Jak zorganizować i skutecznie przeprowadzić spotkanie z pracownikami

Mówi się, że idealne zebranie to takie, w którym biorą udział dwie osoby - przy czym jedna jest nieobecna ... (zasłyszane).

Pracownicy, którzy biorą udział w spotkaniach ze swoim szefem często skarżą się, że są one dla nich strata czasu, nic nie wnoszą z punktu widzenia osiągania przez nich celów, są za długie, nudne i często też źle zaplanowane. Pozbawiane także wniosków końcowych i rozdzielonych zadań do wykonania na poszczególnych pracowników zespołu, a także co zdarza się często w spotkaniu biorą udział osoby, których temat zaplanowanego spotkania nie dotyczy. Nieprzypadkowo pojawiły się na temat prowadzonych przez szefów zebrań ironiczne opinie, że „najlepsze spotkanie, to takie, które odbywa się na stojąco, bo krótko trwa” lub „najlepiej zaplanowane spotkanie to takie, które odbywa się 15 minut przed lunchem, ponieważ będzie trwało tylko 15 minut i ani minuty dłużej”. 

Co w takim razie powinien zrobić menager, aby każde spotkanie z pracownikami było dla nich celowym i interesującym przeżyciem, a nie kolejna strata czasu?
    
Ustalenie porządku zebrania

Każde spotkanie z pracownikami powinno być dobrze zaplanowane, posiadać swoja strukturę i porządek. Zaproszenia na spotkanie powinny zostać przekazane (wysłane) co najmniej 2 dni przed planowaną datą spotkania, po to aby mogły się dobrze do tego spotkania przygotować. Zaproszone osoby powinny znać temat spotkania, strukturę i swoja role na tym zebraniu. Zaproszonymi powinny być osoby, które będą na tym spotkaniu niezbędne, będą mogły efektywnie brać w nim udział i wnieść swoje pomysły na rozwiązanie problemów poruszanych podczas spotkania.

Czyli:

  • Określ cel spotkania
  • Osoby i ich predyspozycje (kogo zaprosić?, kto jest zbędny?)
  • Procedury prowadzenia spotkania

 

Pytania, które należałoby sobie zadać przed rozpoczęciem spotkania

  1. CO ? (jest tematem zebrania)
  2. DLACZEGO ? (to jest ważne, dlaczego chcesz to poruszyć)
  3. CO ? (powinien każdy uczestnik wiedzieć przed zebraniem)
  4. KIEDY ? (zostanie o tym powiadomiony)
  5. JAK często odbywa się zebranie ? (należy dążyć do tego aby spotkania odbywały się raczej często i były niezbyt długie)
  6. JAKI ma być porządek zebrania ?
  7. KTO ustala ten porządek ?
  8. JAKIE informacje muszą jego uczestnicy otrzymać przed zebraniem i kiedy je dostarczy

 

Ustalenie listy uczestników mających wziąć udział w spotkaniu

  1. KTO ? (może coś wnieść w zebranie, kogo w tym właśnie zebraniu nie może zabraknąć)
  2. Zaproś tylko niezbędne osoby - takie, których uczestnictwo w zebraniu jest ważne z punktu widzenia celu spotkania - każda dodatkowa osoba uczestnicząca w zebraniu to realna groźba jego wydłużenia się
  3. Powiadom uczestników o zebraniu z przynajmniej 2 dniowym wyprzedzeniem - w zawiadomieniu zawrzyj cel zebrania, termin rozpoczęcia  i zakończenia oraz listę uczestników
  4. Szczególnie zatroszcz się o uczestnictwo osób mogących podejmować decyzje w zakresie spraw poruszanych w trakcie spotkania - ich nieobecność może znacznie obniżyć efektywność zebrania
  5. Zastanów się kto mógłby być idealnym przewodniczącym spotkania - zawiadom go wcześniej i poproś o zgodę


Przygotowanie materiałów dla uczestników spotkania

  1. Przygotuj materiały dla uczestników - porządek zebrania, najważniejsze informacje, które chcesz przekazać (najlepiej w punktach), omawiane wykresy, tabele i inne szczegółowe dane - ułatwi to przebieg i dyskusję nad poszczególnymi punktami zebrania.
  2. Zastanów się czy są informacje, które możesz w całości przekazać na piśmie w trakcie zebrania zwracając jedynie uwagę na ich ważność – jeśli tak – zrób to – może to skrócić czas trwania spotkania. 
  3. Zadbaj o to aby materiałów było o dwa komplety więcej niż uczestników spotkania.


Zadbaj, aby miejsce prowadzenia spotkania było przyjazne uczestnikom

  1. Odpowiednio rozmieść uczestników
  2. Zapewnij komfort siedzenia - wygodne krzesła
  3. Zabezpiecz odpowiednie miejsce do pisania dla każdego uczestnika
  4. Odpowiadasz za przygotowanie sprawnego sprzętu audiowizualnego (flipchart, tablica, ew. rzutnik przeźroczy)
  5. Zadbaj aby sala spotkań była odpowiednio wyciszona i wywietrzona (wentylacja i klimatyzacja) przed spotkaniem
  6. Nikt niepowołany nie powinien Wam przeszkadzać spotkaniu – odpowiednio oznakuj miejsce spotkania informacją w jakich ramach czasowych spotkanie się będzie odbywało. 
  7. Zadbaj o wystarczającą ilość napojów
  8. Dobrze, aby do miejsca spotkania docierało światło dzienne (okna z roletami / zasłonami)


Typy spotkań w zależności od planowanych celów

•    Informacyjne 
powinny być krótkie i częste, uczestnicy to wyłącznie osoby bezpośrednio zainteresowane przekazywanymi informacjami, ilość osób na zebraniu ma mniejsze znaczenie, najistotniejszy jest porządek obrad – zaczynamy od informacji najważniejszych, dyskusję ograniczamy do minimum

•    Motywacyjne
Służą poinformowaniu pracowników o przyjętym rozwiązaniu, pomyśle lub kierunku działania, ich najistotniejszym elementem jest skutecznie przeprowadzona prezentacja, dyskusja jest ograniczona do z góry wybranych punktów

•    Problemowe
Służą wspólnemu poszukiwaniu rozwiązań dla zdefiniowanych problemów, uczestnicy powinni być starannie dobrani ze względu na możliwy wkład jaki mogą wnieść do przygotowania rozwiązania, im mniej uczestników tym lepiej, najistotniejszym elementem jest dyskusja

•    Szkoleniowe

Służą dostarczeniu niezbędnej i aktualnej wiedzy, aby pracownicy mogli spełniać wymagania na swoich stanowiskach oraz osiągać zaplanowane i przydzielone im cele/działania. Po spotkaniu szkoleniowym uczestnicy powinni posiadać porcje wiedzy i umiejętności dotyczącej np. nowych produktów/usług, standardów, sposobów sprzedaży czy organizacji pracy,

 

Lista błędów, które mogą spowodować, że spotkanie będzie porażką, a nie sukcesem - tych błędów unikaj!

  • Spóźnij się, zacznij spotkanie po rzeczywistym czasie jego rozpoczęcia
  • Spotkanie zorganizuj w ostatniej chwili
  • Nie powiadamiaj uczestników o miejscu, dacie i porządku spotkania
  • Rozciągaj spotkanie w nieskończoność
  • Zakończ spotkanie bez wniosków końcowych i rozdzielenia zadań do realizacji na poszczególne osoby
  • Nie przygotowuj się wcześniej do spotkania, improwizuj
  • Zacznij spotkanie od spraw administracyjnych i porządkowych, a skończysz spotkanie następnego dnia
  • Pozwalaj na dowolne i długie wypowiedzi uczestników, nie limituj czasu
  • Przedłużaj spotkanie w nieskończoność
  • Nie kieruj dyskusją podczas spotkania

 
Przykładowy rozkład godzinnego czasu spotkania
    
Wstęp

Przywitanie uczestników, przedstawienie (się) przewodniczącego, przypomnienie celu zebrania, podanie porządku obrad: 5 minut

Otwarcie

Zróżnicowana w zależności od typu spotkania; może to być pytanie otwierające dyskusję nad problemem lub prezentacja: ~ 10 minut

Dyskusja

Umożliwienie wypowiedzi uczestnikom zebrania, praca w podgrupach, zbieranie przygotowanych poglądów i stanowisk w sprawie, której poświęcone jest zebranie itp.: ~ 15 minut

Decyzja

Podsumowanie dyskusji, wyłonienie się stanowisk, głosowanie lub inny sposób podejmowania decyzji (warto zaplanować go wcześniej): ~ 10 minut

Planowanie działań

Ustalenie jakie działania są do podjęcia w przypadku realizacji podjętej decyzji, uzgodnienie odpowiedzialności i zadań dla poszczególnych członków zebrania: ~ 15 minut

Podsumowanie

Zebranie wyników spotkania, podziękowanie uczestnikom, zamknięcie zebrania: 5 minut

 

Autor: Zygmunt Dolata - Trener AVENHANSEN

 

Maria Kaczmarczyk

Masz pytania? Porozmawiaj Specjalista ds. Organizacji Szkoleń Otwartych
515 212 451 mkaczmarczyk@avenhansen.pl Zadaj pytanie

Podobne artykuły

Jak zorganizować i skutecznie przeprowadzić spotkanie z pracownikami
Oceny: 5 z 5 z 1 głosów