Korzyści dla Uczestników szkolenia:
- Poznanie zasad organizacji pracy kancelaryjnej i zasad obiegu dokumentacji w jednostce organizacyjnej w systemie EZD.
- Zapoznanie z podstawowymi przepisami regulującymi postępowanie z dokumentacją.
- Zdobycie podstawowej wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją od chwili jej wytworzenia do przekazania do archiwum zakładowego (z uwzględnieniem zasad systemu EZD).
Szkolenie polecamy dla:
Kierownictwo i merytoryczni pracownicy Urzędów zwłaszcza tych, którzy przechodzą lub są w systemie EZD.
Metody, które zastosujemy podczas szkolenia:
- Wykład.
- Prezentacja multimedialna.
- Ćwiczenia warsztatowe.
1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Urzędzie.
- Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna.
2. Rodzaje dokumentacji wpływającej lub tworzonej w Urzędzie i właściwe z nią postępowanie.
- Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP.
- Kategorie dokumentacji, dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.
3. Podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw-System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD.
- Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw - „ tzw. wyjątki na papierze”.
- Skład Chronologiczny, Skład Informatycznych Nośników Danych.
- Koordynator Czynności Kancelaryjnych - zadania.
- Akta sprawy w EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej.
4. Czynności kancelaryjne w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.
- Zadania punktów kancelaryjnych (Kancelarii Ogólnej i innych).
- Otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)- wyjątki, skanowanie-wyjątki,wprowadzanie metadanych.
- Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
- Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
5. Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
- Dekretacja pisma –wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym.
- Zadania prowadzących sprawy.
- Zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych.
- Prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji.
6. Korespondencja wewnętrzna w EZD- współdziałanie na zasadzie komórki merytorycznej i niemerytorycznej.
- Udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej.
- Udostępnianie pism do wiadomości.
7. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych.
8. Instrukcja archiwalna-archiwizacja dokumentacji:
- Papierowej z teczek aktowych i ze składu chronologicznego.
- Elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych i EZD.
9. Warsztaty z Instrukcji Kancelaryjnej, Rzeczowego Wykazu Akt, Instrukcji Archiwalnej.
2019-05-30
(Termin gwarantowany)
Golden Floor AirPort
ul. 17 Stycznia 45B
Warszawa
Szkolenie rozpoczyna się za 1755 dni