Sekretariat jest istotną częścią w działalności każdej organizacji. W sekretariacie czy recepcji dobywa się najczęściej pierwszy kontakt z Klientem: kontakt telefoniczny, wizyta bezpośrednia. Budowanie właściwego wizerunku działań organizacji rozpoczyna się w sekretariacie, który jest ambasadorem firmy. Jednocześnie prawą ręką przełożonego często jest asystentka czy asystent współpracujący ściśle zarówno z przełożonym jak i sekretariatem.

Celem szkolenia jest przekazanie najważniejszych zasad funkcjonowania sekretariatu i recepcji, a w szczególności: pierwszego kontaktu z Klientem (telefon, e-mail, wizyta osobista), obsługa gości organizacji oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach. Uczestniczki i uczestnicy po szkoleniu:

  • poznają zasady budowania pożądanego wizerunku profesjonalnej sekretarki

  • przewiczą różne sytuacje związane z obsługą Klientów i gości w organizacji,

  • poznają zasady skutecznej komunikacji z kierownikami i innymi pracownikami,

  • będą znali zasady obsługi telefonicznej sekretariatu,

  • uwrażliwią się na pułapki związane z używaniem Internetu w organizacji

  • zapoznają się z zasadami savoir–vivre w pracy sekretariatu,

  • praktycznie przećwiczą różne sytuacje komunikacyjne

  • przewiczą komunikację asertywną


Newsletter

Jeżeli zainteresowało Cię to szkolenie i chciałbyś otrzymywać powiadomienia o zbliżających się terminach tego lub podobnego szkolenia, zapisz się do naszego biuletynu, a otrzymasz od nas szczegółowe informacje.

Wypełnij dane poniżej.


Dodatkowe informacje o szkoleniach zamkniętych AVENHANSEN

Co robimy, aby szkolenie spełniło Państwa oczekiwania:

  1. Wsłuchujemy się w Państwa potrzeby
  2. Doradzamy najlepsze rozwiązania
  3. Wspólnie z Państwem opracowujemy najlepszą taktykę przeprowadzenia szkolenia
  4. Dobieramy najlepszego Trenera (spośród około 80 świetnych fachowców w swoich dziedzinach / praktyków) do realizacji wyznaczonych celów
  5. Opracowujemy zakres merytoryczny i ćwiczenia do przeprowadzenia bardzo dobrego szkolenia
  6. Przygotowujemy świetne materiały szkoleniowe
  7. Na Państwa życzenie pomagamy w znalezieniu i wynajęciu sali szkoleniowej, hotelu, kateringu, przejazdu, atrakcji okołoszkoleniowych, ...
  8. Realizujemy bardzo dobre szkolenie
  9. Służymy pomocą we wdrażaniu poznanej wiedzy i umiejętności w życie
  10. Na Państwa życzenie przeprowadzamy badania efektywności szkolenia i opracowujemy system dalszych szkoleń w celu osiągnięcia maksymalizacji efektów
  11. Jesteśmy do Państwa dyspozycji

Czas trwania szkolenia:

Szczegółowy harmonogram do ustalenia: 1 dzień (1 x 8 godzin) lub 2 dni (2 x 8 godzin).

Dostosujemy czas trwania szkolenia do Państwa oczekiwań.

 

1. Budowa wizerunku i doskonalenie image profesjonalnej asystentki w organizacji

  • Budowanie pierwszego wrażenia oraz zasady wywierania wrażenia

  • Budowanie pozytywnego wizerunku własnego oraz organizacji

  • Zasady oddziaływania postawą, gestykulacją, mimiką, znaczenie ubioru

  • Pożądane cechy sekretarki/asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...

 

2. Biuro jako centrum komunikacyjne instytucji

  • Efektywna komunikacja wewnętrzna

  • Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem

  • Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura

  • Organizowanie pracy sekretariatu

  • Organizacja zebrań, spotkań i konferencji

 

3. Skuteczna komunikacja w sekretariacie a osobowość

  • Znaczenie pierwszego wrażenia

  • Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych

  • Analiza własnego stylu komunikacji i pracy na podstawie kwestionariusza w oparciu o założenia Carla G. Junga

  • Systemy poznawcze – jak dopasować się w rozmowie do rozmówcy

  • Jak rozpoznawa typy osobowościowe rozmówców

 

4. Asertywność i komunikacja w pracy asystentki

  • Zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej w zawodzie sekretarki/asystentki.

  • Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny

  • Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi

  • Reakcje na odmowę i informacje u różnych rozmówców

 

5. Współpraca z przełożonym, czyli profesjonalizm i wsparcie

  • Komunikacja w dziale, jako spotkanie dwóch osobowości

  • Utrzymanie prawidłowych relacji z szefem

  • Lista podstawowych oczekiwań szefa

  • Efektywność w pracy asystentki

  • Polityka prywatności

  • Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny

  • Reprezentacja instytucji w tandemie

 

6. Obsługa klienta

  • Rola indywidualnego podejścia do klienta

  • Nawiązywanie kontaktu i podtrzymywanie relacji

  • Określenie i zrozumienie potrzeb klienta

  • Struktura rozmowy telefonicznej

  • Budowanie atmosfery w rozmowie telefonicznej

  • Kontakt przez Internet – list elektroniczny jako oficjalny kontakt

  • Uwaga na pułapki Internetu (zasady Netykiety)

 

7. Dress code i elegancja w ubiorze asystentki - co i kiedy nosić?

  • Ubiór w biznesie – sztuka autoprezentacji

  • Typy strojów i zasady ich doboru, wskazania elegancji

  • Dobór typu stroju w biznesie: business dress, business casual, casual; dodatki

  • Podstawowe uchybienia w wyglądzie kobiety

  • Podstawowe uchybienia w wyglądzie mężczyzny

  • Idealny ubiór do biura oraz na spotkania (strój nieformalny czy ubranie wyjściowe?)

 

8. Etykieta i savoir vivre w pracy asystentki

  • Zachowanie się w różnych okolicznościach (zaproszenia, życzenia, upominki, kondolencje)

  • Reguły przyjmowania interesantów oraz gości

  • Powitanie, przedstawienie, tytułowanie, wymiana wizytówek

  • Zasady przyjmowania ważnych gości w firmie

  • Obsługa wizyt i delegacji (poczęstunki w organizacji i spotkania poza organizacją)

  • Wybór lokalu, dobór menu, napoje, kwiaty, prezenty

Podczas szkolenia będą zastosowane między różnorodne metody, w tym między innymi:

prezentacja trenerska, dyskusje moderowane, praca zadaniowa w grupach, praca z opisami sytuacji (case method), ćwiczenia komunikacyjne, arkusze i kwestionariusze pokazujące uczestnikom różne aspekty szkolenia