Kwadrat Eisenhowera - sposób na efektywne zarządzanie sobą w czasie

Kwadrat Eisenhowera na skuteczne zarządzanie sobą w czasieZarządzanie czasem? Jak to w ogóle możliwe? Zapewne wiele osób zapyta, jak można zarządzać czymś, co jest poza naszym wpływem? Owszem, czasem nie można zarządzać, ale sobą już jak najbardziej. Jest to praktyczna umiejętność pozwalająca nam na efektywniejsze i lepsze układanie obowiązków w ciągu dnia. Od tego, jak ustalimy swoje obowiązki, jak podzielimy zadania i w jakiej kolejności będziemy je wykonywać, zależeć będzie, czy wieczorem ze satysfakcją stwierdzimy – „no, zrobiłem wszystko, co miałem do zrobienia! Jestem z siebie zadowolony”. Aby zapewnić sobie realizację tak optymistycznej wizji, warto poznać sposoby na efektywne zarządzanie sobą w czasie. 

Spis treści: 

Co to znaczy zarządzanie sobą w czasie?

Najczęściej popełniane ,,grzeszki”, które rujnują zarządzanie sobą w czasie

Kwadrat Eisenhowera – 4 ćwiartki produktywności jako jedna z metod zarządzania sobą w czasie

Jakie problemy mogą się pojawić przy tworzeniu własnego Kwadratu Eisenhowera?

Jak więc nie tracić czasu na robieniu bezużytecznych rzeczy?

Zarządzanie sobą w czasie - szkolenia

Co to znaczy zarządzanie sobą w czasie?

Na początku trzeba zdefiniować, czym jest zarządzanie sobą w czasie. Jest to sztuka planowania zadań na dany dzień i krótkoterminowego ustalania celów. Umiejętność ta pozwala na zorganizowanie i uporządkowanie swojego życia prywatnego, jak i zawodowego. 

Pojęcie to bardzo często mylone jest z zarządzaniem czasem. Nie ma możliwości zarządzania czasem, ponieważ, mówiąc o tym w ten sposób, odwołujemy się do czynnika zewnętrznego i niezależnego, jakim jest czas.

Zapoznaj się z naszą ofertą szkoleniową

Szkolenia otwarte z zarządzania

 

Najczęściej popełniane ,,grzeszki”, które rujnują zarządzanie sobą w czasie 

Doba jest wystarczająco długa, abyśmy mogli wiele zrobić, ale ponieważ nie potrafimy dobrze planować, czas ten nam gdzieś ucieka i stąd poczucie, że mamy go za mało. Oto 5 najczęstszej popełnianych błędów w zarządzaniu sobą w czasie

  • brak planowania;
  • zła organizacja;
  • nieprawidłowe zarządzanie i koordynowanie;
  • nieumiejętność podejmowania decyzji na czas;
  • oddawanie czasu ,,złodziejem” (tablet, telefon, komputer, telewizja). 

Większość ludzi wie jak zabić czas, ale nikt nie wie jak go wskrzesić - Albert Einstein

Kwadrat Eisenhowera – 4 ćwiartki produktywności jako jedna z metod zarządzania sobą w czasie 

Jedną z metod na znakomitą organizację czasu pracy i wyeliminowanie bezużytecznych rzeczy, którą warto wdrożyć we własne życie, jest metoda oparta na tzw. kwadracie Eisenhowera. Kwadrat dzielimy linią pionową i poziomą na cztery równe ćwiartki, które w założeniu mają rozdzielać poszczególne rodzaje zadań od siebie:

  • I ćwiartka (muszę wykonać) - zadania najpilniejsze, które jak najszybciej trzeba wykonać, np. zapłacenie rachunków, wizyta u lekarza, obsłużenie reklamacji klienta, przygotowanie prezentacji na szkolenie.

  • II ćwiartka (chcę wykonać) - rzeczy, które są ważne, ale nie tak pilne, jak te z ćwiartki I. Zadania z tej części to sprawy dotyczące głównie realizacji Twoich planów i marzeń - od nich zależy jakość Twojego życia lub Twoja kariera zawodowa. Są to np. uczęszczanie na kurs języka obcego, opracowanie pomysłu na kampanię marketingową dla nowego klienta, spotkanie podsumowujące z pracownikami. 

  • III ćwiartka (powinienem wykonać) - są to te rzeczy, które powinniśmy wykonać. Większość z nich to zadania od innych ludzi, czyli priorytety innych osób. Zadania z tej ćwiartki często odbierane są jako powinność. Poświęcając czas na nie, chcemy uniknąć poczucia wina, że komuś nie pomogliśmy. Należą do nich, m.in.: telefon od koleżanki, która ma potrzebę wygadania się, prośba kolegi z pracy o przesłanie maila, zadanie od szefa, z którego to nie my jesteśmy rozliczani. 

  • IV ćwiartka (zachcianki i pomysły) - są to rzeczy, które nie mają większego znaczenia, nie są one ani ważne, ani pilne i nie są związane z realizacją aktualnych celów. Są to zajęcia typu bezcelowe przeglądanie internetu, plotkowanie, pogawędki przy ekspresie do kawy podczas pracy itp. Zazwyczaj są one ucieczką od innych, bardziej wymagających działań. Nie wolno ich mylić z przyjemnościami. 

Za każdym razem, kiedy uznamy, że potrzebujemy uporządkować swoje sprawy, warto skorzystać ze stosowania Kwadratu Eisenhowera. Wystarczy wypisać wszystkie sprawy, które mamy do załatwienia w ciągu dnia lub tygodnia i przyporządkować je do odpowiednich kategorii. Dzięki temu będziemy wiedzieć, którymi zadaniami zająć się w pierwszej kolejności, a które można odłożyć na później albo w ogóle wyeliminować.

Jakie problemy mogą się pojawić przy tworzeniu własnego Kwadratu Eisenhowera? 

To zależy od osoby, która chce uporządkować swój dzień. Problemem może być ustalenie, jakie czynności zaliczyć do której ćwiartki. Jeżeli z ustaleniem priorytetów takiej czynności, jak opłacenie zaległego rachunku czy wizyta w urzędzie w celu załatwienia ważnych dokumentów nie ma problemu, o tyle możemy mieć wątpliwości, czy obejrzenie półtoragodzinnego filmu zaliczymy jako czas poświęcony na relaks, czy do IV ćwiartki? Czy spędzenie czasu na przeglądanie stron internetowych to również marnowanie czasu? Może się również zdarzyć, że II ćwiartka ,,urośnie” do nierozsądnych rozmiarów, bo uznamy, iż bardzo wiele czynności nie jest pilna, ale z drugiej strony jest z jakiegoś powodu ważna. Wtedy wracamy do punktu wyjścia i ponownie musimy planować swój plan dnia. Na szczęście istnieje wyjście z tego problemu. Wystarczy użyć właściwego filtrowania swoich obowiązków i dać sobie pewien margines czasu na czynności, których wykonanie trochę się przedłuży. Czasami istotne jest spędzenie czasu na mniej ważnych rzeczach, wyłącznie po to, aby odpocząć i, mówiąc kolokwialnie, wyluzować.

Jak więc nie tracić czasu na robieniu bezużytecznych rzeczy? 

Jeżeli chcemy wyeliminować rzeczy nieważne i niepilne z naszego rozkładu dnia (te z IV ćwiartki), to powinniśmy skoncentrować się na rzeczach ważnych. Wtedy czynności mniej ważne same znikną, bo nie będzie na nie czasu. Największą uwagę powinniśmy kierować na czynności długofalowe, aby zmniejszać zagrożenie powstania sytuacji, która nas przytłoczy. Odpowiednie planowanie czynności wyeliminuje te chwile, gdy okaże się, że na wczoraj mieliśmy skończyć jakąś pracę, a nawet jej nie zaczęliśmy. I ćwiartka to zatem miejsce zarezerwowane na rzeczy, których nijak się nie spodziewaliśmy. O wiele lepsze i efektywniejsze jest skoncentrowanie się na II ćwiartce, czyli na planowaniu, uprzedzaniu kryzysów, systematycznemu podnoszeniu swoich możliwości produkcyjnych. 

Zarządzanie sobą w czasie - szkolenia

Czas jest zasobem nieodnawialnym. Zarządzanie czasem to nic innego jak zarządzanie sobą w czasie, czyli swoją pracą, obowiązkami, priorytetami. Dowiedz się więcej i poznaj inne popularne techniki zarządzania sobą w czasie. Skorzystaj z bogatej oferty szkoleniowej AVENHANSEN. Proponujemy szkolenia zamknięte z zarządzania sobą w czasie z elementami asertywności. Dzięki takiemu szkoleniu dowiesz się, jak planować swoje zadania w pracy i jak zwiększyć swoją efektywność osobistą. Dla osób pracujących w administracji publicznej przygotowaliśmy specjalne szkolenia z zakresu efektywności osobistej i zarządzania czasem w pracy urzędnika. Zapraszamy do kontaktu. 

Skorzystaj z naszej bogatej oferty szkoleń

Szkolenia otwarte z umiejętności osobistych

Kwadrat Eisenhowera - sposób na efektywne zarządzanie sobą w czasie
Oceny: 3 z 5 z 17 głosów