Nadawanie priorytetów naszym codziennym działaniom jest wbrew pozorom trudne. Znanych jest wiele metod i narzędzi, które mogą nam w tym pomóc.
Jedną z bardzo prostych metod na klasyfikację zadań według ich ważności jest metoda ABC.
Polega ona na nadawaniu naszym zadaniom odpowiedniego priorytetu.
Zaczynamy od A.
Kategoria A oznacza dla nas najwyższy priorytet.
Co znaczy A?
- Zadanie, niewykonanie którego może skończyć się dla ciebie zwolnieniem z pracy.
- Zadanie, którego ostateczny termin realizacji jest tuż tuż
- Zadanie, które stanowi jeden z ważnych kroków na drodze do realizacji twoich celów osobistych czy zawodowych
- Zadanie, które zostało ci przydzielone przez przełożonego
Zadania należące do tej kategorii wyróżnia również to, że powinny być wykonane TERAZ.
Co znaczy B?
- Zadanie, które musi być wykonane, nie rodzi jednak poważniejszych konsekwencji, jeśli nie zostanie wykonane natychmiast
- Zadanie, którego termin realizacji jest jeszcze odległy
- Zadania, które z powodu mniejszej ważności mogą poczekać do jutra, pojutrza lub do przyszłego tygodnia J
Co znaczy C?
- Zadania, które nie są ważne dla ciebie (i dla każdej innej osoby, która się dla ciebie liczy)
- Zadania nieistotne, na które nikt nie nalega
Pamiętaj! Nie wszystkie zadania są najważniejsze i nie wszystko musisz zrobić jeszcze dziś. Metoda ABC pozwala nam wydajniej organizować pracę wokół najważniejszych zadań.
Warto również co jakiś czas weryfikować listę zadań. Z różnych powodów zadania B mogą z czasem przekształcić się w A, a zadania C stać się B. Coś, co dziś jest nieważne, w przyszłym miesiącu może okazać się ważniejsze. Koncentrujcie się jednak tylko na tych zadaniach, które naprawdę mają jakieś znaczenie.
Metodę ABC z powodzeniem można również stosować w zarządzaniu biznesem. Np. w sprzedaży dzieli się asortyment sklepu na 3 grupy, które różnią się liczebnością i wielkością przychodów. Dzięki temu możemy zbadać, które z naszych produktów przynoszą nam największy zysk. Zbiór A ma największe znaczenie – produkty generujące największą sprzedaż (przychody ze sprzedaży). Zbiór B – produkty uzupełniające. Zbiór C – produkty generujące bardzo małą sprzedaż (z różnych powodów).
Analiza ABC zwana jest także Analizą Wartości Nakładu Czasu. Często bowiem marnujemy czas na sprawy drugorzędne (C). ABC w praktyce funkcjonuje najlepiej jeśli:
- zaplanujesz tylko 1-2 zadania A na dzień (ok. 3 godziny)
- przewidzisz dalsze 2-3 zadania B (ok. 1 godzina)
- resztę zarezerwujesz na zadania C (ok. 45 minut)
Jeśli zaczniesz ustalać swoje priorytety zgodnie z zasadą ABC, to tak powinien wyglądać twój plan akcji:
- Jakie masz zadania A na stanowisku, które obecnie zajmujesz?
- Co zaczniesz robić od dziś, żeby codziennie pracować nad co najmniej jednym zadaniem A?
- Co zrobisz z czasem uzyskanym dzięki konsekwentnemu ustalaniu priorytetów i odpowiedniemu załatwianiu spraw? J
Jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej o tajnikach zarządzania sobą w czasie jak również radzenia sobie ze stresem i wypaleniem zawodowym, to serdecznie zapraszam wszystkich na moje szkolenia z tego zakresu (Zarządzanie sobą w czasie z elementami asertywności i Zarządzanie Wypaleniem Zawodowym i stresem).
Agnieszka Olejnik, ekspert HR, coach kariery i wizerunku zawodowego, trener AVENHANSEN
