Słyszysz ale czy słuchasz? Aktywne słuchanie w biznesie

dlaczego umiejętność aktywnego słuchania jest ważna

Z pozoru słowa słuchanie i słyszenie są podobne i rzeczywiście w języku potocznym często są wykorzystywane zamiennie. Jest to dużym błędem, ponieważ mają odmienne znaczenie. Zwłaszcza jeśli chodzi o relacje międzyludzkie. W większości przypadków, gdy ktoś “słucha” w rzeczywistości czeka na swoją kolej do rozmowy. Jak aktywnie słuchać i rozumieć to, co do nas się mówi? Zastosuj aktywne słuchanie w miejscu pracy, aby poprawić relacje w pracy, zrozumieć zadania i rozwijać się zarówno zawodowo, jak i osobiście. W poniższym artykule omówimy niektóre kluczowe różnice i podzielimy się wskazówkami, które pozwolą poprawić umiejętność słuchania. 

 

Spis treści:

Definiowanie słyszenia a słuchania

Czym jest aktywne słuchanie w pracy?

Co to znaczy być aktywnym lub pasywnym słuchaczem?

W jakich sytuacjach aktywne słuchanie jest wyjątkowo ważne?

Korzyści z aktywnego słuchania

Jak być lepszym aktywnym słuchaczem w pracy?

Dlaczego aktywne słuchanie w pracy jest ważne?

W jaki sposób rozwijać umiejętność aktywnego słuchania?

Definiowanie słyszenia a słuchania

Definicja słyszenia ma więcej wspólnego z fizycznym aktem słyszenia dźwięku, niż z nadawaniem sensu i nawiązaniem kontaktu z osobą, która do nas mówi. To proces z natury bierny i pasywny. Można słyszeć dziennikarza w telewizji, muzykę w radiu czy też śpiew ptaków w parku, ale nie oznacza to, że do świadomości człowieka docierają bodźce dźwiękowe w taki sposób, aby mógł je zrozumieć. Natomiast słuchanie jest aktywną postacią słyszenia, kiedy odbiorca całkowicie skupia uwagę na tym, co się do niego mówi i w jaki sposób wypowiada się rozmówca. Według prof. Tomatisa podstawową funkcją ucha człowieka jest słuchanie, a nie słyszenie. W jego trakcie człowiek angażuje swój umysł do działania. Jest świadom tego, kto i co mówi oraz jaki jest kontekst jego wypowiedzi. 

Według audiologów u dzieci w wieku szkolnym nie ma problemu ze słyszeniem tego, co się do nich mówi. Mają one jednak wyraźne problemy z uwagą i koncentracją, co wynika z zaburzeń uwagi słuchowej. Pojawiające się u nich trudności przekładają się na występowanie dysfunkcji koncentracji i kłopotów z czytaniem.

Czym jest aktywne słuchanie w pracy?

Aktywne słuchanie ma miejsce wtedy, gdy jesteś „w pełni obecny” i świadomy tego, co zostało powiedziane. Pokazujesz, że rozumiesz, co druga osoba próbuje powiedzieć. Kiedy aktywnie słuchasz, przestaniesz próbować wielozadaniowości. Zamiast tego skupiasz się na przekazywanym komunikacie. Umiejętność składa się ze zdolności do przyswajania zasłyszanych informacji i odpowiedniego ich filtrowania. Tylko poprzez aktywne słuchanie człowiek może sprawnie przetwarzać dane, które do niego docierają. Musi wyeliminować zbędne bodźce i skoncentrować się tylko na tym, co istotne. Tak przefiltrowana informacja może być następnie przetwarzana i segregowana w umyśle jednostki, co często wywołuje sprzężenie zwrotne w postaci odpowiedzi. Aktywne słuchanie umożliwia nam tworzenie znaczących i trwałych relacji w biurze i poza nim.

Co to znaczy być aktywnym lub pasywnym słuchaczem?

To, czy jesteśmy aktywnym, czy biernym słuchaczem, może mieć duży wpływ na relacje osobiste i perspektywy zawodowe. 

Aktywne słuchanie 

Odbiorcy są zaangażowani w kontakt z rozmówcą poprzez niewerbalne wskazówki, takie jak utrzymywanie kontaktu wzrokowego, powtarzanie lub parafrazowanie tego co usłyszeli, aby potwierdzić zrozumienie informacji. 

Słuchanie bierne 

Pasywni słuchacze są jak dyktafony - rejestrują słowa, ale nie rozumieją intencji lub ukrytego przekazu informacji. Często są rozkojarzeni, patrzą na telefon lub tworzą w głowie listę rzeczy do zrobienia, co odciąga uwagę od rozmówcy.

W jakich sytuacjach aktywne słuchanie jest wyjątkowo ważne? 

Istnieje wiele scenariuszy, w których aktywne słuchanie jest bardzo wartościowe, ponieważ pozwala ono postrzegać odbiorcę jako zaangażowanego w rozmowę. Stanowi także wyraz szacunku dla nadawcy komunikatu. Umiejętność aktywnego słuchania ma duże znaczenie zwłaszcza podczas: 

Rozmowy jeden na jeden

Kiedy dwie osoby są zaangażowane w rozmowę, często ćwiczą aktywne słuchanie. Kiwanie głową i nawiązywanie kontaktu wzrokowego utwierdza drugą osobę, że jesteśmy w pełni zainteresowani wymianą zdań. Ponadto dodawanie krótkich zwrotów potwierdzających, może również pomóc pokazać, że ważne jest dla nas jej zdanie. 

Rozmowy kwalifikacyjne 

Spotkania w sprawie pracy sprawdzają zdolności poszczególnych osób do pokazywania swoich unikalnych umiejętności i doświadczenia poprzez rozmowę. Rekruterzy często szukają kandydatów, którzy aktywnie zwracają uwagę na ich wypowiedzi dotyczące opisu stanowiska, firmy i innych ważnych informacji. Umiejętność słuchania podczas starania się o wymarzone stanowisko niejednokrotnie może zaważyć na końcowym efekcie. 

Debaty i burze mózgów w pracy

Debaty polegają na wymienianiu się dobrze przemyślanymi pomysłami w celu przedstawienia najbardziej logicznie uzasadnionych argumentów. Wymagają słuchania wypowiedzi przeciwników i reagowania w oparciu o wiedzę. Z kolei podczas próby opracowania wspólnego projektu lub rozwiązania problemu w pracy, ważne jest rozumienie i słuchanie tego, co mówią inni. W ten sposób nie powtórzymy pomysłów i będziemy w stanie dodać swoje propozycje do rozwiązań współpracowników.

 

Chcesz poprawić swoje umiejętności aktywnego słuchania? Zapisz się na

Szkolenia otwarte z umiejętności osobistych

 

Korzyści z aktywnego słuchania 

Ćwiczenie aktywnego słuchania może być trudne, gdy masz spotkania, w których musisz uczestniczyć, pożary do ugaszenia w pracy i szybko zbliżające się deadliny projektów. Umiejętność ta zapewnia wiele korzyści w miejscu pracy:

  1. Wydajność. Jako menedżer nie osiągniesz dobrych wyników, jeśli nie zwrócisz uwagi na instrukcje szefa lub informacje od członków zespołu dotyczące wyzwań i postępów w projekcie. Kiedy podczas rozmowy Twój umysł dryfuje gdzie indziej, możesz przeoczyć ważne dane, źle zrozumieć, a nawet podjąć niewłaściwe działania.
  2. Przejrzystość. Uwaga w trakcie rozmowy zmniejsza zamieszanie. Łatwiej zrozumieć, co druga osoba chce przekazać, jeśli skutecznie słuchasz. A gdy komunikat nie jest jasny, stosowanie technik aktywnego słuchania daje szansę zadawania pytań i wyjaśniania, co druga osoba próbuje powiedzieć.
  3. Rozwiązanie konfliktów. Kłótnie często wynikają z nieporozumień i są nieuniknione, gdy ludzie pracują razem. Aktywne słuchanie daje każdej osobie zaangażowanej w konflikt szansę zrozumienia perspektywy innych i poszukiwania rozwiązania, zamiast upierać się przy swoim zdaniu. 
  4. Zaufanie. Angażowanie się w produktywną wymianę zdań zapewnia relacje oparte na zaufaniu, pokazujące współpracownikom na wszystkich poziomach organizacji, że zależy Ci na tym, co mają do powiedzenia. Ludzie, którzy czują się wysłuchani, a nie odesłani z kwitkiem, współpracują i komunikują się otwarcie, tworząc pozytywne środowisko. 
  5. Rozwój osobisty. Ludzie uczą się bardzo niewiele ze słuchania siebie. Z drugiej strony rozwijają się, kiedy słuchają z otwartym umysłem perspektyw, pomysłów i doświadczeń innych.

Jak być lepszym aktywnym słuchaczem w pracy?

Aktywne słuchanie w pracy może pomóc lepiej poznać współpracowników i pokazać innym, że zależy nam na ich opiniach. Aby to osiągnąć, zastosuj się do poniższych wskazówek. 

1. Wycisz swoje myśli 

Może to wymagać trochę praktyki, ale nauczenie się odrzucenia własnych myśli i skupienie wyłącznie na tym, co mówi rozmówca, jest ważną częścią dobrego słuchacza. Zamiast przygotowywać swoją odpowiedź, skup się na informacjach, które są przekazywanedzięki temu zapamiętasz dużo więcej. Może się okazać, że manager i tak ostatecznie odpowie na wiele pytań lub wątpliwości, które zamierzałeś poruszyć. 

2. Używaj komunikacji werbalnej i niewerbalnej

Używanie werbalnej i niewerbalnej mowy ciała sprawia, że rozmówca czuje się szanowany i ma przeświadczenie, że uważnie słuchasz tego, co ma do powiedzenia. Połączenie uśmiechu, kiwania głową i kontaktu wzrokowego może dać mu afirmację, której potrzebuje, aby poczuć się pewnie. Nasza postawa ciała przekazuje wiele informacji o poziomie zaangażowania w słuchanie i całą rozmowę. Używanie mowy niewerbalnej w połączeniu z parafrazowaniem, zadawaniem trafnych pytań i udzielanie pozytrywnej zachęty do kontynuowania mówienia, to skuteczny sposób, aby stać się aktywnym słuchaczem, z którym liderzy i współpracownicy chętnie się komunikują. 

3. Unikaj osądzania

Ważne jest zachowanie neutralności i braku osądzania. Poczekaj, aż mówca skończy lub zrobi odpowiednią przerwę, zanim przedstawisz własną opinię, zakwestionujesz to, co powiedział lub zaproponujesz inną perspektywę. Przerywanie komuś nie tylko ogranicza pełne zrozumienie wiadomości, ale jest również frustrujące dla mówiącego i nieco lekceważące. Upewnij się, że osoba zakończyła przedstawianie swojego punktu widzenia, zanim zaczniesz mówić. Poczekaj dodatkową sekundę, aby mieć gwarancję. 

4. Udzielaj informacji zwrotnej

Po zakończeniu rozmowy z przełożonym lub pracownikiem przekaż mu odpowiednią informację zwrotną. Mogą to być pytania uzupełniające lub podzielenie się własnymi, szczerymi przemyśleniami. Dzięki temu uzyskasz wnikliwe odpowiedzi, ważne zwłaszcza podczas omawiania konkretnych tematów. 

Dlaczego aktywne słuchanie w pracy jest ważne?

Aktywne słuchanie odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu pracowników. Kiedy pracodawcy nie słuchają swoich podwładnych, ryzykują ich utratę. Pracownik, który czuje, że jest ignorowany i nikt nie chce wysłuchać tego, co ma do powiedzenia, może być urażony. Szanse są duże, że będzie szukał pracy gdzie indziej. Lider zespołu lub menedżer powinien nauczyć się brać pod uwagę poglądy wszystkich w równym stopniu i oferować odpowiednią informację zwrotną. Organizacja, która zachęca do aktywnej komunikacji między współpracownikami, ma wyższy wskaźnik retencji.

W jaki sposób rozwijać umiejętność aktywnego słuchania?

Słuchania można się nauczyć, a w przypadku osób zajmujących się zawodowo handlem i marketingiem - jest to obowiązkowe. Powinni oni brać udział w szkoleniach z efektywnej komunikacji interpersonalnej, podczas których poruszane będą zagadnienia słyszenia i słuchania. W AVENHANSEN oferujemy różnorodne szkolenia otwarte i szkolenia zamknięte, podczas których można podnieść umiejętności słuchania i efektywnej komunikacji w biznesie. Proponujemy kursy ze skutecznej komunikacji XXI wiekuwarsztaty współpracy i komunikacji w zespole oraz szkolenia ze skutecznych negocjacji w dziale zakupów. Osoby, które chcą dowiedzieć się, jak skutecznie przekazywać komunikaty i przekonywać do swoich racji, mogą zdecydować się na szkolenie z efektywnej komunikacji z elementami inteligencji emocjonalnej.

 

Zapoznaj się z naszymi szkoleniami

Szkolenia otwarte z komunikacji i negocjacji

 

Przeczytaj na naszym blogu również:

Słyszysz ale czy słuchasz? Aktywne słuchanie w biznesie
Oceny: 4 z 5 z 401 głosów