Zarządzanie sobą w czasie

Panuje powszechna opinia o pozytywnych wartościach wynikających z rozsądnego dysponowania swoim wolnym czasem. Jest to oczywiście prawda, ale nieporozumienie zachodzi w momencie, gdy nazywa się tą umiejętność „zarządzanie czasem”. Czasem nie można zarządzać, ale sobą już jak najbardziej. Więc praktyczna umiejętność pozwalająca nam na efektywniejsze i lepsze układanie obowiązków w ciągu dnia dotyczy dysponowaniem sobą samym podczas całego czasu jaki mamy dany na działanie. Od tego, jak ustalimy swoje obowiązki, jak podzielimy zadania i w jakiej kolejności będziemy je wykonywać, zależeć będzie, czy na wieczorem ze satysfakcją stwierdzimy – „no, zrobiłem wszystko co miałem do zrobienia! Jestem z siebie zadowolony”. Aby zapewnić sobie realizację tak optymistycznej wizji należy przestrzegać kilku zasad, o których chciałem dziś napisać kilka słów.


Chciałbym wspomnieć o metodzie opartej na tzw. kwadracie Eisenhowera. Kwadrat podzielony linią pionową i poziomą, dzielącą powierzchnię kwadratu na cztery równe ćwiartki rozdziela poszczególne rodzaje zadań od siebie. Jego zadanie polega na ustaleniu czterech kategorii zadań, w zależności od stopnia ich pilności i ważności. Ćwiartka I-sza to rzeczy ważne i pilne. Należą do niej wszystkie zadania, które należy koniecznie, jak najszybciej załatwić. Może to być np. rozwiązanie palącego problemu, napisanie artykułu tuż przed zbliżającym się terminem lub załatwienie jakiejś sprawy w banku. Ćwiartka II-ga to rzeczy, które są ważne, ale nie odczuwamy na co dzień ich „presji”. Do tej kategorii zadań zaliczyć można regularne ćwiczenia fizyczne, dbanie o rozwój intelektualny, planowanie innych zadań wymagających przemyślenia. Idąc dalej, III-cia ćwiartka to rzeczy, które nie są ważne, ale absorbują uwagę. To są takie rzeczy jak np. dzwoniące telefony, bezsensowne maile, problemy, które nie dotyczą nas bezpośrednio, ale wynikają z próśb znajomych. Na koniec zostaje IV-ta ćwiartka - są to rzeczy, które nie mają najmniejszego znaczenia. Nie są ani ważne, ani pilne, ich wykonanie nie przybliża nas do jakiegokolwiek celu czy wykonania jakiegoś większego zadania. Są to zajęcia typu przesiadywanie przed telewizorem, bezmyślne surfowanie w Internecie czy granie w gry komputerowe. Nie można mylić tego z przyjemnościami na jakie powinniśmy przeznaczać swój wolny czas, bowiem każdy człowiek sumiennie pracujący potrzebuje czasu na relaks.


W tym momencie powstaje następujące pytanie – czy taki system sprawdza się w praktyce? To zależy od osoby, która chce uporządkować swój dzień. Problemem może być ustalenie, jakie czynności zaliczyć do której ćwiartki. Jeżeli z ustaleniem takiej czynności, jak opłacenie zaległego rachunku czy wizyty w urzędzie w celu załatwienia ważnych dokumentów nie ma problemu, o tyle czy obejrzenie półtoragodzinnego filmu zaliczymy jako czas poświęcony na relaks, czy do VI ćwiartki? Czy spędzenie czasu na przeglądanie stron internetowych to również marnowanie czasu? Może się również zdarzyć, że druga ćwiartka spęcznieje do nierozsądnych rozmiarów, bo można uznać, iż bardzo wiele czynności nie jest pilna, ale z drugiej strony, jest z jakiegoś punktu widzenia istotna. Wtedy wracamy do punktu wyjścia i ponownie musimy planować swój plan dnia. Na szczęście istnieje wyjście z tego problemu. Wystarczy użyć właściwego filtrowania swoich obowiązków i dać sobie pewien margines czasu na czynności, których wykonanie trochę się przedłuży. Nie warto oraz natychmiast każdej czynności, którą zaliczymy do kategorii czwartej ćwiartki, pozwalać, aby natychmiast psuła nam humor. Czasami istotne jest spędzenie czasu na mniej ważnych czynnościach, wyłącznie po to, aby odpocząć i, mówiąc kolokwialnie – wyluzować.


Kolejną dobrą metodą postępowania z tym systemem jest pozbycie się IV-tej ćwiartki. Wiem to z własnego doświadczenia. Po tym, jak odkryłem tą metodę, postanowiłem umieścić oglądanie telewizji i granie w gry komputerowe w czwartej części kwadratu. Efektem było to, iż po dwóch dniach dałem sobie spokój. Zdałem sobie sprawę, że jeżeli chcę wyeliminować rzeczy nieważne i nie pilne z mojego rozkładu dnia, to po prostu powinienem skoncentrować się na rzeczach ważnych. Wtedy czynności mniej ważne same znikną, bo wtedy okazuje się, że nie ma na nie czasu. Kolejną słabością wynikającą z tego systemu jest stałe koncentrowanie się w tzw. strefie kryzysu, czyli myśleniu o rzeczach i czynnościach, które nas przerastają lub powodują poczucie stresu. A przecież ten system miał nas właśnie przed tym uchronić! Jak sobie z tym poradzić? Jak powszechnie wiadomo, lepiej jest zapobiegać, niż leczyć. Zatem uwagę powinniśmy kierować na czynności długofalowe, aby zmniejszać zagrożenie powstania sytuacji, która nas przytłoczy. Odpowiednie planowanie czynności wyeliminuje te chwile, gdy okaże się, że na wczoraj mieliśmy skończyć jakąś pracę, a nawet jej nie zaczęliśmy. I-wsza ćwiartka to zatem miejsce zarezerwowane na rzeczy, których nijak się nie spodziewaliśmy. O wiele lepsze i efektywniejsze jest skoncentrowanie się na II-ej ćwiartce, czyli na planowaniu, uprzedzaniu kryzysów, systematycznemu podnoszeniu swoich możliwości produkcyjnych. To naprawdę ma sens, bo ciągłe gaszenie pożarów prędzej czy później doprowadzi do tego, że się człowiek wyczerpie swoje siły.


System ten nie powinien być traktowany zbyt dosłownie i potrzebny jest pewien dystans do niego. Jeżeli zbytnio zaufamy takiemu dokładnemu rozplanowaniu naszych dni, to po jakimś czasie okaże się, że jesteśmy tym zbyt wyczerpani. Ciągła kontrola nad czynnościami które mamy wykonać, ganienie siebie za drobne pomyłki czy przyjemności, które nie były w planie, może zmęczyć każdego człowieka. Ten system należy przystosować do własnych potrzeb, modyfikować go w taki sposób, aby nam żyło się z nim lepiej, niż wtedy, gdy nie znaliśmy takiej metody zarządzania sobą w czasie.

 

 


 

 

Powrót do strony z artykułami

 

 


 

AVENHANSEN Sp. z o.o. zezwala na kopiowanie i wklejanie na inne strony internetowe powyższego artykułu pod warunkiem dodania pod artykułem poniższego tekstu i dodania linka do tej strony:

Artykuł jest własnością firmy szkoleniowej AVENHANSEN Sp. z o.o.

Link do artykułu »

 


 

 

Aleksandra Bilińska

Masz pytania? Porozmawiaj Manager ds. Organizacji Szkoleń
515 212 448 abilinska@avenhansen.pl Zadaj pytanie

Podobne artykuły

Zarządzanie sobą w czasie
Oceny: 3 z 5 z 16 głosów