Jak efektywnie delegować zadania? 7 zasad przekazywania obowiązków i uprawnień pracowniczych

 jak skutecznie delegować zadania pracownikom

Oczywiście, życzylibyśmy sobie, aby każdy miał tyle czasu i takie możliwości przerobowe, aby samemu być w stanie wykonać wszystkie zadania i czynności zawodowe. W rzeczywistości jednak zdajemy sobie sprawę, że im więcej czasu potrzebujemy, tym bardziej gdzieś on nam ucieka, a nawet przyspiesza. Jednak między innymi ze względu na powyższą sytuację, pracujemy nie sami, ale w grupie współtowarzyszy, którzy mogą nam pomóc poradzić sobie ze wszystkimi obowiązkami. Delegowanie to kluczowa umiejętność zarządzania. Dowiedz się, jakie zostać mistrzem wyznaczania zadań innym i jakie obowiązki delegować. 

 

Spis treści:

Czym jest delegowanie zadań?

Skąd biorą się trudności w delegowaniu zadań?

Korzyści z delegowania zadań

Poznaj zasady delegowania obowiązków i uprawnień pracowniczych

Jakie zadania delegować innym?

Kiedy delegować obowiązki?

Jak nauczyć się delegowania zadań?

Czym jest delegowanie zadań?

W środowisku pracy delegowanie oznacza zazwyczaj przeniesienie odpowiedzialności za zadanie z kierownika na podwładnego. Wraz z odpowiedzialnością dzielą oni również odpowiednie uprawnienia. Gwarantuje to, że zadania mogą być wykonywane sprawnie, a dana osoba czuje się rzeczywiście odpowiedzialna za ich realizację. Nie jest to takie proste, jak mogłoby się początkowo wydawać. Zawsze niesie ze sobą element ryzyka, ponieważ powierzasz komuś pracę, za którą często w ostatecznym rozrachunku to lider ponosi ostateczną odpowiedzialność. 

Niezależnie od tego, czy właśnie awansowałeś, czy zarządzasz zespołem przez jakiś czas, powinieneś zrozumieć, że skuteczne delegowanie jest dobre zarówno dla produktywności zespołu, jak i Ciebie. Pomoże pracownikom w nauce nowych umiejętności przy jednoczesnym tworzeniu kultury zaufania.

Skąd biorą się trudności w delegowaniu zadań? 

Niektórzy menedżerowie niechętnie przekazują swoje obowiązki pracownikom. Istnieje kilka powodów, dla których przełożeni mogą wzbraniać się przed delegowaniem zadań i uprawnień podwładnym:

  • Uważają, że wyjaśnienie zadania zajęłoby więcej czasu niż samo jego wykonanie;
  • Chcą czuć się niezastąpieni w swoim zespole i jako jedyni posiadać konkretną wiedzę lub umiejętności;
  • Obawiają się, że pracownicy mogą nie wykonać zadania na czas i zgodnie z ich wizją; 
  • Towarzyszy im poczucie winy z powodu dodania większej ilości pracy do listy zadań innego pracownika;
  • Brakuje im zaufania do tego, komu muszą przekazać projekt;
  • Wierzą, że tylko oni mogą dobrze wykonać określoną pracę. 

Bez względu na przyczynę, ważne jest, aby dalej doskonalić tę umiejętność, ponieważ odmowa delegowania może mieć negatywne konsekwencje. Nie tylko przeciążysz swój harmonogram i nadasz priorytet niewłaściwym zadaniom, ale Twoi pracownicy będą tracić cenne możliwości uczenia się i rozwoju. Im bardziej menedżer ogranicza autonomię swojego zespołu i wykonują wiele zadań samodzielnie, tym bardziej czuje się on przytłoczony Często prowadzi to do wypalenia zawodowego lub pracoholizmu.

Więcej informacji na temat wypalenia i pracoholizmu znajdziesz w artykule: Uzależnienie od pracy. Przyczyny i objawy pracoholizmu

Korzyści z delegowania zadań

Jako lider powinieneś wiedzieć, że delegowanie jest ważne, ponieważ nie możesz – i nie powinieneś – robić wszystkiego sam. Oddanie części obowiązków wzmocni Twój zespół, zbuduje zaufanie i pomoże w rozwoju zawodowym pracowników. Menedżerom pomaga dowiedzieć się, jak określić, kto najlepiej nadaje się do wykonywania zadań lub projektów. Osoby, które dla Ciebie pracują, będą mogły rozwijać nowe umiejętności i zdobywać wiedzę, co przygotowuje ich do większej odpowiedzialności w przyszłości. Delegacja może być również wyraźnym znakiem, że szanujesz zdolności swoich podwładnych i ufasz ich dyskrecji. Pracownicy, którzy czują, że są szanowani, mają zwykle wyższy poziom zaangażowania w swoją pracę.

 

Chcesz podnieść swoje umiejętności delegowania obowiązków? Zapisz się na

Szkolenia otwarte z doskonalenia umiejętności osobistych

 

Poznaj zasady delegowania obowiązków i uprawnień pracowniczych 

Zanim zabierzemy się do delegowania zadań, warto jednak zdać sobie sprawę z podstawowych praw, jakie towarzyszą przydzielaniu odpowiedzialności innym osobom, bowiem chaotyczne bądź nieprzemyślane rozdania, mogą nie tylko nie pomóc w rozładowaniu nawału pracy, ale wręcz zaszkodzić naszym działaniom. Poznaj zasady, którymi warto się kierować przy delegowaniu obowiązków i uprawnień. 

Wybór odpowiedniej osoby 

Jedną z podstawowych zasad, jest świadomość, że określone obowiązki, powinny być przekazane osobom na najniższych szczeblach hierarchii firmowej, ale oczywiście takim, które posiadają wiedzę i informacje pozwalające na umiejętne wykonanie poszczególnej czynności. Pozwala to na rozwój kompetencji pracowniczych na wszystkich szczeblach, również tych najniższych. Buduje to morale pracowników, dając nam jednocześnie pewność i spokój, że zadanie zostanie wykonane kompetentnie.

Dopasowanie wymagań i poziomu uprawnień 

Delegując obowiązki, musimy sprawdzić, czy jednostka posiada również niezbędne uprawnienia do wykonania naszego polecenia. Często bowiem potrzeba dodatkowych pozwoleń czy zgody, aby dany pracownik mógł zająć się przydzielonym mu zadaniem. Zawsze warto także upewnić się, czy zainteresowana osoba jest świadoma, z czym wiąże się nowy przydział obowiązków. Pracownik powinien być poinformowany, że przyjmując nowe zadanie, bierze odpowiedzialność za jego powodzenie, ale również fiasko, bowiem każda czynność wykonywana w firmie wiąże się z jakimś skutkiem, i bynajmniej, nie jest to tylko zabawa w uda się bądź nie.

Zaznajomienia z hierarchią w firmie i stworzenia przejrzystego kanału komunikacji 

Upewnijmy się również, że pracownicy są zaznajomieni z hierarchią, jaka panuje w firmie, ponieważ wówczas unikniemy zbędnych zawirowań, wynikającymi z faktu, że poszczególne osoby nie wiedzą, do kogo należy się zwracać z konkretnymi sprawami. Zasada szczeblowości pozwala zatem zrozumieć: kto może delegować poszczególne zadania i komu, oraz kto przed kim jest odpowiedzialny za efekty podejmowanych działań. 

Przekazanie wszystkich niezbędnych informacji i instrukcji 

Warto także zwrócić uwagę na całościowe scedowanie obowiązków, tak aby nie okazało się po czasie, iż z powodu niekompletności przekazanej informacji, część niezbędnych czynności po prostu nie została wykonana, ponieważ nikt nie otrzymał takiego polecenia. Wówczas, powodzenie całego procesu może zawisnąć na włosku, bądź też, okaże się, że mamy w biurze osobę, która zawsze dokańcza za innych niewykonane całościowo zadania, pytanie jednak jak długo będzie miała na to ochotę. 

Zasada podlegania i odpowiedzialności 

W większości organizacji pracownik podlega pod jedną osobę i jest świetnie poinformowany, kto nią jest. Jest to o tyle istotne, że wówczas możemy zminimalizować ryzyko rozmycia się odpowiedzialności. W sytuacji, gdy więcej niż jedna osoba przekazuje nam jakieś dane czy informacje, łatwo o sprzeczności czy niedomówienia, a także jest to dobry pretekst do twierdzenia, że nie można było wykonać zadania z uwagi na wykluczające się polecenia naszych przełożonych.

Zasada zdefiniowania pożądanego rezultatu 

Zdarzają się jednak sytuacje, iż pomimo stosowania powyższych rad, obowiązki nie są wykonane tak, jakbyśmy sobie tego życzyli. Przyczyna może tkwić w samym zadaniu, które zostało delegowane pracownikowi, czasami bowiem cel, który stawiamy podwładnym, nie jest właściwie opisany bądź scharakteryzowany. Powinien on być mierzalny, aby pracownik mógł rozpoznać moment, w którym osiągnie wykonanie zadania, a także jasny i klarowny. Dzięki temu wszyscy zainteresowani będą wiedzieli czego konkretnie dotyczy oraz jak powinien zostać wykonany. 

Określenie terminu zakończenia zadania

Warto również ustalić czas, w którym należy wykonać zadanie, tak aby pewne czynności nie ciągnęły się w nieskończoność. Warto upewnić się, czy w ogóle można je osiągnąć i czy osoba delegowana do poszczególnego zadania, jest w stanie doprowadzić sprawę do finalizacji. Ostatnia kwestia, którą należy mieć na uwadze to sugestia, aby wyznaczać czynności rzeczywiście istotne dla firmy i pracowników. Nie wymyślać zatem zadań tylko po. to, by upewnić się, że nasi podwładni mają co robić. Prędzej czy później nasze prawdziwe intencje wypłyną na powierzchnię, a my przestaniemy być szanowani przez zespół.

Uzgodnienie procesu kontroli i monitorowania postępów

Ustaw regularne punkty kontrolne już na początku, aby zapewnić wsparcie i kontynuować pracę. Pozwoli to przejrzeć pracę i przekazać opinię, a nawet zapewnić zachętę i coaching.

Jakie zadania delegować innym? 

Inną powszechną przeszkodą w delegowaniu jest to, że liderzy nie są pewni, które zadania powinni delegować. 

1. Żmudne zadania, które nie wpływają na rozwój

Wszystko, co robisz Ty i członkowie Twojego zespołu, jest ważne dla ogólnej funkcji firmy. Jednak zakupy zaopatrzenia, wprowadzanie danych, organizacja plików, praca biurowa i inne zadania administracyjne nie są tym, co napędza rozwój firmy. Są to zazwyczaj proste obowiązki, które nie wymagają dużego doświadczenia i chociaż możesz je łatwo wykonać samodzielnie, zaoszczędzisz czas, delegując je do pracownikom.

2. Zadania, które nie spowodują niechęci do wykonywanej pracy

Kiedy byłeś na niższym szczeblu zawodowym niż teraz, prawdopodobnie miałeś pewne zadania, do których nie miałeś motywacji. Nie chcesz jednak, aby Twoi pracownicy również czuli się wyczerpani. Chociaż możesz przekazać niektóre z tych obowiązków swoim podwładnym, aby złagodzić napięcie psychiczne i emocjonalne, upewnij się, że nie przenosisz na nich stresu. Jeśli nie masz pewności, komu delegować zadanie, przedstaw zadanie zespołowi i otwarcie zapytaj, kto może najlepiej się nim zająć. 

3. Zadania, które ktoś inny może wykonać lepiej 

Bycie liderem nie oznacza automatycznie, że jesteś odpowiednią osobą do wykonywania wszystkich zadań. Każdy pracownik ma swój unikalny zestaw umiejętności, osobowość i mocne strony, a niektóre z nich mogą wypełnić Twoje braki. Musisz być na tyle pokorny, aby dostrzec i przyznać przed sobą, że ktoś inny może lepiej pasować do zadania. Dobre wykorzystanie unikalnych umiejętności, zaowocuje większą ogólną wydajnością, a ludzie będą doskonalić się w pracy, którą lubią.

Kiedy delegować obowiązki?

Delegowanie zadań i uprawnień powinno również odbywać się w sposób odpowiedzialny, w przeciwnym razie może to frustrować twoich podwładnych i sprawić, że będą urażeni nałożonymi na nich zadaniami. W najgorszych przypadkach zdemotywuje ich to, ponieważ będą postrzegać je, jako sposób na unikanie obowiązków przez kierowników i zrzucanie ich na innych. Zadania warto wyznaczać innym w sytuacji: 

  • kiedy nie masz czasu, aby właściwie zająć się wszystkimi obowiązkami;
  • kiedy osoba wykazuje chęć pomocy i uczenia się nowych umiejętności;
  • kiedy zdasz sobie sprawę, że dana osoba może rozwijać swoje umiejętności, biorąc na siebie więcej obowiązków;
  • kiedy dana osoba posiada umiejętności w określonej dziedzinie;
  • kiedy musisz zaplanować i wdrożyć projekt. Pozwalasz innym działać, a Ty skupiasz się na monitorowaniu, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Jak nauczyć się delegowania zadań?

Delegowanie może być trudne dla menedżerów i właścicieli firm, ale ma zasadnicze znaczenie dla produktywności. To umiejętność, którą trzeba ćwiczyć i doskonalić. Im lepiej przydzielisz odpowiednich ludzi do właściwych zadań i obowiązków, tym skuteczniejszy w swojej pracy staniesz się jako menadżer. Jednym z najpopularniejszych i najbardziej polecanych sposobów na podnoszenie swoim kompetencji są szkolenia biznesowe. Mogą one przybierać różną formę od szkoleń otwartych, przez szkolenia zamknięte, po wygodną formę szkoleń online. Dzięki nim zdobędziemy wiedzę i umiejętności pozwalające na podejmowanie decyzji i delegowanie obowiązków. W AVENHANSEN znajdziesz prowadzone przez wykwalifikowanych trenerów z wieloletnim doświadczeniem szkolenia z doskonalenia umiejętności menedżerskichkursy rozwijania kompetencji pracowników poprzez coaching i delegowanie zadań oraz warsztaty podnoszące skuteczność w realizacji zadań

 

Chcesz podnieść swoje kwalifikacje z zarządzania zespołem?

Sprawdź ofertę otwartych szkoleń z zarządzania

 

Przeczytaj na naszym blogu również:

Jak efektywnie delegować zadania? 7 zasad przekazywania obowiązków i uprawnień pracowniczych
Oceny: 5 z 5 z 1 głosów