Rewolucyjny projekt, pomagający w restrukturyzacji dużych firm - odtąd już nic nie będzie takie samo!

Zadania do wykonania w firmie
w obszarze zasobów ludzkich i organizacji

[wstępna koncepcja przed dokładnym poznaniem firmy]

Firma znajduje się  na takim etapie rozwoju, że dla podniesienia efektywności biznesowej i wzrostu konkurencyjności staje przed wyzwaniem formalizacji struktur organizacyjnych, zwiększenia integracji pomiędzy zakładami i stworzenia nowych modeli wspomagających zarządzanie. Jest to etap naturalny, przez który przechodzą wszystkie dobre firmy po zmianach kapitałowych. Jednym z takich modeli jest HR jako strategiczny partner w zarządzaniu firmą. HR rozumiany nie jako proste kadry i płace, ale jako narzędzie zwiększające zaangażowanie, świadomość i motywację pracowników.

Pozwalamy sobie przedstawić Zarządowi firmy Plan, pozwalający na stworzenie nowoczesnego HR, a także poprawę tych obszarów aktywności firmy, które mają największy wpływ na wzrost sprzedaży i efektywności firmy.

Niektóre z przedstawionych poniżej rozwiązań mogą się wydawać na wyrost jak na dzień dzisiejszy, wynikają one bowiem jeszcze z nieznajomości firmy. Każde z proponowanych rozwiązań przez Konsultanta wymaga i tak szczegółowej dyskusji z Zarządem i zaprezentowania korzyści z ich wdrożenia.

Główne obszary pracy Konsultanta w firmie:

1. Human resources, kadry i administracja kadrowo - płacowa
2. Komunikacja wewnętrzna, klimat, kultura pracy i kultura organizacyjna
3. Organizacja - struktura , zmiany organizacyjne, przesunięcia pracowników
4. Przyłączanie / rozłączanie  kolejnych firm/zakładów, audyt wewnętrzny, integracja z firmą nowych struktur
5. Administracja firmy, wspomaganie administracyjne w sprawach zasobów ludzkich
6. Doradztwo i coaching dla kadry kierowniczej
7. Szkolenie i doskonalenie pracowników (w tym osobiste)
8. Obecność w oddziałach (zakładach) komórkach
9. Sytuacje trudne „politycznie”
10. Przebudowa i łączenie spółek (ewentualnie w przyszłości)
11. Całokształt obszarów związanych ze związkami zawodowymi (negocjacje, układ zbiorowy, wynagrodzenia, restrukturyzacja)
12. Współpraca z władzami miast w kwestiach społecznych

I. Obszar HR

Cele operacyjne działu HR i kadr - do zbudowania w firmie

1. Opracowanie całościowej koncepcji nowoczesnej  polityki personalnej firmy – nadzoru nad HR w całej firmie, znalezienie i przeszkolenie przyszłego dyrektora HR grupy kapitałowej
2. Racjonalizacja zatrudnienia
3. Właściwe realizowanie wszystkich etapów procesu kadrowego, w tym:

• planowanie zatrudnienia i rekrutacja pracowników,
• planowanie indywidualnego rozwoju pracowników,
• wprowadzenie systemu ocen okresowych,
• systemy wynagradzania i inne sposoby motywowania
• stworzenie wraz z pracownikami kadr /HR - nowoczesnych narzędzi HR: opisy stanowisk, wartościowanie pracy, modelu rekrutacji i selekcji, księgi kadry rezerwowej (potencjalnych sukcesorów), sytemu szkoleń, przesunięcia i zwolnienia w tym outsourcing

Techniki i narzędzia realizacji - zadania Konsultanta do realizacji w firmie

I.  Planowanie zatrudnienia, realizacja polityki kadrowej Zarządu. Rekrutacja i wprowadzanie do pracy.

1. Stworzenie jednolitego dla całej firmy - Modelu rekrutacji i selekcji kadr /kto rekrutuje , kiedy, zasady współpracy pomiędzy zakładami a działem kadr/ HR w centrali, źródła pozyskiwania pracowników, gradacja metod selekcji na poszczególne stanowiska , techniki i testy, zasady selekcji, terminy itp.
2. Wybranie z każdego Zakładu i przeszkolenie osób jedynie upoważnionych do dokonywania rekrutacji i selekcji (rozmowa kwalifikacyjna , czytanie CV, techniki zadawania pytań i poznawania ludzi itp.).
3. Stworzenie i wdrożenie w firmie modelu przyjmowania  do pracy - wprowadzenie i pierwsze dni, niezbędne szkolenia, okres adaptacyjny, wdrożenie do wykonywania obowiązków, osoby odpowiedzialne, karta stanowiska zawierająca szczegółowo rozpisany okres 3 miesięcy, rozliczenie i ocena okresu próbnego, decyzja. Doradztwo i szkolenia rekrutacyjne dla menedżerów.
4. Pozyskiwanie i rekrutacja pracowników na wszystkie szczeble struktury organizacyjnej (wspólnie z osobami z Zakładów).
5. Ocena stanu kadrowego firmy. Systematyczne prowadzenie dokumentacji w ujęciu tabelarycznym.
6. Określenie potrzeb kadrowych firmy. Planowanie zatrudnienia..
7. Stworzenie i weryfikacja opisów stanowisk, określenie wymagań kwalifikacyjnych na poszczególne stanowiska kierownicze, specjalistyczne i wykonawcze.

II. Wytyczanie ścieżek kariery, rotacja kadr.

1. Zdefiniowanie ścieżek kariery w firmie - decyzja Zarządu.
2. Opracowanie i wdrożenie systemu nowej nomenklatury i nazewnictwa stanowisk w firmie, uwzględniającego zarówno nowa strukturę organizacyjną, integrację z grupą właścicielską, wnioski z wartościowania stanowisk i potrzeby firmy. Dla części stanowisk nazwy mogą  być dwujęzyczne - polskie i angielskie
3. Zaplanowanie karier pracowników w formie - Księgi kadry rezerwowej, wprowadzenie wewnętrznych konkursów menedżerskich i egzaminów kwalifikacyjnych dla już zatrudnionych i aspirujących do awansów
4. Aktywny udział w rotacji kadr, przesunięciach, awansach, zwolnieniach pracowników
5. Stworzenie wewnętrznej Giełdy Pracy na stanowiskach wykonawczych
6. Opracowanie Modelu - elastycznego reagowania kadrowego /nagłe zwolnienia, zastępstwa, przesunięcia/

III. Szkolenie i doskonalenie pracowników.

1. Stworzenie kompleksowego Systemu szkoleń w X, wdrożenie i nadzór nad jego realizacją.
2. Określenie potrzeb szkoleniowych pracowników na podstawie rozmów z dyrektorami, kierownikami komórek organizacyjnych, ankiet i akt personalnych
3. Badanie efektywności szkoleń
4. Opracowanie krótko i długoterminowego programu kształcenia pracowników i kadry menadżerskiej.
5. Osobiste prowadzenie szkoleń wewnętrznych i treningów przez  dla poszczególnych grup pracowniczych - kadra kierownicza różnych szczebli, handlowcy, specjaliści, konsultanci  itp., opracowanie kalendarza szkoleń
6. Wykorzystywanie narad w firmie do szkoleń wewnętrznych jako część programu  /kierownicy liniowi, handlowcy, szefowie branż  itp./
7. Coaching dla kadry kierowniczej - doradztwo w sprawach zarządzania, rozwiązywania specyficznych problemów, szkolenie w małych grupach, praca nad upowszechnieniem postaw i zachowań asertywnych.
8. Pomoc w stworzeniu narzędzi edukacyjno - informacyjnych w postaci - Biuletynu wewnętrznego - wyboru najlepszych artykułów o zarządzaniu, przygotowywanego  dla kadry kierowniczej /„wszyscy czytamy i uczymy się tych samych pozytywnych wzorców”/
9. Wykorzystanie funduszy unijnych, sponsorów do celów realizacji polityki kadrowej

IV. Ocena pracowników

1. Stworzenie i wdrożenie w firmie kompleksowego Modelu okresowej oceny pracowniczej /raz w roku, dla pracowników sprzedaży 2 razy  w roku/
2. Przeprowadzenie szkolenia osób wytypowanych do przeprowadzenia oceny, monitorowanie procesu oceny, zwłaszcza w pierwszym okresie

V. System motywacyjny

1. Stworzenie i opracowanie - spójnego w całej firmie - Systemu motywacyjnego /płacowego i pozapłacowego/ dla wszystkich grup pracowniczych, stopniowe wyrównywanie zaszłości historycznych. Wszystko w zgodzie z procedurami i obowiązującymi wewnątrz firmy przepisami wewnętrznymi
2. Przeprowadzenie wartościowania pracy we wszystkich komórkach
3. Stworzenie - Ligi pomiędzy wewnętrznymi działami firmy w najróżniejszych obszarach, jako formy współzawodnictwa, a także motywacji pracowników

VI. Racjonalizacja zatrudnienia

1. Dokonanie przeglądu kadr pod katem wymagań, strategii i struktury zarządzania, a także potrzeb uwzględniających nowe technologie /system informatyczny, logistyka, nowe produkty/
2. Ustalenie optymalnej struktury i poziomu  zatrudnienia

VII. Sprawozdawczość kadrowa jako informacja zarządcza

1. Stworzenie i wdrożenie w całej firmie jednolitych mierników /wskaźników/ efektywności i produktywności wykorzystania zasobów ludzkich
2. Opracowanie i stałe monitorowanie wskaźników efektywności personalnej /produktywność , fluktuacja, koszty roboczogodziny, stopa zwrotu z inwestycji w pracownika, efektywność zasobów ludzkich, efektywność szkoleń, analiza stanu i struktury zatrudnienia, mierniki efektywności pracy itp./
3. Wraz z „pionem” finansowym dokonanie analizy kosztowej zatrudnienia w poszczególnych zakładach - w różnych ujęciach
4. Prowadzenie analizy konkurencyjnych rynków pracy, analizy konkurencji w dostępnym zakresie, poziomu płac na rynku itp.
5. Stworzenie i wdrożenie elementów BSC w obszarze zasobów ludzkich

VIII. Sprawy kadrowo – płacowe

1. Zarządzanie już istniejącymi i poprawa procedur kadrowych w firmie dotyczących:
• prowadzenia akt osobowych i dokumentacji personalnej
• ujednolicenie systemu umów /o pracę, zleceń, o dzieło itp./
• prowadzenia spraw związanych z bhp
• zaświadczeń dla pracowników
• badań lekarskich
• spraw urlopowych
• ubezpieczeń społecznych
• naliczania wynagrodzeń i premii
• dyscypliny pracy
• spraw socjalnych
• inne
Optymalizacja biznesowa w/w.
2. Stworzenie procedur i zasad zatrudniania pracowników – rodzaje umów o pracę, gradacja, okresy próbne itp. Manual personalny i Księga procedur kadrowych

II. Obszar organizacji, zarządzania i komunikacji - zakres pracy Konsultanta

Komunikacja wewnętrzna , klimat, kultura pracy, kultura organizacyjna

1. Stworzenie i nadzór  nad Gazetką wewnętrzną /jeżeli taka istnieje/. Docelowo - ewolucyjne Gazetka mogłaby służyć lepszemu wykorzystaniu w kierunku   przebudowy kultury organizacyjnej firmy. Gazetka zawierać będzie - bieżące informacje z życia firmy, komunikaty zarządu, nowości,  prezentację poszczególnych działów i branż w firmie, wyróżnienia pracowników, nagrody itp.
2. Pomoc w tworzeniu i funkcjonowaniu wewnętrznego PRu.
3. Wykorzystanie różnych narzędzi /gazetka, intranet, spotkania/ do wykorzystania „wewnętrznych talentów” i inicjatyw pracowników mających na celu poprawę efektywności funkcjonowania firmy /np. jakieś „forum kreatywnych”/
4. Ewolucyjne zmiany w kulturze organizacyjnej firmy:
• obniżenie poziomu stresu w organizacji
• przebudowa  motywacji pracowników z „anty” na „pro” efektywnościową
• budowa klimatu sprzyjającego niskiej fluktuacji kadr a przez to zaangażowaniu i kreatywności pracowników
5. Upowszechnianie pracy zespołowej poprzez częstsze wykorzystywanie „zbiorowej mądrości” – np. Rada Dyrektorów i Kierowników , zespoły zadaniowe, zespoły robocze, zespoły projektowe
6. Przebudowa systemu komunikacji zarządczej – w przyszłości /ewentualnie doradztwo dla innych członków zarządu/ posiedzenia Zarządu i kadry kierowniczej
7. Narady kadry kierowniczej /styl i forma prezentowanych materiałów, wyników , wyznaczania zadań, rozliczania z wyników/
8. Stworzenie modelu wymiany wewnętrznej informacji kadry kierowniczej / Memo raportu tygodniowego na  pół, max. 1 stronę zawierającego najważniejsze informacje z poprzedniego tygodnia i plan na bieżący przesyłanego Intranetem w każdy poniedziałek od każdego do zarządu i innych równoległych kierowników
9. Współorganizacja wielkich dorocznych imprez - np. Piknik, Mikołaj, itp. z funduszu socjalnego
10. Stały kontakt z oddziałami wewnętrznymi sprzedaży wszystkich typów - częste wyjazdy do zakładów
11. Uczestnictwo programowo - merytoryczne we wszystkich formach integracyjnych dla pracowników  
12. Udział w budowaniu i zmianie struktur organizacyjnych / cząstkowej i globalnej
13. Pomoc i doradztwo w zakresie łączenia firm, tworzenia jednolitej struktury organizacyjnej
14. Współpraca z konsultantami zewnętrznymi  w zakresie finansów i logistyki
15. Doradztwo dla Zarządu w różnych sprawach biznesowych, „politycznych”, misje specjalne itp.

Środowiska lokalne (do dyskusji), wykorzystanie  doświadczeń Konsultanta

1. Kontakty z władzami miasta i regionu /doświadczenia Konsultanta z Krosna, Czarnkowa, Kielc/
2. Pozyskiwanie funduszy unijnych na rozwój biznesu /doświadczenia Konsultanta z Pol-Aqua, programy PHARE z początku lat 90 tych/
3. Współpraca z lokalnymi szkołami wyższymi /doświadczenie Konsultanta z Ministerstwa Edukacji  i zakładaniu szkół biznesu – Kielce, Radom, Tarnobrzeg/

Korzyści dla firmy z wdrożenia przez Konsultanta Action planu

1. Stworzenie nowoczesnej polityki personalnej - na wzór zagranicznego właściciela Grupy. Praktycznie bezkosztowe. Jedyny koszt to konsultant.
2. Zmniejszenie kosztów zatrudnienia (rotacja kadr, własna rekrutacja, absencja, fluktuacja)
3. Stworzenie proefektywnościowej kultury organizacyjnej
4. Jasność i czytelność procedur i reguł zarządzania
5. Spokój społeczny, współuczestnictwo związków zawodowych w niektórych elementach action planu (np. wartościowanie pracy)
6. Zwiększenie świadomości i zaangażowania  kadry menedżerskiej w proces zarządzania
7. Podniesienie motywacji i wzrost zaangażowania pracowników
8. Dostarczenie Zarządowi prawdziwej i mierzalnej informacji dotyczącej inwestycji w kapitał ludzki
9. Stworzenie „pasa transmisyjnego” od zarządu do załogi i od załogi do zarządu
10. Korzyści wymierne (policzalne) projektu będą możliwe do przedstawienia po audycie organizacyjno - personalnym jako pierwszym etapie pracy konsultanta.

Warunkiem powodzenia realizacji w/w zadań jest:

1. Sprzyjające otoczenie wewnętrzne i zewnętrzne  - przychylność, zrozumienie i współpraca Zarządu, cierpliwość kadry kierowniczej, w miarę pozytywny wynik finansowy firmy.
2. Zmiany należy zacząć od nastawienia „mentalnego” kadry kierowniczej firmy

Informacje końcowe:

Wszystkie w/w zadania zostaną zaprojektowane i wykonane przez JEDNĄ OSOBĘ - Konsultanta firmy AVENHANSEN - Artura Pawłowskiego - oczywiście we współpracy z menedżerami firmy (bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób, firm zewnętrznych itp.)

W wypadku konieczności wsparcia, Konsultant będzie korzystał z pomocy osób wskazanych przez firmę AVENHANSEN, zwłaszcza w projektach szkoleniowych.
Konsultant /interim manager/ będzie miał status - Pełnomocnika zarządu, lub dyrektora projektu (personalnego). Jest to niezbędne umocowanie dla uzyskania odpowiedniego statusu wśród kadry menadżerskiej i związków zawodowych.

Czas trwania projektu:

1. Etap poznania firmy i stworzenia wszystkich w/w modeli - ok. 6 miesięcy
2. Etap wdrożenia - kolejne 6 miesięcy
3. Konsultant może pracować w ramach projektu od 3 do 5 dni w tygodniu (wyłączność) - do omówienia

Miejsce pracy konsultanta:

Wszystkie  oddziały firmy. Pożądane byłoby udostępnienie jednego pomieszczenia biurowego dla celów operacyjnych i spotkań (telefon, laptop, internet). Mogłoby ono znajdować się w centrali  lub w oddziale (centralne położenie pomiędzy zakładami w regionie) - do omówienia na spotkaniu pozostają: ewentualny samochód służbowy do przemieszczania się pomiędzy zakładami, ewentualnie delegacje, noclegi służbowe i koszt całościowy projektu (w tym wynagrodzenie konsultanta).