W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, gdzie rynek pracy ewoluuje z niezwykłą prędkością, kluczowym aspektem staje się nie tylko znalezienie odpowiednich pracowników, ale i dokładne zweryfikowanie ich przeszłości oraz kwalifikacji. Weryfikacja pracownika przed zatrudnieniem to inwestycja w bezpieczeństwo i rozwój firmy. Nieodpowiednie decyzje w tym zakresie mogą kosztować organizację dużo więcej niż tylko samo wynagrodzenie - mowa tutaj o potencjalnych stratach wynikających z błędów, niedopasowania do zespołu, a nawet - w skrajnych przypadkach - naruszeń prawa. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak zminimalizować ryzyko błędnych rekrutacji poprzez sprawdzanie pracowników. 

Spis treści:

• Dlaczego warto sprawdzać przeszłość potencjalnych kandydatów na pracownikow

• Jakie informacje warto sprawdzać przy potencjalnych pracownikach?

• Jakie metody weryfikacji pracownika przed zatrudnieniem stosować?

• O czym pamiętać podczas sprawdzania potencjalnego pracownika?

• Szkolenia, które pomogą w lepszej weryfikacji i ocenie kandydatów na pracownikow

Dlaczego warto sprawdzać przeszłość potencjalnych kandydatów na pracowników?

Potrzeba weryfikacji informacji na temat przyszłego pracownika wynika przede wszystkim z tego, że często kandydaci opowiadają bajki i konfabulują podczas rozmowy kwalifikacyjnej. W rzeczywistości okazują się zupełnymi laikami w danej materii, przez co nie tylko zabierają czas, ale stanowią realne zagrożenie dla projektów realizowanych przez firmę.

Liczne badania wskazują, że dramatycznie wzrasta liczba przestępstw popełnianych w pracy i wcale nie zalicza się do nich korzystania z biurowego tonera do celów prywatnych. Pod uwagę brane są tutaj takie kwestie jak: kradzieże, defraudacje, wykradanie i handlowanie tajnymi informacjami, czy napaści na współpracowników bądź przełożonych. Choć powyższe zarzuty są dla niektórych niewiarygodne, to warto wspomnieć, że wiele przedsiębiorstw z uwagi na dobrą reputację firmy, nawet nie zgłasza wykroczeń czy przewinień swoich podwładnych. Jeśli dodamy do tego, wspomniane na początku, ,,niewinne kłamstewka” umieszczane w CV oraz koloryzowanie podczas rozmów kwalifikacyjnych, lista grzechów robi się naprawdę długa i warta zweryfikowania.

Podsumowując, weryfikacja pracownika przed zatrudnieniem pozwoli na:

• zminimalizowanie ryzyka zatrudnienia niewłaściwej osoby;

• ochronę firmy przed stratami finansowymi i wizerunkowymi;

• zapewnienie bezpieczeństwa i komfortu pracy pozostałym pracownikom;

• zatrudnienie kompetentnych i zaangażowanych osób, które będą stanowić wartościowy zasób dla firmy.

Jakie informacje warto sprawdzać przy potencjalnych pracownikach?

Pracodawcy mają prawo do ochrony swoich interesów i muszą upewnić się, że zatrudniają kompetentnych i uczciwych pracowników. Z drugiej strony, kandydaci mają prawo do prywatności i nie wszystkie informacje z ich przeszłości muszą być istotne z punktu widzenia wykonywanej pracy. Zanim zabierzemy się do przeprowadzania kontroli miejmy zawsze na uwadze kwestie ochrony danych osobowych oraz dostępu do informacji poufnych, których nieposzanowanie może skończyć się oskarżeniem o dyskryminację czy nawet wnioskiem do sądu. 

To, co mamy prawo weryfikować i sprawdzać, to przede wszystkim:

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje (dyplomy ukończenia szkół i zaświadczenia o zdobytych uprawnieniach, świadectwa pracy itd.);

• informacje na temat umiejętności kandydata;

• mocne i słabe strony kandydata;

• jaka jest etyka pracy kandydata? Jak podchodzi on do rozwiązywania problemów?

• ze względu na profil stanowiska czasami sprawdza się również, czy kandydat na pracownika nie był karany. W takich sytuacjach wymaga się zaświadczenia o niekaralności. Dotyczy to przede wszystkim nauczycieli, pracowników na stanowiska urzędnicze, policjantów, pracowników agencji ochrony.

Czy pracodawca może sprawdzić historię zatrudnienia pracownika?

Po wejściu w życie RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, pracodawca ma znacznie utrudnione pozyskiwanie referencji o potencjalnych pracowników w kontekście poprzedniego zatrudnienia. Przede wszystkim nie może sprawdzać kandydatów do pracy na portalach społecznościowych (np. facebook), nie ma prawa pozyskiwać informacji na ten temat od osób trzecich, np. od współpracowników tej osoby, a także zadzwonić do byłego pracodawcy i dopytywać o kandydata. Zabronione jest również prześwietlanie życiorysów, czyli tzw. background screening. 

Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku weryfikacji kandydata przez pracodawcę lub rekruterów na portalu LinkedIn. Jest to portal stworzony w celu poszukiwania pracy, którego regulamin czy polityka prywatności wymaga wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 RODO). Zanim użytkownicy z niego zaczną korzystać, muszą zaakceptować regulamin. W przeciwnym wypadku utworzenie konta nie będzie możliwe.

Wobec powyższego ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z tego, że pracownicy posiadają pewne prawa w kontekście sprawdzania poprzedniego zatrudniania. W związku z tym pracodawca potrzebuje zgody pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych. Kandydat powinien zostać poinformowany o tym, jakie informacje o nim będą zbierane i w jakim celu. Rekruterzy powinni uważać na wiadomości znalezione w internecie i weryfikować je w innych źródłach. Kandydat z kolei ma prawo do wglądu do zebranych na jego temat informacji i do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości.

Prawo pracodawcy do żądania informacji o stanie zdrowia pracownika

Informacje o stanie zdrowia pracownika są uznawane za dane osobiste i szczególnie wrażliwe, co oznacza, że ich przetwarzanie jest generalnie zabronione przez przepisy RODO, chyba że spełnione są konkretne wyjątki. Pracodawcy mogą żądać od pracowników jedynie tych danych osobowych, które są niezbędne do realizacji uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, np. w celu skorzystania z uprawnień przysługujących pracownikom z niepełnosprawnościami lub w przypadkach związanych z ochroną zdrowia publicznego. Przetwarzanie danych o stanie zdrowia może być również dozwolone, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę, ale musi ona być świadoma i jednoznaczna, a informacje o zdrowiu mogą być przetwarzane wyłącznie w konkretnym, wyraźnie określonym celu.

Dowiedz się, jak efektywnie prowadzić rekrutację i zbudować zespół marzeń

Skorzystaj ze szkoleń otwartych dla działów HR

Jakie metody weryfikacji pracownika przed zatrudnieniem stosować?

Jak w praktyce może wyglądać weryfikacja wierzytelności aplikanta? Po pierwsze, jeszcze przed rozmową, warto przygotować listę osób, do których można zadzwonić, aby potwierdzić prawdziwość informacji zawartych w CV. Pomimo, że dla kandydata może być to dość niekomfortowa sytuacja, z pewnością okaże się skuteczna w przypadku tych, którzy chcieli nas oszukać lub podkoloryzowali w CV. Po otrzymaniu takiej prośby, większość z nich zrezygnuje, co zwyczajnie zaoszczędzi czas i ewentualne reperkusje z powodu podjęcia niewłaściwej decyzji.

Po drugie, zawsze warto poprosić potencjalnego kandydata o zgodę do np. sprawdzenia historii zatrudniania, czy do zasięgnięcia opinii o nim u poprzedniego pracodawcy. Pewne informacje podane przez przyszłego pracownika można też samodzielnie weryfikować, np. prawdziwość uzyskanych dyplomów. Jest to o tyle istotne, iż często aplikanci mają tendencję do generalizowania, a co za tym idzie, fakt, iż studiowali przez trzy lata marketing i zarządzanie umieszczają w CV jako ukończone studia magisterskie z powyższego kierunku.

Po trzecie, trzeba po prostu uważne słuchanie i przyglądać się kandydatowi. Mowa ciała, reakcje zainteresowanego mogą być dla nas bardzo pomocne w uzyskaniu prawdziwych danych, bądź wyłapaniu pewnych nieścisłości. Czasami zresztą sami pretendenci złapani w pułapkę pytań, potrafią nieświadomie ujawnić informacje, które starali się zataić.

Metody selekcji kandydatów do pracy: 

• dokładana analiza CV i listu motywacyjnego;

• wstępna rozmowa telefoniczna;

• rozmowa kwalifikacyjna, podczas której pojawią się pytania o doświadczenie zawodowe, umiejętności, motywacje, cele zawodowe;

• testy i zadania (sprawdzanie praktycznych umijętności kandydata, np. podczas dnia próbnego);

• sprawdzanie historii zatrudniania przy użyciu narzędzi do rekrutacji, takich jak portal LinkedIn.

O czym pamiętać podczas sprawdzania potencjalnego pracownika?

• Zgodność z prawem - przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i niedyskryminowanie kandydatów. 

• Transparentność - poinformowanie kandydata o celu i zakresie weryfikacji jego przeszłości.

• Obiektywizm - nieopieranie oceny kandydata na subiektywnych wrażeniach. 

• Poufność - nieudostępnianie informacji o kandydatach osobom trzecim bez ich zgody.

Szkolenia, które pomogą w lepszej weryfikacji i ocenie kandydatów na pracowników

Właścicieli firm, pracowników działów HR oraz rekruterów zapraszamy do wzięcia udziału w szkoleniach zamkniętych z zarządzania i HR, takich jak nowoczesne narzędzia i techniki rekrutacji oraz skuteczna rekrutacja. Podczas szkoleń uczestnicy poznają metody przeprowadzania procesu rekrutacyjnego i selekcji oraz nauczą się, w jaki sposób zadawać pytania, by dokładniej weryfikować kompetencje przyszłych pracowników. Szkolenia pozwolą na bardziej świadome prowadzenie procesów rekrutacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Weryfikacja przeszłości kandydatów może być przydatnym narzędziem w procesie rekrutacyjnym, ale należy ją przeprowadzać w sposób rozważny i etyczny. Ważne jest, aby uszanować prawo kandydatów do prywatności i chronić ich dane osobowe.

Przeczytaj na naszym blogu również:

• Rekrutacja zewnętrzna czy wewnętrzna - jak skutecznie pozyskiwać pracowników?

• Prowadzenie rekrutacji – wskazówki, jak znaleźć odpowiedniego pracownika

Maciej Firlit

O autorze:
Założyciel i Prezes Zarządu AVENHANSEN Sp. z.o.o. z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży szkoleniowej. Przeszedł wszystkie szczeble kariery zawodowej od sekretarza, przez HR-Managera, po Dyrektora i Prezesa Zarządu. Duży nacisk kładzie na wysoką jakość obsługi klienta. Jego liberalne podejście do zarządzania, bazujące na partnerstwie, słuchaniu innych i dyscyplinie jakościowej, przyczyniło się do sukcesu firmy AVENHANSEN. Jest precyzyjny, nie akceptuje półśrodków i dróg na skróty. Prywatnie największą radość czerpie z podróżowania i obcowania z naturą.

Więcej informacji: Maciej Firlit