Zasady skutecznej komunikacji w zespole. W jaki sposób efektywnie komunikować się w zespole?

IndoorNawet osoba posiadająca ogromną wiedzę merytoryczną i spore doświadczenie w wykonywaniu swojego zawodu, może zaprzepaścić działanie całego zespołu poprzez braki w umiejętnościach komunikacji. Lider zespołu, ale nie tylko on, powinien posiadać zdolność sprawnego komunikowania się z pozostałymi osobami, które razem z nim pracują nad powodzeniem danego przedsięwzięcia.

Sprawne przekazywanie informacji, delegowanie zadań i przyznawanie określonego zakresu kompetencji znacznie ułatwia pracę. Niestety, często wiedza merytoryczna nie idzie w parze z umiejętnościami komunikacyjnymi menadżera. To z kolei może być przyczyną załamania się nawet najlepszych systemów zarządzania. Jak zatem powinna wyglądać skuteczna komunikacja w zespole? Zapraszamy do lektury artykułu.

Spis treści: 

Czym jest zespół i kiedy jest efektywny?

Co oznacza skuteczna komunikacja w zespole?

Dlaczego efektywna komunikacja interpersonalna w biurze i zespole jest tak ważna?

Dobra komunikacja w zespole zaczyna się od przełożonego

Zasady skutecznej komunikacji w zespole

Najczęstsze błędy popełniane w komunikacji zespołowej

Naucz się skuteczniej komunikować się w zespole

Czym jest zespół i kiedy jej efektywny?

Zanim przejdziemy do pojęcia komunikacji w zespole, trzeba wyjaśnić, czym tak właściwie jest zespół. Zespołem nazywa się niewielką liczbę osób o podobnych umiejętnościach, często uzupełniających się, nastawioną na osiągnięcie wspólnego celu. Na czele zespołu zazwyczaj stoi lider, który jest warunkiem zmierzania zespołu w określonym kierunku. Aby zespół działał sprawnie, wszyscy jego członkowie muszą wykazywać chęć współpracy, dobrze się komunikować oraz posiadać jasno określone cele. 

Co oznacza skuteczna komunikacja w zespole?

Dobra komunikacja w zespole jest kluczem do sukcesu firmy. Rozwijanie umiejętności słuchania i przekazywania informacji zapewnia lepszą komunikację, co czyni zespół bardziej efektywnym. Współczesne firmy mogą oferować doskonałe produkty i usługi, mogą też być zarządzane przez świetnych fachowców, ale gdy ich członkowie nie umieją się między sobą skutecznie komunikować, nie uda im się uzyskać stałej przewagi nad konkurencją. 

 

Zobacz, jaką ofertę szkoleniową dla Ciebie przygotowaliśmy

Szkolenia otwarte z komunikacji i negocjacji

Dlaczego efektywna komunikacja interpersonalna w biurze i zespole jest tak ważna?

Budowanie zespołu i komunikacja w grupie ma istotny wpływ na atmosferę pracy. A to z kolei przekłada się na motywację do działania, skuteczną współpracę i tym samym lepsze wyniki pracy całej grupy. Zmotywowani i aktywni pracownicy wykonują swoja pracę szybciej i efektywniej niż osoby, które nie są na bieżąco z informacjami. Jeżeli pracownicy nie zostaną na czas poinformowani o tym, co aktualnie dzieje się w firmie, ich zapał do pracy stopniowo się zmniejszy. Z tego też względu zadbanie o prawidłową komunikację interpersonalną w biurze lub zespole to najprostsza metoda, aby uzyskać poprawę osiągnięć przedsiębiorstwa

Dobra komunikacja w zespole zaczyna się od przełożonego

Sprawny przepływ informacji zaczyna się od przełożonego. Zdarza się, że kierownicy zatrzymują wiele wiadomości dla siebie (z braku czasu poinformowania o tym zespołu lub po prostu nie zdając sobie sprawy z tego, jak negatywne może to mieć konsekwencje), a przecież niedoinformowani pracownicy są mniej skuteczni, nie czują się ważni, przez co ich motywacja do pracy znacznie spada. Dzielenie się wiedzą i informacjami, które mogą być istotne dla całego zespołu, buduje zaangażowanie całej grupy osób. Sprawia, że podwładni mają lepszy ogląd sytuacji, mogą podejmować mądrzejsze decyzje i efektywnie planować działania. 

Zasady skutecznej komunikacji w zespole 

Dobra komunikacja w zespole jest podstawą przewodzenia, a znajomość jej podstawowych zasad jest warunkiem wpływającym na zgrany i zaangażowany zespół. Technik poprawiających umiejętności w komunikowaniu jest dosyć dużo. Każda z nich wpływa na jakiś aspekt ludzkich zdolności odczytywania intencji zawartych w słowach, gestach, zachowaniu, intonacji głosu i innych metodach przekazywania informacji przez ludzi. 

Zasada skutecznej komunikacji w zespole nr 1 - mówienie z pozycji ,,ja”, nigdy ,,ty”

W komunikacji zespołowej bardzo ważny jest sposób budowania komunikatu. Naczelną zasadą jest, aby zawsze starać się mówić do swoich podwładnych z pozycji ,,ja”, nigdy ,,ty”. Starajmy się unikać używania takich określeń, jak ,,ty zawsze”, ,,ty nigdy”, ,,ty ciągle”. Używając takich słów, uderzamy bezpośrednio w drugą osobę. Kiedy słyszymy coś takiego, od razu robi nam się przykro lub wzbudza się w nas agresja i szukamy sposobu, aby się odgryźć. W skutecznej komunikacji zespołem chodzi o to, aby nie atakować tylko informować

Zasada skutecznej komunikacji w zespole nr 2 - otwarta komunikacja

W zespole należy organizować dyskusje otwarte, podczas których każdy będzie mógł się podzielić własnymi spostrzeżeniami. Tego typu dyskusje pozwolą uzyskać różne punkty widzenia poszczególnych członków zespołu. Jest to również okazja, by zespół mógł nauczyć się nawzajem siebie słuchać. Do tego dochodzi możliwość wyrażania własnego zdania i powiedzenia o wszystkim kierownikowi. Jeżeli lider pierwszy wie o tym, że pojawił się jakiś problem, ma szansę szybko zareagować. 

Zasada skutecznej komunikacji w zespole nr 3 - zrozumienie, co motywuje, a co demotywuje zespół

Zrozumienie motywatorów, które kierują naszymi pracownikami, ma kluczowe znaczenie w kierowaniu firmą. Jako pracodawca lub lider grupy powinniśmy poszukiwać sposobów, dzięki którym zwiększymy efektywność pracy całego zespołu. Każdego motywują do pracy inne czynniki, a kluczem do sukcesu w tym wypadku jest poznanie indywidualnych potrzeb pracowników.

Zasada skutecznej komunikacji w zespole nr 4 - jasne procedury i ustalenia

Zespoły potrzebują procedur, które regulują ich działania. Mogą to być proste ustalenia, co do przebiegu pracy, wywiązywania się z określonych zadań etc. 

Zasada skutecznej komunikacji w zespole nr 5 - asertywność

Asertywność powinna przejawiać się w każdym typie relacji, w której wchodzimy w kontakt z innymi osobami. Sztuka bycia osobą asertywną nie ogranicza się wyłącznie do zdolności oddzielania od siebie różnych wpływów – zarówno tych dobrych, jak i tych złych. Asertywność powinna być traktowana raczej jako zdolności do przejawiania określonych postaw, wymaganych przez kontekst sytuacji w taki sposób, aby otoczenie nie miało żadnych wątpliwości co do tego, jakie w danej sprawie przyjmujemy stanowisko. Chodzi zatem o umiejętność przyjęcia każdej wymaganej postawy i odseparowanie własnych uczuć i emocji od przedmiotu sprawy – nie możemy podlegać wpływom z zewnątrz w momencie podjęcia ważnej decyzji czy wahać się z jej podjęciem ze względów np. personalnych innych pracowników. Komunikacja asertywna oznacza zatem pewien rodzaj stanowczości, konsekwencji i przedstawianie swoją osobą naturalnego autorytetu.

Najczęstsze błędy popełniane w komunikacji zespołowej

Do błędów, które stanowią bariery w komunikacji zespołowej, zalicza się: 

  • niespójne komunikaty;
  • brak informacji zwrotnej;
  • nieprecyzyjne oczekiwania lub zakres obowiązków;
  • unikanie kontaktu na linii przełożony-pracownik lub/i pracownik-przełożony;
  • niekonstruktywna krytyka;
  • nagradzanie ze względów osobistych, a nie merytorycznych. 

Efektywna komunikacja w zespole - przykładowe ćwiczenia

Efektywna komunikacja w zespole - ćwiczenie nr 1

Jedno z ćwiczeń poprawiające komunikację w zespole polega na tworzeniu różnych scenariuszy, będących rozwiązaniami jakiegoś problemu. Jego głównym celem jest wyrobienie umiejętności rozwiązywania konfliktu w oparciu o porównywanie dwóch różnych scenariuszy skrajnych, czyli scenariusza zdarzeń tylko pozytywnych ze scenariuszem zdarzeń tylko negatywnych, które odnoszą się do tego samego problemu. Taki scenariusz można wykorzystać, gdy przykładowo w miejscu pracy powstaje konflikt oparty na braku konkretnego rozdzielenia zakresu kompetencji między dwie osoby w wyniku czego dane zadanie nie zostało wykonane. Każda z dwóch osób, z powodu braku precyzyjnego podzielenia zakresu pracy, uznała, że zadanie ma wykonać ktoś inny. Powstaje wtedy między dwójką osób konflikt, który należy jakoś załagodzić. Ponadto praca musi zostać wykonana w danym terminie, a ktoś musi być odpowiedzialny za jej wykonanie. Osoba, która pragnie ćwiczyć swoje umiejętności w komunikowaniu się, powinna w tym momencie wymyślić kilka różnych rozwiązań danego problemu. Jest to doskonały sposób rozwijania w sobie zdolności radzenia sobie z powstającymi problemami w bardziej elastyczny i twórczy sposób. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu i treningowi w momencie powstania prawdziwego konfliktu szybciej i efektywniej będziemy umieć zająć się kłopotliwą sytuacją zanim wymknie się ona spod kontroli.

Dobra komunikacja w zespole pracowniczym - ćwiczenie nr 2

Kolejnym zadaniem pozwalającym zwiększyć nasze zdolności porozumiewania się i rozwiązywania trudnych problemów jest ćwiczenie polegające na porównywaniu różnych alternatyw. Taki trening powinien być przeprowadzony w grupie osób, podzielonych na dwa zespoły. Jedna z tych grup składa się z osób, którym przedstawia się problem, który ich zdaniem jest nie do rozwiązania. Drugi zespół to osoby, które spotkały się już z takim problemem w przeszłości i teoretycznie mają większą wiedzę, jak go rozwiązać. W czasie dyskusji jedna z osób rysuje na tablicy związki przyczynowo skutkowe pomiędzy rozpatrywanymi przez uczestników elementami szukanego rozwiązania. Ćwiczenie ma za zadanie pokazać możliwości zwiększenia zdolności porozumiewania się z innymi dzięki myśleniu obrazowemu i nieograniczaniu się do zwyczajowego myślenia fragmentarycznego.

Naucz się skuteczniej komunikować się w zespole

W każdej branży umiejętność skutecznej komunikacji jest na wagę złota. Jeżeli marzymy o sukcesie, to pominięcie umiejętności skutecznej komunikacji interpersonalnej zniweczy cały plan. Jak wiadomo, niczego nie osiągnie się bez ludzi, dlatego nieustannie powinniśmy dążyć do polepszenia komunikacji pomiędzy członkami zespołu. W realizacji tego celu pomogą szkolenia z komunikacji w zespole oraz z komunikacji i pracy zespołowej organizowane przez firmę szkoleniową AVENHANSEN, podczas których uczestnicy mają szansę nauczyć się technik i zasad skutecznej komunikacji w zespole. 

 

Zapoznaj się z ofertą szkoleniową

Szkolenia otwarte z umiejętności osobistych

Zasady skutecznej komunikacji w zespole. W jaki sposób efektywnie komunikować się w zespole?
Oceny: 3 z 5 z 19 głosów