Narzędzia ułatwiające kontrolę projektu

Wyjście z impasu podczas pracy nad projektem może utrudnić życie każdej grupie. Czasami bowiem zdarza się że jakiś problem przerasta pojedyńcze osoby – nie są na tyle zdolne aby samodzielnie poradzić sobie z danym zagadnieniem a inni współpracownicy nie mogą poświęcić czasu na pomoc takiej osobie. Wtedy z pomocą mogą przyjść osoby specjalnie przygotowane do tego, aby za pomocą specjalnie do tego celu przygotowanych narzędzi pomóc rozwiązać problem zaistniały przy pracy nad danym projektem. Jednym z narzędzi jakie okazuje się nieocenione przy radzeniu sobie z problemami jest burza mózgów – dobrze zastosowane może uczynić wiele dobrego dla pracy nad projektem.


Bardzo pomocnym przy próbie wyjściu z impasu narzędziem jest odpowiednio przeprowadzona burza mózgów. Skonfrontowanie ze sobą różnych podejść prezentowanych przez pracowników do zagadnienia problemu z projektem daje wspaniałe rezultaty w momencie gdy chcemy rozwiązać nurtujące nas problemy. Organizując takie spotkanie należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że pożyteczność tego narzędzia istnieje tylko w momencie, gdy potrafimy z niego skutecznie korzystać. W momencie braku odpowiedniej wiedzy oraz idącej za nią praktyki burza mózgów może przynieść więcej szkód niż pożytku.


Po pierwsze należy wystrzegać się podstawowych błędów, klasycznie popełnianych przez osoby nie znające się na tego typu narzędziach. Jednym z podstawowych błędów jest zapraszanie do uczestnictwa w naradzie osób pochodzących z różnych szczebli drabiny hierarchii w firmie. Gdy przy jednym stole ma zasiąść prezes, wiceprezes oraz dwoje szeregowych pracowników, to bez kompetentnej i asertywnej pomocy ze strony prowadzącego burzę mózgów, całość spotkania może przyjąć groteskową formę. Dzieje się tak z prostego powodu, a aby go zrozumieć posłużę się przykładem. Gdy prosimy uczestników spotkania o to, aby zaprezentowali swoje pomysły mające zaradzić problemom wynikłym w którejś z faz pracy i gdy nieumiejętnie poprosimy o głos jako pierwszych prezesa firmy lub panią prezes, to następne osoby, będące niżej w hierarchii, mogą w większości przypadków oprzeć się na tym co powiedział ich przedmówca. „Doprawdy, lepiej niż pan prezes/pani prezes nie mogłem tego ująć”, „starałem się wymyślić coś dobrego, lecz to co zaprezentował pan prezes/pani prezes jest zdecydowanie lepsze, efektywniejsze i bardziej skomplikowane niż to na co mógłbym wpaść” i inne tym podobne kwestie są słyszane na takich zebraniach mających przedstawić poglądy różnych ludzi. Wiele osób zajmujących się zawodowo doradztwem rezygnuje z przeprowadzenia burzy mózgów z udziałem osób z różnych miejsc w hierarchii firmy, i gdy tylko mogą, proszą o przeprowadzenie takiej debaty z udziałem osób na tym samym poziomie. Niestety, gdy prezes firmy będzie nieugięty i nie przystanie na takie warunki, należy ratować się doświadczeniem – zdanie pana prezesa lub pani prezes musi być wysłuchane na samym końcu. Wtedy zdejmujemy z innych uczestników burzy mózgów „obowiązek” przystania na zdanie szefostwa i ich szanse na wyrażenie własnego pomysłu wzrastają.

 


Kolejną rzeczą o jakiej należy pamiętać przy organizowaniu burzy mózgów to odpowiednie podejście do ustalenia kolejności w jakiej odbywają się kolejne części spotkania. Bowiem większość osób uważa, iż części tych powinno być 3, lecz w rzeczywistości najlepsze rezultaty uzyskuje się w przypadku podzielenia spotkania na 4 części. Podział ten powinien wyglądać następująco:

 

  • Przedstawienie problemu jaki rozważany będzie na spotkaniu. Bardzo ważne jest dokładne ustalenie zagadnienia, aby poszczególne osoby nie miały problemy ze zdefiniowaniem swojej odpowiedzi na nie. Powinno być więc jasne, zrozumiałe i klarowne
  • Faza kreatywna. Jest to ten moment kiedy dajemy czas uczestnikom na zastanowienie się i przygotowanie swojej odpowiedzi na postawione pytanie i związany z nim problem. Istotne jest, aby zachować odpowiedni czas jaki przeznaczamy na tą część burzy mózgów – optymalny przedział czasu znajduje się pomiędzy 7 a 9 minutami – mniejsza ilość czasu nie daje możliwości odpowiedniego przygotowania odpowiedzi a dłuższy grozi oddaleniu się myślami od meritum zagadnienia
  • Prezentacja – w tym czasie każdy uczestnik przedstawia swój pomysł. Niezależnie od zajmowanego miejsca w firmie, każdy musi przedstawić swoje zdanie na dany temat. Jak wspomniałem wcześniej, kolejność osób które przemawiają ma znaczenie o ile istnieje różnica w hierarchii poszczególnych pracowników – jeżeli przy jednym stole zasiada prezes i szeregowy pracownik głos zawsze jako pierwszemu dajemy zwykłemu pracownikowi, bowiem zdanie szefa może wpłynąć na postawę niżej postawionego człowieka. Poza tym, kolejnym klasycznym błędem osoby prowadzącej takie spotkanie, jest zapomnienie o różnorodności ról zajmowanych przez ludzi w grupach. Każdy człowiek zajmuje w grupie jakąś rolę – zawsze znajdzie się człowiek mający silny charakter i lubiący być w centrum uwagi oraz zawsze znajdzie się tzw. cicha myszka. Zadaniem jakie stoi przed prowadzącym zebranie człowiekiem jest odpowiednie prowadzenie i wpływanie na uczestników, aby nie przeszkadzali sobie nawzajem. Może bowiem się tak zdarzyć że człowiek głośny, chcący przywłaszczyć sobie cały czas poświęcony na spotkanie w którym przedstawi interesującą tylko z jego punktu widzenia teorię zabierze możliwość przedstawienia ciekawego i merytorycznie uzasadnionego pomysłu przez osobę na codzień cichą. Zatem jeżeli decydujemy się, jako prowadzący spotkanie na przyznanie każdej osobie 3-4 minut na przedstawienie swojego pomysłu, to trzymamy się tego niezależnie czy przemawia pan prezes, osoba dominująca i gadatliwa czy też szara myszka która boi się powiedzieć co ma na myśli
  • Ocena – to jest czwarta i ostatnia część spotkania, często pomijana przez organizatorów lub traktowania w niewłaściwy sposób. Ocenę projektu wszystkich osób dokonujemy na podstawie wcześniej przygotowanych kryteriów – może to być „Ciekawy i intrygujący”, „zabawny lecz rozsądny”, „Poruszający i dogłębny” lub „schematyczny lecz dokładny”. Jakie kryteria ustalimy zależy tylko od nas, jako organizatorów spotkania, lecz oceniamy tylko w momencie gdy wszystkie propozycje zostały przedstawione. Wcześniej tylko słuchamy kolejnych zdań na zadany temat. Ocena musi być na końcu, aby wcześniej nie deprymować uczestników lub nie dawać im sugestii na temat tego co się może spodobać prowadzącemu. Ocena to wbrew pozorom bardzo ważny element burzy mózgów.

 

Zatem jak widać przeprowadzenie odpowiedniej burzy mózgów nie należy do najłatwiejszych rzeczy. Tak to jest ze zdolnościami organizatorskimi – można się ich wyuczyć, lecz należy pamiętać, że pierwsza nasza próba będzie prawdopodobnie niepowodzeniem, druga będzie kiepska, trzecia przeciętna, czwarta dobra, a od piątej będziemy już doskonale radzić sobie ze zmiennością środowiska w którym organizować będziemy burzę mózgów.

 

 


 

 

Powrót do strony z artykułami

 

 


 

 

Aleksandra Bilińska

Masz pytania? Porozmawiaj Manager ds. Organizacji Szkoleń
515 212 448 abilinska@avenhansen.pl Zadaj pytanie

Podobne artykuły

Narzędzia ułatwiające kontrolę projektu
Oceny: 5 z 5 z 1 głosów