Sprawnie zarządzany dział personalny może zapewnić organizacji strukturę i zdolność do zaspokajania potrzeb biznesowych poprzez zarządzanie najcenniejszymi zasobami firmy – jej pracownikami. Rola HR sprowadza się więc do zarządzania cyklem życia pracownika (tj. rekrutacji, zatrudniania, onboardingu, szkolenia i zwalniania) oraz administrowania świadczeniami pracowniczymi. Aby zrozumieć, jak ważną funkcję pełni ten dział w firmie, warto przyjrzeć mu się bliżej i poznać trzy najczęściej zauważalne w przedsiębiorstwach modele funkcjonowania działów personalnych.
Spis treści:
Trzy modele funkcjonowania działów personalnych w przedsiębiorstwie
Jak dbać o wizerunek działu HR w firmie?
Praca w dziale HR. Jak zostać specjalistą do spraw kadr i płac?
Jakie cechy powinien posiadać pracownik działu personalnego (HR)?
Kiedy firma potrzebuje działu personalnego?
Doskonalenie kompetencji działów HR
Czym jest dział HR?
HR, czyli Human Resources to nazwa zaczerpnięta z języka angielskiego i tłumaczona jako zasoby ludzkie. Dział ten jest niezbędny w wielu przedsiębiorstwach, niezależnie od ich wielkości. Jego zadanie polega na maksymalizacji wydajności pracowników i ochronie przedsiębiorstwa przed wszelkimi problemami, które mogą pojawić się w obrębie siły roboczej. Dział personalny odgrywa kluczową rolę w pomaganiu firmom w radzeniu sobie z szybko zmieniającym się środowiskiem biznesowym i większym zapotrzebowaniem na wysokiej klasy specjalistów. Jego pracownicy muszą być na bieżąco z wszelkimi przepisami, które mogą mieć wpływ na firmę i jej pracowników.
Czym zajmuje się dział HR?
Obowiązki pracowników HR mogą różnić się w zależności od czynników, takich jak polityka rekrutacyjna i onboardingowa firmy lub poziom stażu pracy HR-owca. Jednak w większości przedsiębiorstw do typowych zadań pracowników działu personalnego należy:
- zarządzanie działaniami rekrutacyjnymi;
- nadzór nad legalnością umów o pracę;
- zapewnienie przestrzegania norm bezpieczeństwa i higieny pracy;
- wdrażanie nowych pracowników;
- zarządzanie wynagrodzeniami;
- ocena wydajności pracowników;
Specjaliści ds. zasobów ludzkich zajmują się także prowadzeniem negocjacji ze związkami zawodowymi oraz udzielaniem nowym i obecnym pracownikom informacji o świadczeniach i płacach. Gdy pracownik ma skargę dotyczącą miejsca pracy — czy to odnoszącą się do wynagrodzenia, świadczeń, obciążenia pracą, godzin pracy, czy czegokolwiek innego — dział HR może działać jako łącznik między pracownikiem a pracodawcą, pomagając w rozwiązywaniu wszelkich sporów.
Trzy modele funkcjonowania działów personalnych w przedsiębiorstwie
Dział personalny w firmie jest jednym z tych nielicznych, które mają za zadanie pełnić ogromną ilość funkcji, które krzyżują drogi wszystkich osób w organizacji. Aby zrozumieć tak kluczową rolę jego pracowników w firmie, warto przyjrzeć się trzem najczęściej zauważalnym modelom funkcjonowania działów personalnych.
Model pasywny
W modelu pasywnym dział HR skupia się głównie na wykonywaniu tych zadań, które są zupełnie niezbędne do tego, aby firma działała przede wszystkim legalnie. Osoby zatrudnione w tzw. kadrach są dobrze obeznane z kodeksem pracy, czy innymi dokumentami regulującymi sprawy pracownicze. Zakres ich działalności skupia się przede wszystkim na:
- prowadzeniu akt pracowniczych,
- dbaniu o badania i szkolenia bhp,
- raportowaniu do ZUS-u i urzędów skarbowych,
- opracowywaniu regulaminu pracy i wynagradzania,
- przygotowywaniu wszystkich dokumentów związanych z zatrudnianiem: w tym umów, świadectw pracy, czy wszelkich niezbędnych zaświadczeń,
- naliczaniu i przelewaniu wynagrodzeń,
- monitoringu urlopów i absencji pracowniczych,
- przygotowywaniu dokumentów dla tych, którzy przechodzą na emeryturę bądź rentę.
Jak łatwo można zauważyć, funkcjonowanie działu personalnego w takiej formie, skupia się jedynie na niezbędnym minimum i jest możliwe wyłącznie w mikro przedsiębiorstwach, gdzie wymienione czynności wykonuje zazwyczaj jedna osoba.
Model reaktywny
W modelu reaktywnym podstawę działań stanowią zadania realizowane w sposobie pasywnym, ale wartością dodaną są reakcje działu HR na te potrzeby, które w danym momencie pojawią się w firmie. Mogą one dotyczyć np. szkolenia pracowników, obejmować controlling personalny, czy też uczyć, jakie są modele zarządzania kadrami wśród kierowników liniowych. To, co zazwyczaj da się zauważyć, jeśli chodzi właśnie o ten model działania działów personalnych, to fakt, że z czasem, reagowanie na pojawiające się potrzeby staje się niewystarczające. W miarę rozwijającego się wciąż przedsiębiorstwa nie można sobie pozwolić jedynie na odpowiadanie na zaistniałe już sytuacje. Prędzej, czy później, firma, dochodzi do wniosku, że planowanie działań, podejmowanie decyzji zawczasu, zaoszczędzi wielu nerwów i niepotrzebnego chaosu.
Model aktywny
Ostatni z proponowanych modeli, stanowi kumulację najlepszych wydań tych wyżej opisanych wraz z dodatkiem w postaci planowania, przewidywania tego, co może być istotne za miesiąc czy rok. Cele działu personalnego są skorelowane z działaniami i polityką całego przedsiębiorstwa, a co więcej, opierają się nie tylko na świadomości, jakie są zalety szkoleń pracowników, ale również jak mogą się one przełożyć na bezpośrednie wykonywanie obowiązków, czy też jak istotna jest sztuka podejmowania decyzji menedżerskich. W modelu aktywnym liczy się zatem wszystko i żaden aspekt organizacji nie jest pomijany, ponieważ to mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której nie można już przewidywać, a jedynie reagować.
Jak dbać o wizerunek działu HR w firmie?
Znając już typowe zadania stawiane przed działami personalnymi, zastanówmy się, dlaczego u tak wielu osób wzbudzają one silne emocje. Przede wszystkim, jest to związane z faktem, że już na samym wstępie to właśnie od tych komórek w przedsiębiorstwie zależy nasze “być albo nie być” w firmie. Kiedy zostaniemy zaproszeni na rozmowę, zazdrościmy tej zrelaksowanej pani po drugiej stronie biurka jej spokoju ducha. Nasze emocje wynikają zatem ze świadomości ogromu wiedzy, jaką posiadają pracownicy kadr oraz oczywiście tego, że te informacje dotyczą właśnie nas.
Dział personalny powinien być przyjaznym miejscem, a nawet stanowić bezpieczną przystań dla pracowników. Kluczowe praktyki, które sprawią, że HR może być dobrze odbieranym systemem wsparcia to:
- Słuchanie i odpowiadanie na potrzeby pracowników
Specjaliści HR mogą mieć złą reputację, ponieważ nie reagują tak szybko, jak to konieczne. Słuchając pracowników i udzielając odpowiedzi na zapytania oraz wątpliwości w możliwie jak najkrótszym czasie, HR-owcy pokazują osobom, że są ważni dla firmy.
- Otwarta komunikacja
Pracownicy chcą wiedzieć, co się dzieje w firmie i nie znoszą przebywania w niepewności. Będą bardziej zaangażowani, gdy rozumieją, co dzieje się w organizacji, niezależnie od tego, czy jest to dobre, czy złe.
- Pozostanie neutralnym
Osoby z działu HR reprezentują nie tylko kierownictwo, ale także pracowników. Ważne jest, aby w trudnych sytuacjach wysłuchać zarówno przełożonego, jak i jego podwładnego i zaoferować odpowiednią radę. Kierownictwo i pracownicy na pewno docenią obiektywizm działu personalnego.
- Utrzymywanie kultury firmy
W procesie onboardingu ważne jest, aby menedżerowie HR dzielili się wartościami, normami i wizją firmy z pracownikami – zapoznając ich z ogólnym etosem organizacji. Wyjazdy zespołowe, budowanie społeczności i wszelkie systemy nagradzania lub programy uznawania to dodatkowe sposoby, jak działy HR mogą utrzymywać motywację i morale pracowników na wysokim poziomie.
Rozwiń swoje kompetencje i osiągnij sukces w pracy
Sprawdź naszą ofertę szkoleń otwartych z umiejętności osobistych
Praca w dziale HR. Jak zostać specjalistą do spraw kadr i płac?
Istnieje wiele ścieżek, dzięki którym można zostać specjalistą HR, w zależności od naszego poziomu doświadczenia, wykształcenia i dostępnych możliwości. W branży chętnie zatrudniane są osoby po studiach z zakresu finansów, rachunkowości oraz zarządzania. Osoby, które chcą zacząć karierę w dziale personalnym, powinny posiadać szeroką wiedzę na temat prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i zagadnień związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Mile widziana jest także znajomość aktualnych realiów panujących na rynku pracy i języków obcych w stopniu komunikatywnym. Oprócz wykształcenia osoba aplikująca na stanowisko HR-owca musi posiadać odpowiednie cechy personalne i interpersonalne.
Jakie cechy powinien posiadać pracownik działu personalnego (HR)?
Zarządzanie zasobami ludzkimi to rozwijająca się od dziedzina zawodowa, a trend będzie się utrzymywał, ponieważ wymagania stawiane HR przez firmy każdej wielkości rosną. Od wynagrodzeń pracowniczych i świadczeń po zarządzanie wynikami i raportowanie, specjaliści ds. zasobów ludzkich odgrywają kluczową rolę w zapewnianiu satysfakcji i produktywności obu stron umowy o pracę. Następujące kompetencje są niezbędne do pełnienia ról specjalistów kadr i płac:
- Umiejętność zarządzania konfliktami — w przypadku nieporozumień dotyczących pracy, harmonogramów personelu i wynagrodzeń między pracownikami a pracodawcami specjaliści ds. zasobów ludzkich wykorzystują swoje umiejętności zarządzania konfliktami, aby znaleźć rozwiązanie. Dodatkowe kompetencje do rozwiązywania konfliktów obejmują empatię, umiejętności negocjacyjne i prowadzenia dyskusji grupowych.
- Dobra komunikacja — specjaliści HR często przeprowadzają rozmowy telefoniczne, wideo lub osobiste. Współpracują również z dyrektorami biznesowymi, dostarczając aktualnych informacji na temat spraw związanych z zasobami ludzkimi. Czynności te wymagają wyjątkowych umiejętności komunikacyjnych, w tym słuchania i mówienia.
- Umiejętność podejmowanie decyzji — specjaliści działu personalnego często podejmują trudne decyzje. Współpracują z menedżerami ds. rekrutacji, aby ustalić, którzy kandydaci otrzymają oferty pracy. Często biorą też udział w podejmowaniu decyzji dotyczących sporów, zwolnień i działań dyscyplinarnych.
- Umiejętności interpersonalne — mając na uwadze regularne kontakty z menedżerami na różnych szczeblach i z kandydatami, potrzeba wyjątkowych umiejętności interpersonalnych. Odpowiednia postawa i życzliwe usposobienie mogą znacznie przyczynić się do zdobycia zaufania zarówno pracowników, jak i pracodawców.
- Organizacja i zorientowanie na szczegóły — śledzenie akt pracowników ma kluczowe znaczenie dla roli specjalistów ds. zasobów ludzkich. Muszą to być osoby skrupulatne i zorganizowane, aby zachować dokładne pliki, zarówno drukowane, jak i cyfrowe. Dbałość o szczegóły jest również niezbędna, aby kontrole z urzędu i rozpatrywanie skarg pracowników były zgodne z przepisami prawa pracy.
- Wysoka etyka — specjaliści ds. zasobów ludzkich zajmują się ważnymi sprawami biznesowymi. Wymaga to uczciwości, szczerości i wysokich standardów etycznych w celu ochrony praw pracowników do prywatności i zachowania poufności.
Kiedy firma potrzebuje działu personalnego?
Strategia każdej firmy jest inna, ale zwykle potrzeba stworzenia działu personalnego lub zatrudnienia menedżera HR pojawia się, gdy:
Firma szybko się rozwija
Firma odnosi sukcesy tylko dzięki pracownikom, którzy w niej pracują. Jeśli biznes szybko się rozwija i zachodzi potrzeba zatrudnienia większej liczby nowych osób, trudne może okazać się zrekrutowanie i utrzymanie najlepszych pracowników bez dedykowanej osoby z działu HR. Dział personalny pomoże w tworzeniu opisu stanowiska i selekcji kandydatów, aby przyciągnąć i zatrudnić największe talenty. Specjalistom do spraw kadr można także zlecić przeglądanie wyników pracowników w celu określenia obszarów do rozwoju.
Rosną spory pracownicze
Im więcej pracowników ma firma, tym większe ryzyko pojawienia się problemów, takich jak nękanie, spory płacowe i niesprawiedliwe traktowanie. Konsekwencje złego postępowania w tego typu sytuacjach mogą skończyć się sprawą w sądzie lub utratą reputacji. Menedżer HR jest odpowiedzialny za rozwiązywanie konfliktów w miejscu pracy i powinien być w stanie uniknąć procesów sądowych poprzez mediację. Harmonijne relacje z pracownikami są ważne dla sukcesu każdej firmy.
Obowiązki związane ze sprawami personalnymi zajmują zbyt dużo czasu
Wiele średniej wielkości firm zwleka z zatrudnieniem dedykowanego specjalisty HR ze względu na koszty, ale oznacza to, że kluczowe osoby są zmuszone poświęcać wiele godzin na kwestie związane z zatrudnieniem, zamiast wykonywać swoje zadania. Jeśli więc chcemy bardziej skoncentrować się na rozwoju przedsiębiorstwa i nie obarczać innych działów zadaniami rekrutacyjnymi, HR może zająć się wszystkimi wymaganiami prawnymi, zasadami i procedurami, upewniając się, że są one zgodne z obowiązującym prawem pracy.
Doskonalenie kompetencji działów HR
Inwestowanie w najnowocześniejsze szkolenia HR może odegrać kluczową rolę w zapewnieniu, że dział zasobów ludzkich jest prawdziwym partnerem strategicznym dla liderów biznesu. Przy tak wielu różnych obowiązkach w dziale HR wachlarz szkoleń i kursów, które mogą okazać się przydatne w danej firmie, jest różnorodny. Zatrudnianie nowych pracowników wymaga od osób w dziale personalnym dobrej znajomości przepisów prawa pracy, które nieustannie ulegają zmianom. Z tego powodu warto regularnie aktualizować wiedzę z zakresu prawnych aspektów rekrutacji, selekcji i zatrudniania. Kandydaci na HR-owców oraz specjaliści od kadr i płac mogą również podnieść swoje umiejętności, uczestnicząc w szkoleniu dotyczącym rozwiązywania konfliktów w organizacji, gdyż to często na ich barkach spoczywa załagodzenie sporu między pracownikiem a pracodawcą. Polecamy także szkolenie z budowania wielopokoleniowego zespołu oraz kurs z zarządzania szkoleniami i rozwojem pracowników. Dział HR nie tylko powinien podnosić kompetencje we własnych szeregach, ale także dbać o nieustanny rozwój pracowników przedsiębiorstwa.
Zoptymalizuj pracę w dziale personalnym
Zobacz szkolenia otwarte z zarządzania i HR
Przeczytaj na naszym blogu również:
