Zalety team briefingu

Działanie w grupie niesie ze sobą wiele zalet. Większość projektów nie może poprawnie być zrealizowania bez współpracy wielu osób jednocześnie. Prace te charakteryzują się wysokim poziomem skoordynowania, co pracownicy zawdzięczają swoim liderom. Bardzo wiele prac w przedsiębiorstwach wykonywanych jest zespołowo. Ponadto, nawet jeżeli ktoś realizuje indywidualne zadania, w ostatecznym rozrachunku służą one grupie lub całej firmie. Jednym z najważniejszych czynników wpływających na jakość pracy i jej efektywność jest uzyskanie i zachowanie poprawnej komunikacji pomiędzy poszczególnymi osobami wchodzącymi w skład grupy pracującej nad projektem. Po prostu – efektywna komunikacja przekłada się na lepiej wykonaną pracę w krótszym terminie czasu. Tutaj właśnie pojawia się omawiany w tym artykule Team briefing. Jest to metoda doskonale sprawdzająca się w firmach brytyjskich. Dzięki jej zastosowaniu, zapewnia się pracownikom prawidłowy przepływ informacji na każdym poziomie zarządzania.


Team briefing nie doczekał się jeszcze przetłumaczenia na język polski. W wolnym tłumaczeniu może oznaczać „grupowa odprawa”, lub „grupowe streszczenie”. W zasadzie oba tłumaczenia oddają charakter tego, na czym polega idea tego angielskiego sposobu koordynowania prac nad projektem. Team briefing jest bowiem sposobem, w jaki odbywa się komunikacja pomiędzy kierownictwem, a pracownikami. Polega on na regularnym i osobistym informowaniu zespołu o tym co dzieje się w firmie, w szczególności zaś o sprawach, które go dotyczą. Jednak zasady jakie określają team briefing odnoszą się do specyficznie uwarunkowanych grup. Jedną z tych zasad jest ich wielkość.  Im jest mniejsza jest ilość osób, i im lepiej ich praca odzwierciedla tożsamość grupy, tym lepsza jest komunikacja wewnątrz niej. Mała wielkość grupy i ustalone relacje sprzyjają konstruktywnej wymianie myśli, formułowaniu pytań i komentarzy. Kolejną sprzyjającą cechą produktywnej pracy grupowej jest wybieranie na lidera team briefingu człowieka, który na co dzień jest kierownikiem zespołu. Usprawnia to przepływ informacji wewnątrz grupy danych osób oraz wzmacnia integrację pomiędzy poszczególnymi osobami.


Kolejną rzeczą o jakiej muszą pamiętać osoby organizujące spotkanie grupowe jest sposób przekazywania informacji. Dotyczy to tej kwestii, że kontakt taki musi być osobisty. Kierownik nie powinien w swoim wystąpieniu i ogólniej – prowadzeniu spotkania, ograniczyć się np. do odczytania komunikatu dyrekcji. To od niego pracownicy oczekują aktywnego działania i postawy proaktywnej. Powinien zatem stworzyć atmosferę, w której uczestnicy czują się zrelaksowani. Jednocześnie, dzięki swojej postawie, umożliwiającą swobodne zadawanie pytań. Kierownik powinien również upewnić się czy komunikat został prawidłowo zrozumiany. Równie istotną rzeczą jest sprawienie, aby ludzie biorący udział w spotkaniu, nie czuli oporów przed zadawaniem pytań podczas jego trwania. Taka postawa wzmacnia poczucie immersji w temat, który jest poruszany w dyskusji.


Zważywszy na charakter team briefingu, powinien od odbywać się często i być dosyć zwięzły w czasie i trwać nie dłużej jak 30 minut. To nie jest spotkanie wielogodzinne na którym omawia się wszystkie poszczególne aspekty projektu z punktu widzenia każdego, nawet najmniejszego drobiazgu całości zadania. Takie krótkie spotkania mają sens tylko wtedy, kiedy odbywają się regularnie w czasie prowadzenia prac. Konsekwencja prowadzących projekt jest niezwykle ważna dla uzyskania końcowego rezultatu. Team briefing nie jest ani żadnego rodzaju grupą wsparcia, czy też miejscem rozwiązywania poważnych problemów pracowniczych. Stanowi to raczej forum wymiany informacji. Tym, co wynika z charakteru spotkania grupowego, jest to, że informacje dostarczane w trakcie spotkania są rzeczowe. Podczas takiego spotkania nie ma bowiem czasu na zbyt ogólnikowe mówienie lub poruszanie zbędnych tematów. Są to intensywne spotkania, gdzie omawiane są rzeczy ważne z punktu widzenia obecnych problemów. Dlatego też, w celu wzbudzenia zainteresowania uczestników spotkania, tematy poruszane przez kierowników powinny być związane z pracą danego zespołu. Dlatego też zestaw danych opracowuje każdorazowo lider. Podział czasu na określone tematy to około 30% poświęcone na sprawy ogólne (np. dotyczące firmy jako całości), a około 70 % na te szczególnie dotyczące członków zespołu. Wspominając o tym, jak przebiega team briefing, nie wolno nie wspomnieć o tym, o czym się mówi na takim spotkaniu. Przede wszystkim, wspomina się o postępach w pracy zespołu, a konkretniej – co w danym czasie grupa dokończyła pomyślnie lub w jakim sektorze pracy ma jakieś opóźnienia. Mówi się również o tym, jak rezultaty jednego z zespołów wyglądają na tle wyników innych grup. Poza wspomnianymi tematami, na takim krótkim spotkaniu rozmawia się również o sprawach organizacyjnych czyli np. przypominanie o  potrzebie dotrzymywania terminów czy też zleca się zadania specjalne. W kontekście tematów dotyczących spraw pracowniczych, informuje się również kto i dlaczego został przesunięty lub otrzymał wyróżnienie.


Czy takie spotkania są zatem istotne dla pracowników i ich przełożonych? Wychodząc z założenia, że sprawna komunikacja jest niezbędna dla przebiegu prac nad projektem, każde konsekwentnie prowadzone spotkania wpływają pozytywnie na dalsze prace. Dobrze poinformowany zespół, posiadający aktualne wieści z przebiegu prac i ich konsekwencji w kontekście całej firmy, jest o wiele bardziej wydajny. Przepływ informacji jest niezbędny, a team briefing z pewnością pomaga w jej dalszym przekazywaniu.

 

 

 


 

 

Powrót do strony z artykułami

 

 


 

AVENHANSEN Sp. z o.o. zezwala na kopiowanie i wklejanie na inne strony internetowe powyższego artykułu pod warunkiem dodania pod artykułem poniższego tekstu i dodania linka do tej strony:

Artykuł jest własnością firmy szkoleniowej AVENHANSEN Sp. z o.o.

Link do artykułu »

 


 

 

Aleksandra Bilińska

Masz pytania? Porozmawiaj Manager ds. Organizacji Szkoleń
515 212 448 abilinska@avenhansen.pl Zadaj pytanie

Podobne artykuły

Zalety team briefingu
Oceny: 0 z 5 z 0 głosów