Polacy coraz częściej pracują w open space, ale nie dlatego, że nagle go pokochali. To trend napędzany przez firmy – elastyczność, oszczędności i łatwiejsza współpraca – a pracownicy uczą się go „oswajać” słuchawkami, ustalonymi zasadami ciszy i korzystaniem ze stref do rozmów oraz miejsc do skupienia. Jako społeczeństwo mamy silną potrzebę prywatności, granic i poczucia bezpieczeństwa. Cenimy takt i dystans, więc otwarta przestrzeń bywa dla wielu wyzwaniem. Rozprasza, zwiększa poczucie bycia obserwowanym i utrudnia koncentrację. Dlatego open space działa u nas najlepiej wtedy, gdy nie jest jedną wielką salą z biurkami, tylko przemyślanym biurem ze strefami m.in. do cichej pracy, spotkań i krótkiej regeneracji. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jakie są wady i zalety biura typu open space i dla kogo sprawdzi się tego typu przestrzeń do pracy.

Spis treści:

• Czym charakteryzują się biura typu open space i skąd się wzięły?

   

• Dlaczego firmy chętnie wybierają otwartą przestrzeń typu open space? Zalety takiego rozwiązania

• Skąd tyle sprzeciwu, czyli wady open space

• Biuro open space – jak ograniczyć rozpraszacze i zwiększyć komfort pracy?

• Dla jakich firm open space to idealne miejsce pracy?

Czym charakteryzują się biura typu open space i skąd się wzięły?

Open space to wielka przestrzeń, w której pracownicy nierzadko także ze swoimi przełożonymi pracują w tym samym pomieszczeniu bez tradycyjnych ścian działowych. Pomimo, że wielu wydaje się, że jest to stosunkowo nowe rozwiązanie, warto wiedzieć, że tego typu architektura biurowa istnieje już od dobrych, ponad stu lat, a pracownicy fizyczni zatrudnieni w fabrykach, tak naprawdę nie znają nawet innych możliwości. Od zawsze pracują wspólnie przy wielkich liniach produkcyjnych, czy przebywają w ogromnych halach.

Otwarta przestrzeń charakteryzuje się obszerną powierzchnią, dużymi przeszkleniami dla naturalnego oświetlenia oraz minimalną liczbą ścian działowych, często są to ścianki szklane. Biurka ustawiane są w rzędach, wyspach lub w modelu hot-desking (brak stałych miejsc). Pozwala to pomieścić nawet kilkadziesiąt osób w takiej przestrzeni.

Dlaczego firmy chętnie wybierają otwartą przestrzeń typu open space? Zalety takiego rozwiązania

Zwolennicy biur open space sugerują, że praca pod wspólnym dachem sprzyja motywacji, gdyż przebywając w otoczeniu współpracowników, będąc świadkami czyjejś wydajnej pracy, sami czujemy się w obowiązku do efektywniejszego wykonywania powierzonych zadań, tak żeby nie odstawać od innych.

Zwraca się również uwagę na fakt, że praca w systemie open space sprzyja współpracy i wspólnej pomocy. Dzieje się tak dlatego, że słyszymy i obserwujemy to, co dzieje się przy biurku obok i dlatego jesteśmy w stanie natychmiast zareagować i przyjść z odsieczą jeśli tego wymaga sytuacja.

Co więcej, praca w otwartej przestrzeni sprzyja większej kontroli, bo przełożeni nie muszą już sięgać po wyszukane metody nadzoru. Sami pracownicy wzajemnie się obserwują – słyszą rozmowy, widzą, kto przegląda internet, a kto faktycznie pracuje, zamiast „zbijać bąki”.

I w końcu kwestie ekonomiczne. Lokal, w którym nie trzeba tworzyć ścian działowych, wyposażać biur, kupować sprzętów elektronicznych, to same oszczędności.

Poza tym, w takiej sytuacji jesteśmy w stanie zatrudnić więcej osób. Dzięki open space firmy mogą zmaksymalizować liczbę pracowników i lepiej zagospodarować przestrzeń.

Biuro open space - zalety:

• większa motywacja pracowników i integracja,

• łatwiejszy i szybszy przepływ informacji,

• usuwanie barier komunikacyjnych,

• dużo mniejszy koszt utrzymania,

• łatwiejsza kontrola pracy przez kierownictwo.

Wydawałoby się, że open space to same zalet, skąd zatem tylu oponentów takiego rozwiązania?

Skąd tyle sprzeciwu, czyli wady open space

Psycholodzy alarmują, że ludzie nie są w stanie zbyt długo wytrzymać pracując w tego typu rozwiązaniu, ponieważ permanentnie czują się niczym na celowniku. Bezustanna obecność współpracowników, niemożność zrelaksowania się z uwagi na fakt, że zawsze ktoś patrzy, powoduje ogromny stres i napięcie. 

Poza tym warto pamiętać, że jako ludzie mamy swoje preferencje co do pozostałych osób, więc świadomość konieczności przebywania z tym, na kogo nie możemy wręcz patrzeć może rzeczywiście doprowadzić do rozstroju nerwowego. Mówi się także, że open space sprzyja zwyczajnie rozprzestrzenianiu się chorób, gdyż skupisko wielu osób w często niewietrzonym, a jedynie klimatyzowanym pomieszczeniu to nic innego jak epicentrum wirusów i namnażania się chorób.

Ci, którzy pracowali w systemie open space, zwracają uwagę na jeszcze jeden aspekt, a mianowicie hałas. Klikanie kilku, czy kilkunastu klawiatur, drukujące się materiały, przeplatające się głosy wielu rozmówców i tysiące innych, dodatkowych dźwięków, może sprawić, że pracownicy czują się jak w ulu i choć nie pracują przy młocie pneumatycznym to często właśnie tak to odczuwają.

Biuro open space - wady:

• większy hałas,

• brak prywatności,

• problemy z koncentracją i skupieniem się na wykonywaniu obowiązków,

• wysłuchiwanie prywatnych rozmów pracowników oraz plotek,

• większa transmisja chorób wirusowych i bakteryjnych.

Biuro open space – jak ograniczyć rozpraszacze i zwiększyć komfort pracy? 

Praca w biurze typu open space często wiąże się z nadmiarem bodźców, jednak wprowadzenie przemyślanych rozwiązań akustycznych może znacząco podnieść komfort i efektywność zespołu. Aby skutecznie ograniczyć rozpraszacze, można zastosować:

• panele dźwiękochłonne na sufitach i ścianach,

• miękkie wykładziny redukujące pogłos,

• mobilne ścianki działowe,

• meble tapicerowane sprzyjające relaksacji,

• specjalne budki akustyczne do prowadzenia rozmów telefonicznych, spotkań, wideokonferencji albo służące do chwilowego wyciszenia.

Dopełnieniem tych technicznych zabiegów powinna być obecność dużej ilości roślin, które działają jak naturalne dyfuzory dźwięku i tworzą przestrzeń sprzyjającą koncentracji i redukcji stresu.

Open space wymaga świadomej komunikacji

Rozwijaj kompetencje swojego zespołu dzięki praktycznym szkoleniom z komunikacji interpersonalnej

Dla jakich firm open space to idealne miejsce pracy?

Przestrzeń biurowa open space może być idealnym miejscem pracy dla ekstrawertyków, którzy lubią towarzystwo i nie przeszkadza im hałas wynikający ze wspólnej przestrzeni. Takie podejście do organizacji miejsca pracy sprawdzi się w przypadku firm i zespołów, które stawiają na szybką komunikację, kreatywność oraz elastyczność. Otwarta, duża przestrzeń jest idealnym rozwiązaniem wszędzie tam, gdzie praca ma charakter projektowy, dynamiczny, wymaga stałego przepływu informacji. Często z tradycyjnych biur na rzecz przestrzeni open space rezygnują również przedsiębiorstwa, które po prostu chcą zminimalizować koszty. 

Warto dodać, że wiele trudności związanych z open space nie wynika z samej przestrzeni, ale z braku jasnych zasad współpracy i kompetencji komunikacyjnych. Firmy coraz częściej sięgają więc po szkolenia z komunikacji, radzenia sobie ze stresem z elementami integracji zespołu czy budowania zespołów, aby nauczyć pracowników funkcjonowania w otwartym środowisku.

Przeczytaj na naszym blogu również:
 

• Zarządzanie konfliktem w zespole i efektywna komunikacja

• Zasady skutecznej komunikacji. W jaki sposób efektywnie komunikować się w zespole?

Maciej Firlit

O autorze:
Założyciel i Prezes Zarządu AVENHANSEN Sp. z.o.o. z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży szkoleniowej. Przeszedł wszystkie szczeble kariery zawodowej od sekretarza, przez HR-Managera, po Dyrektora i Prezesa Zarządu. Duży nacisk kładzie na wysoką jakość obsługi klienta. Jego liberalne podejście do zarządzania, bazujące na partnerstwie, słuchaniu innych i dyscyplinie jakościowej, przyczyniło się do sukcesu firmy AVENHANSEN. Jest precyzyjny, nie akceptuje półśrodków i dróg na skróty. Prywatnie największą radość czerpie z podróżowania i obcowania z naturą.

Więcej informacji: Maciej Firlit