Działanie w grupie niesie ze sobą wiele zalet. Większość projektów nie może poprawnie być zrealizowania bez współpracy wielu osób jednocześnie i koordynacji przez lidera zespołu. Nawet jeśli ktoś realizuje indywidualnie zadanie, w ostatecznym rozrachunku w jakimś stopniu służą one grupie i całej firmie. Jednym z najważniejszych czynników wpływających na jakość pracy i jej efektywność jest uzyskanie i zachowanie poprawnej komunikacji pomiędzy poszczególnymi osobami, wchodzącymi w skład grup pracującej nad projektem. Team briefing zapewnia pracownikom prawidłowy przepływ informacji na każdym poziomie zarządzania, co przekłada się na lepiej wykonaną pracę w krótszym terminie. Poznaj zalety tego rozwiązania w firmie.
Spis treści:
Dlaczego team briefing jest ważny w firmie?
Jakie są zalety team briefingu?
Jakie są rodzaje odpraw zespołu?
Jak przygotować udany team briefing?
Jak przygotować się do odprawy zespołu?
Czym jest team briefing?
Team briefing nie doczekał się jeszcze przetłumaczenia na język polski. W dosłownym znaczeniu może oznaczać „grupową odprawę” lub „grupowe streszczenie”. W zasadzie oba tłumaczenia oddają charakter tego, na czym polega idea tego angielskiego sposobu koordynowania prac nad projektem. Team briefing to proces komunikacji i wymiany informacji między kierownictwem a pracownikami. Jego celem jest zapewnienie skutecznego funkcjonowania zespołu oraz osiągnięcie zamierzonych celów.
Odprawy zespołu odbywają się regularnie, najczęściej raz w tygodniu. Są okazją do omówienia bieżących problemów, poinformowania zespołów przez liderów o tym co się dzieje w firmie oraz sprawdzenia postępów w realizacji projektów. W trakcie spotkań pracownicy mają możliwość wymiany opinii, zadawania pytań i wyrażania swoich sugestii. Team briefing umożliwia wypracowanie bardziej efektywnych rozwiązań oraz zwiększa zaangażowanie zatrudnionych w realizację celów organizacji.
Dlaczego team briefing jest ważny w firmie?
Team briefing to ważne narzędzie zarządzania w firmie. Istotną rolę odgrywa w komunikacji wewnętrznej, ponieważ pozwala na szybkie i skuteczne przekazywanie informacji, ustalanie priorytetów, koordynowanie działań i poprawę efektywności pracy całego zespołu. Dzięki regularnym spotkaniom, pracownicy czują się bardziej zaangażowani w życie firmy, są lepiej poinformowani na temat celów i strategii organizacji oraz mają możliwość dzielenia się swoimi pomysłami i opiniami. W ten sposób team briefing wpływa pozytywnie na kulturę organizacyjną, umacnia więzi między pracownikami i kierownictwem oraz zwiększa zaangażowanie personelu w realizację celów firmy.
Jakie są zalety team briefingu?
Team briefing to skuteczna metoda zarządzania, która ma wiele zalet:
- Poprawia komunikację między członkami zespołu oraz kierownictwem.
- Dzięki regularnym odprawom każdy pracownik ma szansę na dokładne zrozumienie celów, strategii i zadań firmy.
- Pomaga w zapobieganiu błędom i niedopowiedzeniom, co prowadzi do zwiększenia efektywności pracy zespołu.
- Zapewnia możliwość szybkiego reagowania na problemy i wyzwania, które pojawiają się podczas realizacji projektów.
- Członkowie zespołu mają możliwość omówienia trudności i poszukania rozwiązań, co przyspiesza proces podejmowania decyzji i pozwala na szybsze reagowanie na zmiany.
- Ogranicza tworzenie i rozprzestrzenianie się plotek, np. dotyczących zwolnień, podwyżek czy planowanych zmian w przedsiębiorstwie.
Jakie są rodzaje odpraw zespołu?
Istnieją różne rodzaje grupowych odpraw, które stosowane są w firmach w zależności od potrzeb i aktualnych celów. Jednym z najczęstszych rozwiązań jest odprawa codzienna teamu, która służy podsumowania działań z dnia poprzedniego oraz ustaleniu priorytetów na obecne 8 godzin pracy. Innym rodzajem jest team briefing odbywający się raz w tygodniu. Ma on na celu dokładniejsze omówienie postępów prac i bardziej szczegółowe planowanie działań na nadchodzący tydzień.
Nieco innym rodzajem spotkań zespołowych jest odprawa projektowa. Odbywa się, aby omówić postępy w przypadku projektów o wysokim stopniu skomplikowania. Jej zadaniem jest zidentyfikowanie potencjalnych problemów i wyzwań, z którymi zespół może się spotkać.
Chcesz poprawić swoje umiejętności budowania zgranego teamu?
Zapisz się na szkolenie otwarte z zarządzania
Jak przygotować udany team briefing?
Przy organizacji odprawy teamu ważny jest sposób przekazywania informacji. Kierownik prowadzący spotkanie nie powinien w swoim wystąpieniu ograniczyć się np. do odczytania komunikatu dyrekcji. To od niego pracownicy oczekują aktywnego działania i postawy proaktywnej. Musi zatem stworzyć atmosferę umożliwiającą swobodne zadawanie pytań. Menedżer powinien również upewnić się, czy komunikat został prawidłowo zrozumiany.
Czas trwania odprawy zespołu
Zważywszy na charakter team briefingu, powinien od odbywać się często i być dosyć zwięzły - nie trwać dłużej niż 30 minut. Warto, aby liderzy mieli świadomość, że nie jest to spotkanie wielogodzinne, na którym omawia się wszystkie poszczególne aspekty projektu z punktu widzenia każdego, nawet najmniejszego drobiazgu całości zadania. Team briefing nie jest też żadnego rodzaju grupą wsparcia, czy miejscem rozwiązywania poważnych problemów pracowniczych. Stanowi on raczej forum wymiany informacji.
Jakie informacje są przekazywane podczas team briefingu?
Wspominając o tym, jak przebiega team briefing, należy przyjrzeć się temu, o czym mówić na takim spotkaniu. Przede wszystkim wspomina się o postępach w pracy zespołu, a konkretniej - co w danym czasie grupa zakończyła pomyślnie lub w jakim sektorze pracy ma jakieś opóźnienia. Mówi się również o tym, jak rezultaty jednego z zespołów wyglądają na tle wyników innych grup. Poza wspomnianymi tematami, na takim krótkim spotkaniu rozmawia się również o sprawach organizacyjnych, czyli np. przypomina się o potrzebie dotrzymywania terminów, czy też zleca się zadania specjalne.
O czym nie rozmawia się podczas odpraw grupowych?
Tym, co wynika z charakteru spotkania grupowego, jest to, że informacje dostarczane w trakcie spotkania są rzeczowe. Podczas team briefingu nie ma czasu na zbyt ogólnikowe mówienie lub poruszanie zbędnych tematów. To intensywne spotkania, gdzie omawiane są rzeczy ważne z punktu widzenia obecnych problemów.
Dlatego też, w celu wzbudzenia zainteresowania uczestników spotkania, tematy poruszane przez kierowników powinny być związane z pracą danego zespołu. Podział czasu na określone zagadnienie to około 30% poświęcone na sprawy ogólne (np. dotyczące firmy jako całości), a około 70% na te szczególnie dotyczące członków zespołu.
Jak przygotować się do odprawy zespołu?
Skuteczny team briefing wymaga odpowiedniego przygotowania lidera zespołu, aby przynosił korzyści dla grupy. Dobry manager musi dbać o doskonalenie swoich umiejętności, poprzez udział w kursach i warsztatach, taki jak organizowane przez AVENHANSEN szkolenia otwarte i szkolenia zamknięte. Dzięki uczestnictwu w kursie skuteczny lider, podniesie on swoje kompetencje przywódcze - delegowanie zadań, motywowanie zespołu oraz budowanie zaangażowania. Ponieważ team briefing polega głównie na skutecznej komunikacji, kierownicy, którzy chcą poprawić tę umiejętność, mogą wybrać szkolenie z budowania zespołu i komunikacji w grupie. Przygotowanie się do odprawy zespołu wymaga inwestycji w rozwój umiejętności przywódczych, komunikacyjnych oraz prezentacyjnych. Tę ostatnią kompetencję pozwoli doskonalić szkolenie z prezentacji biznesowych i wystąpień publicznych
Przeczytaj na naszym blogu również: