5 - konstruktywna informacja zwrotna

Konstruktywne informacje zwrotne pomagają się dowiedzieć, czy nasz komunikat został trafnie zrozumiany, a także jak druga osoba (lub członkowie zespołu) odbiera nasze zachowanie. Dzięki informacjom zwrotnym możesz na bieżąco konfrontować cel wypowiedzi z osiągniętymi rezultatami. Przekazywanie informacji zwrotnej wymaga często asertywności w komunikacji.

Zasada nr 6 - komunikacja niewerbalna

Jednym z bardziej rzucających się w oczy błędów komunikacyjnych jest sprzeczność tego, co mówimy z naszą mimiką czy postawą ciała. Tak bardzo skupiamy się na fakcie, aby nasze słowa brzmiały trafnie, dobitnie i efektownie, że nasz mózg nie jest w stanie w tym samym czasie kontrolować pozostałych aspektów komunikacji, które dopiero po połączeniu mogłyby stworzyć spójną całość. Czy można sobie z tym poradzić? Jak najbardziej. Najprostszym sposobem jest mówienie prawdy. Wówczas język ciała nie będzie zdradzać, że coś w naszym przekazie jest nie w porządku. Ważne jest także zachowywanie otwartej i pewnej postawy. Nie spuszczaj więc wzroku, czy głowy, nie krzyżuj rąk lub nóg, jeśli musisz stać, pamiętaj o lekkim rozstawieniu nóg, co nada twojej posturze pewności siebie. Najistotniejsze jednak jest poczucie bycia w zgodzie z samym sobą. Nie udawaj tego, kim nie jesteś. Pamiętaj, że komunikacja niewerbalna jest bardzo często ważniejsza od słów i to od niej w dużym stopniu zależy powodzenie rozmowy. 

Jak rozmawiać przez telefon? Skuteczna komunikacja telefoniczna 

Czy rozmowa telefoniczna różni się od tej tradycyjnej? W niektórych punktach tak. To, co najistotniejsze to świadomość, że taka rozmowa winna być krótka i na temat. Godzinne plotkowanie zostaw sobie na wieczór i dialog z koleżanką, jeśli zaś telefonujesz w pracy, to zawsze pamiętaj o meritum sprawy. Czy coś jeszcze? Wiele osób korzystających z telefonu wpada w pewną pułapkę: dzwoniąc do klienta, za którym nie przepadają, robią miny czy grymasy twarzy, a to może być bardzo poważnym błędem. Pamiętaj, że twój ton głosu natychmiast zdradzi rozmówcy nastrój czy nastawienie. Pozostała nam jeszcze kwestia komunikacji pisemnej. Coraz częściej w miejscach pracy nie korzysta się z telefonów, a właśnie z maili. Jest to pewnego rodzaju asekuracja: po pierwsze to, co jest na papierze, jest tym samym udokumentowane i w sytuacjach spornych trudno się będzie wyprzeć tego, co zostało napisane, po drugie, nad słowem pisanym jest dość łatwo zapanować, bowiem nie musimy się wówczas martwić ani o naszą mimikę, ani o tembr głosu, a jedynie skupiamy się nad zawartością merytoryczną tekstu. Jednak i w tym przypadku musimy przestrzegać pewnych zasad. Pamiętaj, aby zawsze zatytułować swój list oraz kończyć go pozdrowieniami, czy wyrazami poważania, zależnie od stopnia formalności wiadomości. Nie zwlekaj także z odpowiedzią na otrzymany mail, bowiem może później okazać się, że w natłoku zadań, zwyczajnie zapomnisz na niego odpowiedzieć. Przed wysłaniem wiadomości zawsze jeszcze raz ją warto przeczytać po to, by upewnić się, że nie zawiera ona błędów ortograficznych i stylistycznych oraz będzie jasna do zrozumienia.

Dlaczego efektywna komunikacja interpersonalna jest ważna? 

Efektywna komunikacja interpersonalna jest gwarancją sukcesu, zarówno w życiu prywatnym, jak i w sferze zawodowej. Jest to narzędzie służące rozwiązywaniu i unikaniu konfliktów. Umiejętności interpersonalne przydatne są w każdej pracy, ponieważ niezależnie od tego, jaki zawód wykonujemy, wszędzie mamy kontakt z innymi i musimy umieć się porozumiewać. Dobre relacje w biznesie to więc gwarancja twojej skuteczności zawodowej. 

 

Chcesz lepiej porozumiewać się ze swoimi podwładnymi?

Zapoznaj się z ofertą szkoleń biznesowych w Krakowie

 

Co utrudnia efektywną komunikację interpersonalną, czyli bariery komunikacyjne

W czasie kontaktów interpersonalnych, czy to w biznesie czy w życiu prywatnym, niejednokrotnie trafiamy na różnego rodzaju przeszkody, które zakłócają efektywną komunikację interpersonalną. Są to tzw. bariery komunikacyjne, do których zaliczyć można:

W czasie kontaktów interpersonalnych, czy to w świecie biznesu czy w życiu prywatnym, niejednokrotnie trafiamy na różnego rodzaju przeszkody, które zakłócają efektywną komunikację interpersonalną. Są to tzw. bariery komunikacyjne, do których zaliczyć można:

  • różnice kulturowe;

  • stereotypy;

  • sposób wypowiadania się, który może być niezrozumiały dla odbiorców (różnice językowe);

  • utrudnienia percepcyjne, takie jak hałas, nieodpowiednie warunki, w których prowadzimy rozmowę;

  • przekazywanie nadmiaru informacji;

  • niesłuchanie siebie nawzajem;

  • krytyka;

  • brak kontaktu wzrokowego;

  • narzucanie swoich opinii innym;

  • używanie żargonów, wulgaryzmów;

  • negatywne emocje. 

Występowanie tych barier w komunikacji interpersonalnej wpływa na niepowodzenie całego procesu komunikacji, a w efekcie może prowadzić nawet do konfliktów interpersonalnych. Z tego względu ważne jest uświadomienie sobie ich istnienia i nauczenie się radzenia z nimi.

Skuteczna komunikacja interpersonalna w biznesie - przykłady

Skuteczna komunikacja interpersonalna jest elementem decydującym o sukcesie w świecie biznesu, ponieważ umożliwia budowanie silnych relacji z pracownikami, klientami i kontrahentami, pozwala na efektywne rozwiązywanie problemów, wzajemne zrozumienie oraz wartościową współpracę. Na przykład, w firmie technologicznej, jasne i precyzyjne przekazywanie informacji między programistami a działem marketingu może znacząco przyspieszyć proces wprowadzania produktu na rynek. W korporacji międzynarodowej skuteczna komunikacja interpersonalna może prowadzić do lepszego zrozumienia i współpracy między zespołami z różnych krajów, co z kolei wpływa na jakość projektów globalnych. W małych firmach otwarta i uczciwa komunikacja między właścicielem a pracownikami może budować zaufanie i lojalność, co przekłada się na mniejszą rotację, wyższą motywację i produktywność zespołu. W każdym z tych przypadków, skuteczna komunikacja interpersonalna jest nie tylko narzędziem do przekazywania informacji, ale również sposobem na budowanie silnych, trwałych relacji biznesowych, które są fundamentem każdej udanej organizacji.

Jak usprawnić komunikację interpersonalną w biznesie?

Pomocne w poprawie komunikacji interpersonalnej w biznesie okazać mogą się szkolenia z komunikacji w zespole i między zespołami. Dzięki szkoleniom, takim jak ,,efektywna komunikacja interpersonalna z elementami inteligencji emocjonalnej” rozwiniesz swoje umiejętności interpersonalne, a także poznasz zasady i techniki skutecznego porozumiewania się. Skuteczna komunikacja z klientem to bardzo ważny element w kontaktach biznesowych, który ma przełożenie na efekt i jakość codziennej pracy.

 

Chcesz poprawić swoje umiejętności komunikacji interpersonalnej?

Szkolenia otwarte z umiejętności osobistych

Przeczytaj na naszym blogu również: 

6 zasad skutecznej komunikacji interpersonalnej w biznesie
Oceny: 5 z 5 z 776 głosów