Zasady delegowania obowiązków i uprawnień pracowniczych

Oczywiście, życzylibyśmy sobie, aby każdy miał tyle czasu i takie możliwości przerobowe, aby samemu być w stanie wykonać wszystkie zadania i czynności zawodowe. W rzeczywistości jednak, zdajemy sobie sprawę, że im więcej czasu potrzebujemy, tym bardziej  gdzieś on nam ucieka a nawet przyspiesza.  Jednak między innymi  ze względu na powyższą sytuację, pracujemy nie sami ale w grupie współtowarzyszy, którzy mogą nam pomóc poradzić sobie ze wszystkimi obowiązkami.  Zanim zabierzemy się do delegowania zadań, warto jednak zdać sobie sprawę z podstawowych praw, jakie towarzyszą przydzielaniu odpowiedzialności innym osobom, bowiem chaotyczne bądź nieprzemyślane rozdania, mogą nie tylko nie pomóc w rozładowaniu nawału pracy, ale wręcz zaszkodzić naszym działaniom.


Jedną z podstawowych zasad, jaką należy się kierować, to świadomość, że określone obowiązki, powinny być przekazane osobom na najniższych szczeblach hierarchii firmowej, ale oczywiście takim, które posiadają wiedzę i informacje pozwalające na umiejętne wykonanie poszczególnej czynności. Pozwala to na rozwój kompetencji pracowniczych na wszystkich szczeblach, również tych najniższych, a to buduje morale pracowników, dając nam jednocześnie pewność i spokój, że zdanie zostanie wykonane kompetentnie. Istnieje tylko jedno ale, które należy mieć na uwadze. Delegując obowiązki, musimy upewnić się, czy jednostka posiada również niezbędne uprawnienia do wykonania naszego polecenia. Często bowiem potrzeba dodatkowych pozwoleń czy zgody, aby dany pracownik mógł zająć się przydzielonym mu zadaniem. Zawsze warto także upewnić się, że zainteresowana osoba jest świadoma, z czym wiąże się nowy przydział obowiązków. Pracownik powinien być poinformowany, że przyjmując nowe zadanie, bierze odpowiedzialność za jego powodzenie, ale również fiasko, bowiem każda czynność wykonywana w firmie wiąże się z jakimś skutkiem, i bynajmniej, nie jest to tylko zabawa w uda się bądź nie.


Upewnijmy się również, że pracownicy są zaznajomieni z hierarchią jaka panuje w firmie, ponieważ wówczas uchronicie się przed zbędnymi zawirowaniami, wynikającymi z faktu, że poszczególne osoby nie wiedzą do kogo należy się zwracać z konkretnymi sprawami. Zasada szczeblowości pozwala zatem zrozumieć: kto może delegować poszczególne zadania i komu, oraz kto przed kim jest odpowiedzialny za efekty podejmowanych działań. Przy hierarchii, warto także zwrócić uwagę na całościowe scedowanie obowiązków, tak aby nie okazało się po czasie, iż z powodu niekompletności przekazanej informacji, część niezbędnych czynności po prostu nie została wykonana, ponieważ nikt nie otrzymał takiego polecenia. Wówczas, powodzenie całego procesu może zawisnąć na włosku, bądź też, okaże się, że mamy w biurze osobę, która zawsze dokańcza za innych nie wykonane całościowo zadania, pytanie jednak jak długo będzie miała na to ochotę.


Ostatnia z ważnych informacji dotyczy zasady podlegania. W większości organizacji, pracownik podlega pod jedną osobę i jest świetnie poinformowany kto nią jest. Jest to o tyle istotne, że wówczas możemy zminimalizować ryzyko rozmycia się odpowiedzialności. W sytuacji, gdy więcej niż jedna osoba przekazuje nam jakieś dane czy informacje, łatwo o sprzeczności czy niedomówienia, a także jest to dobry pretekst do twierdzenia, że nie można było wykonać zadania z uwagi na wykluczające się polecenia naszych przełożonych.


Zdarzają się jednak sytuacje, iż pomimo stosowania powyższych rad, obowiązki nie są wykonane tak jakbyśmy sobie tego życzyli. Przyczyna może tkwić w samym zadaniu, które zostało delegowane pracownikowi, czasami bowiem cel, który stawiamy podwładnym, nie jest właściwie opisany bądź scharakteryzowany.  Powinien on być mierzalny, a więc powinniśmy być w stanie rozpoznać moment, w którym osiągniemy wykonanie zadania, a także jasny i klarowny, tak aby wszyscy zainteresowani wiedzieli czego konkretnie dotyczy, oraz jak powinien zostać wykonany.  Warto również ustalić czas, w którym należy wykonać zadanie, tak aby pewne czynności nie ciągnęły się w nieskończoność, oraz upewnić się, czy w ogóle można je osiągnąć i czy osoba delegowana do poszczególnego zadania, jest w stanie doprowadzić sprawę do finalizacji. Ostatnia kwestia, którą należy mieć na uwadze to sugestia aby wyznaczać czynności rzeczywiście istotne dla firmy i pracowników. Nie wymyślajmy zatem zadań, tylko po to by upewnić się, że nasi podwładni mają co robić, ponieważ prędzej czy później nasze prawdziwe intencje wypłyną na powierzchnię, a my przestaniemy być szanowani przez zespół.

 

 


 

 

Powrót do strony z artykułami

 

 


 

Zasady delegowania obowiązków i uprawnień pracowniczych
Oceny: 5 z 5 z 1 głosów