Jak zakomunikować zmianę pracownikom? Wprowadzanie zmian w przedsiębiorstwie

IndoorZmiany na lepsze to okazja do świętowania także na gruncie biznesowym. Menedżer chętnie zakomunikuje swoim podwładnym zakończenie ważnego projektu i premie dla wszystkich pracowników z tytułu dobrze wykonanego zadania. Niemniej w przypadku zmian negatywnych, na przykład konieczności redukcji stanowisk pracy w przedsiębiorstwie, komunikowanie zmian nie jest łatwym zadaniem. Musimy pamiętać, że od tego, jak one zostaną zakomunikowane w dużym stopniu zależy, czy skutecznie zostaną wprowadzone w życie. W artykule przedstawiamy kilka przydatnych wskazówek dotyczących tego, jak zakomunikować wprowadzenie zmian w przedsiębiorstwie.

Spis treści:

Czym jest zmiana w organizacji i co ona oznacza dla pracowników? 

W jaki sposób przekazywać pracownikom informacje o zmianach w firmie?

Komunikacja liniowa w zarządzaniu zmianą w przedsiębiorstwach

Wprowadzanie zmian w firmie - jak zarządzać zmianą w czasie? 

Jak przeprowadzić rozmowę separacyjną z pracownikiem? 

Jak skutecznie zakomunikować zmianę? Szkolenia z komunikowania zmian

Czym jest zmiana w organizacji i co ona oznacza dla pracowników? 

Zmiana organizacyjna to wszelkie modyfikacje i przekształcenia zachodzące w różnych sektorach przedsiębiorstwa. Mogą one dotyczyć zarówno przekształcenia polityki organizacyjnej, jak i zasobów ludzkich. Zarządzanie zmianą w firmie wymaga odpowiedniego przygotowania, asertywności, a także zrozumienia mechanizmów rządzących zmianami. 

Zanim zaczniemy przekazywać jakiekolwiek informacje na temat zmian w organizacji w zakładzie pracy, menedżer powinien uświadomić sobie, jaki wymiar będą miały one dla jego podwładnych. Każda zmiana, czy to na lepsze, czy na gorsze, powoduje odejście od tego, co znane i bezpieczne. Efekty zmian trudno przewidzieć, zwłaszcza jeśli mają one wymiar długoterminowy. Pracownicy słusznie obawiają się wówczas, że ich miejsce pracy jest zagrożone, a stanowisko może zostać zlikwidowane w toku zaordynowanych przez właściciela firmy przekształceń. To wszystko budzi lęk i obawę u pracowników o stabilność zatrudnienia i wynagradzania. Menedżerowie mogą sprawić, że proces przeprowadzania zmian, czy restrukturyzacji przedsiębiorstwa, przebiegnie w sposób niemalże bezbolesny i przyjazny dla pracowników. Należy efektywnie komunikować wprowadzane zmiany. Jeśli pracownik będzie miał dostęp do wyczerpujących informacji na temat modyfikacji, jakie planowane są w działalności jego firmy, łatwiej będzie mu je zrozumieć, zaakceptować i przystosować się do nich.

 

Zapoznaj się z naszą bogatą ofertą szkoleniową

Szkolenia otwarte z komunikacji i negocjacji

W jaki sposób przekazywać pracownikom informacje o zmianach w firmie?

Po pierwsze - przygotuj plan rozmowy i podaj otwarcie wszystkie informacje o zmianach w firmie

Jeśli lider, menedżer czy właściciel firmy w sposób otwarty poda informacje o sytuacji firmy na rynku, o potrzebie jej reorganizacji, będzie brzmiał wiarygodnie, a zaplanowane zmiany będą dla pracowników nieodwołalne, realne i konieczne do wprowadzenia. Unikniemy w ten sposób nieporozumień, niedomówień i fałszywych informacji, jakie byłyby przekazywane z ust do ust przez pracowników. Menedżer komunikujący zmiany musi robić to w sposób przemyślany, oparty na faktach i na dokładnej analizie podjętych decyzji. Pracownicy muszą czuć się integralną częścią organizacji, zwłaszcza w tak ważnych dla niej chwilach. Wtedy wykażą się lojalnością i będą pracować z dużym zaangażowaniem w celu wyprowadzenia firmy na przysłowiową prostą.

Po drugie - zbuduj zespół zarządzający zmianą w przedsiębiorstwie

Co dwie głowy to nie jedna. W proces wprowadzenia zmian w firmie warto zaangażować kilka osób, które dobrze znają organizację i posiadają wiedzę branżową. Pozwoli to na spojrzenie z różnych stron na omawiane kwestie. 

Po trzecie - wyjaśnij, dlaczego podjęto decyzję o zmianie w organizacji 

Pracownicy powinni otrzymać obszerne wyjaśnienie, dlaczego została podjęta decyzja o zmianie - tylko wtedy będą mogli ją zaakceptować. 

Po czwarte - wywołaj poczucie pilności zmiany

Trudno będzie efektywnie zarządzać zmianą w przedsiębiorstwie, jeżeli pracownicy nie będą posiadać poczucia, że wprowadzenie takich zmian jest konieczne. Wobec tego należy poinformować pracowników o negatywnych skutkach wynikających z nie wprowadzenia zmian

Po piąte - miej w sobie określone cechy 

Aby wprowadzenie zmian zakończyło się sukcesem, manager czy też osoba odpowiedzialna za ich wdrożenie powinna posiadać określone cechy. Należą do nich przede wszystkim: asertywność, komunikatywność, empatia wobec podwładnych. Manager musi wzbudzać zaufanie współpracowników i być przez nich postrzegany jako osoba szczera i godna zaufania. Nie bez znaczenia jest także szybkie podejmowanie decyzji i realna ocena sytuacji.

Komunikacja liniowa w zarządzaniu zmianą w przedsiębiorstwach

W małych i średnich firmach wprowadzanie zmian wymaga komunikowania w dwóch kierunkach - z góry na dół oraz z dołu do góry. Menadżer czy właściciel przedsiębiorstwa zajmuje w nim centralną pozycję i to na jego barkach spoczywa decydująca rola w przekazywaniu informacji pracownikom. Transparentna komunikacja, ujawnianie wszystkich informacji dotyczących zmian w organizacji pozwoli na wypracowanie wsparcia u pracowników dla takich działań. W przeciwnym wypadku niewiedza powoduje, że podwładni mogą nawet zacząć hamować procesy zmian. Będą powstawać niepotwierdzone plotki, które działają na niekorzyść przedsiębiorstwa.

Wprowadzanie zmian w firmie - jak zarządzać zmianą w czasie? 

Po zakomunikowaniu pracownikom planu zmian w firmie menedżer nie powinien zaprzestać prowadzenia dwustronnego dialogu. Każda zmiana dezorganizuje organizację pracy w przedsiębiorstwie, często powodując nawet długotrwały chaos, w którym pracownikom coraz trudniej będzie spełniać codzienne obowiązki zawodowe. Tym większe zamieszanie wiąże się ze zmianami, jeśli są one poważne, a decyzje o nich być może będzie trzeba nieco modyfikować w czasie. Nawet najlepiej zaplanowany proces wprowadzania zmian może nie sprawdzić się w praktyce, gdyż wystąpią nieprzewidziane okoliczności, do których będzie trzeba się po prostu dostosować. Na co dzień mogą pojawiać się kolejne trudności i problemy, które rozwiązywać powinni menedżerowie, a nie szeregowi pracownicy. Menedżer musi wykorzystać w perfekcyjny sposób narzędzie, jakim jest komunikacja w procesie wprowadzania zmian. Jest ona istotna na każdym etapie prowadzącym do wyznaczonego celu. Usprawnienie procesu komunikacji jest ważne dla zapewnienia pracownikom stabilności zatrudnienia i zlikwidowania niepewności, jaka się wiąże z taką sytuacją.

Jak przeprowadzić rozmowę separacyjną z pracownikiem? 

Zmiany personalne w firmie to jedno z najtrudniejszych zadań, z jakimi spotykają się managerowie firm. Nie dziwi zatem fakt, że osoby, które zostały wytypowane do tego typu zadań, podlegają silnemu stresowi i bardzo często popełniają błędy. Zawsze więc warto wcześniej przygotować się odpowiednio do takiej rozmowy. Dzięki temu będziemy mogli ograniczyć stres i napięcie towarzyszące komunikowaniu zwoleń. Manager w takiej sytuacji musi liczyć się z wybuchem nawet bardzo skrajnych emocji ze strony pracownika. W takich wypadkach zawsze trzeba wykazać zrozumienie i wysłuchać drugą stronę. Jednak nigdy nie wolno wdawać się w polemikę, która ma na celu wpłynąć na zmianę decyzji

Jak skutecznie zakomunikować zmianę w firmie? Szkolenia z komunikowania zmian 

Przygotuj się na wprowadzenie zmian w organizacji z firmą szkoleniową AVENHANSEN. Z myślą o wszystkich managerach i zarządzających małymi i większymi firmami przygotowaliśmy szkolenie z komunikowania zmian w organizacji oraz szkolenie z zarządzania zespołem w zmianie. Na naszych szkoleniach zdobędziesz wiedzę m.in. w zakresu mechanizmów wpływających na wdrożenie zmiany, skutecznego planowania i zarządzania zmianą oraz dowiesz się, jak radzić sobie z oporem pracowników wobec zmiany. Zapraszamy wszystkie zainteresowane osoby do kontaktu.

 

Skorzystaj z naszych usług szkoleniowych

Szkolenia otwarte z komunikacji i negocjacji

Aleksandra Bilińska

Masz pytania? Porozmawiaj Manager ds. Organizacji Szkoleń
515 212 448 abilinska@avenhansen.pl Zadaj pytanie

Podobne artykuły

Jak zakomunikować zmianę pracownikom? Wprowadzanie zmian w przedsiębiorstwie
Oceny: 3 z 5 z 18 głosów