Jak skutecznie rozmawiać z Klientem? Zasady, etapy, przykłady

Skuteczna rozmowa z klientem

Rozmowa z Klientem to niełatwa sztuka. Zarówno ta twarzą w twarz, jak i telefoniczna, mogą przysporzyć sporo stresu i zdenerwowania. Skuteczne prowadzenie negocjacji jest bardzo ważne - często zależy od tego przedłużenie kontraktu, podpisanie ważnej umowy, określenie warunków dalszej współpracy czy sprzedaż określonych dóbr i usług. Na szczęście efektywnej i przynoszącej pozytywny skutek konwersacji można - i warto! - się nauczyć. Owocne i skuteczne rozmowy z Klientem zawsze zaczynają się od aktywnego słuchania i rozumienia potrzeb drugiej strony oraz klarownego przekazywania informacji. Nie bez znaczenia są również empatia, tempo mówienia, sposób formułowania pytań, używanie zrozumiałego języka oraz podsumowanie konwersacji. Skuteczna rozmowa z Klientem z pewnością wymaga wcześniejszego przygotowania. Jak to zrobić, w jaki sposób poprowadzić dialog i jakich błędów się wystrzegać? Podpowiadamy!


 

  • Kluczem do skutecznej rozmowy z Klientem jest aktywne słuchanie. Duży wpływ na powodzenie konwersacji mają również: przyjazna aparycja, empatia, pozytywny ton, używanie klarownego języka i zadawanie pytań otwartych.
  • Efektywna rozmowa składa się z kilku etapów, do których powinno się przechodzić płynnie i naturalnie. Dialog z Klientem powinien być poprzedzony odpowiednim przygotowaniem, które pozwoli poczuć się pewniej, a także sprawi wrażenie obycia w temacie, profesjonalizmu i wiarygodności.
  • Skutecznych rozmów z Klientami (biznesowych, negocjacyjnych czy sprzedażowych, zarówno twarzą w twarz, jak i przez telefon) można się nauczyć. W szlifowaniu tych kompetencji mogą pomóc profesjonalne warsztaty i szkolenia z umiejętności osobistych, komunikacji i negocjacji czy sprzedaży i obsługi klienta.

Spis treści:

  1. Skuteczna konwersacja - czyli jaka?
  2. Dlaczego dialog z Klientem to niełatwa sztuka?
  3. Jak przygotować się do rozmowy z Klientem?
  4. Jakie są zasady owocnego dialogu z Klientem?
  5. Jakie są etapy prowadzenia skutecznej rozmowy z Klientem?
  6. Jak skutecznie prowadzić konwersację z Klientem?
  7. Co może pomóc w prowadzeniu owocnej rozmowy?
  8. Jakich pytań i sformułowań warto użyć podczas konwersacji? Przykłady
  9. Jakich błędów należy się wystrzegać, aby rozmowa z Klientem była efektywna i skuteczna?
  10. Na co zwracać uwagę podczas rozmowy telefonicznej z Klientem?
  11. Jak przygotować się do rozmowy sprzedażowej?
  12. W jaki sposób wybrnąć z trudnej, niezręcznej sytuacji podczas konwersacji?
  13. Co zrobić w sytuacji, gdy mamy do czynienia z trudnym Klientem?

Skuteczna konwersacja - czyli jaka?

Zanim poznamy zasady i etapy owocnej konwersacji, warto na początku zastanowić się, czym ona właściwie jest. Z definicji skuteczna rozmowa to taka, w której obydwie strony są dobrze rozumiane, a dialog prowadzony jest w sposób jasny i klarowny. Podczas takiej wymiany zdań bardzo ważne jest respektowanie poglądów i punktu widzenia rozmówcy. Taką komunikację można uznać za pozytywną i efektywną, kiedy obie strony są zrozumiane i zadowolone z rezultatów. Skuteczne prowadzenie rozmów jest istotne nie tylko w życiu osobistym, ale także w pracy, sprzedaży i podczas negocjacji.

Dlaczego dialog z Klientem to niełatwa sztuka?

Może się wydawać, że nie ma nic prostszego, niż rozmowa z Klientem. W istocie jest to jednak niełatwe zadanie, które wymaga nabycia pewnych umiejętności i odpowiednich technik. Po drugiej stronie zawsze stoi człowiek. Niektóre konwersacje bywają trudne i męczące, wymagają zachowania spokoju, kontrolowania swoich emocji i znalezienia zadowalającego rozwiązania. Skuteczny dialog nie polega na samym mówieniu, ale również na aktywnym słuchaniu i rozumieniu potrzeb drugiej strony.

Przeczytaj również: Jakich cech u pracownika odpowiedzialnego za kontakt z klientem poszukują pracodawcy?

Jak przygotować się do rozmowy z Klientem?

Do prowadzenia konwersacji z Klientem warto wcześniej dobrze się przygotować. Spontaniczne podejście do tematu raczej nie jest dobrym pomysłem, szczególnie, jeśli występujemy w imieniu naszej firmy i zależy nam na efektach. Przygotowanie do rozmowy może obejmować różne aspekty, w tym kwestie techniczne, organizacyjne, merytoryczne i psychologiczne. Odpowiednie podejście pozwoli zminimalizować stres i niepewność, które czasem towarzyszą nam podczas prowadzenia dialogu.

Przygotowanie techniczne

Podstawową, a często zaniedbywaną kwestią jest przygotowanie techniczne. Chodzi o znalezienie odpowiedniego miejsca, które pozwoli na swobodną rozmowę. Jeśli konwersacja odbywa się twarzą w twarz, warto zarezerwować wcześniej salę konferencyjną lub zorganizować wygodne miejsce w biurze, w którym nikt nie będzie przeszkadzał. Dobrze jest także zadbać o potrzebne akcesoria, takie jak kalendarz, notatnik, coś do pisania. Jeśli planujemy dłuższe negocjacje, warto zatroszczyć się także o wygodę: komfortowe fotele lub krzesła, wodę lub ciepły napój do picia, odpowiednią temperaturę w pomieszczeniu, nawiew z klimatyzacji. Duży wpływ na dobre samopoczucie ma również komfortowy, reprezentatywny strój, w którym będziemy czuć się swobodnie i pewnie. Przed rozmową należy także sprawdzić sprzęt i połączenie z Internetem, jeśli konwersacja odbywa się przez telefon lub online (coraz popularniejsze są telekonferencje i czaty).

Przygotowanie organizacyjne

Przygotowanie organizacyjne obejmuje czas, w jakim ma odbyć się spotkanie. Przyjmuje się, że najlepszą porą na efektywne konwersacje są godziny przedpołudniowe (9.00-11.00), kiedy na ogół jesteśmy rozbudzeni, w dobrej formie, zmotywowani do pracy i w pełni sił. Im później, tym bardziej wzrasta zmęczenie, rozdrażnienie czy frustracja. Kontakt z Klientem zagranicznym wymaga oczywiście dokładnego sprawdzenia strefy czasowej.

Przygotowanie merytoryczne

Bardzo ważne w skutecznej rozmowie jest przygotowanie merytoryczne. Warto przemyśleć cel spotkania i sprecyzować efekt, jaki zamierzamy osiągnąć. Znajomość tematu sprawi, że będziemy postrzegani przez Klienta jako osoba wiarygodna, wykwalifikowana, wiedząca, o czym mówi. Dzięki temu nie tylko wzbudzimy w rozmówcy zaufanie, ale też zbudujemy pozytywny wizerunek firmy czy marki, którą reprezentujemy. Do przygotowania merytorycznego można wykorzystać skrypt i opatrzyć go własnymi notatkami.

Przygotowanie psychologiczne

Ostatnim ważnym krokiem jest przygotowanie psychologiczne. Nie od dziś wiadomo, że forma spotkania, nasza aparycja i mowa ciała przemawiają mocniej, niż sama treść (przeczytaj również artykuł: Komunikacja niewerbalna ważniejsza od słów). Bardzo ważne jest zrobienie dobrego pierwszego wrażenia i poprowadzenie rozmowy w kontrolowany sposób. Liczy się nasza aparycja, postawa, mimika, gestykulacja, tempo mówienia i brzmienie głosu, dobór słów i zwrotów. Warto również pracować nad pewnością siebie, aby uchodzić za osobę kompetentną, wiarygodną, budzącą zaufanie. Na szczęście wielu z tych cech można się nauczyć dzięki specjalnym kursom i warsztatom. W szlifowaniu odpowiednich technik pomogą między innymi szkolenia zamknięte z umiejętności osobistych, na przykład Komunikacja interpersonalna z elementami inteligencji emocjonalnej - świadome komunikowanie, zarządzanie emocjami i stresem, Skuteczna współpraca biznesowa czy Trening efektywnej komunikacji w biznesie.

 

Chcesz doskonalić sztukę skutecznej rozmowy i prowadzić owocne, efektywne konwersacje? 

Sprawdź ofertę szkoleń zamkniętych z komunikacji i negocjacji od firmy szkoleniowo-doradczej AVENHANSEN
 

 

Jakie są zasady owocnego dialogu z Klientem?

Owocna konwersacja z Klientem to nie tylko mówienie i prezentowanie własnego stanowiska. Na skuteczną, efektywną konwersację wpływ mają również:

  • aktywne słuchanie Klienta i rozumienie jego potrzeb;
  • empatia, próba wejścia w perspektywę rozmówcy;
  • używanie prostego, klarownego, zrozumiałego języka pełnego konkretów, bez niepotrzebnego technicznego żargonu, górnolotnych metafor, długich dygresji i nadmiernego small talku;
  • pozytywny i przyjazny ton głosu, miła aparycja, dobra atmosfera;
  • zadawanie pytań otwartych, które zachęcają do wyrażania uczuć i myśli;
  • podsumowanie, które daje pewność, że obie strony dobrze się zrozumiały.

Przeczytaj również: Jak rozmawiać z Klientami: klucz do budowania trwałych relacji i sukcesu biznesowego.

Jakie są etapy prowadzenia skutecznej rozmowy z Klientem?

W rozmowie z Klientem można wyróżnić sześć głównych etapów, dzięki którym konwersacja ma największe szanse na osiągnięcie sukcesu. Oczywiście jest to podział umowny, mający ułatwić prowadzenie rozmowy, a nie sprowadzić ją do odhaczania kolejnych punktów na liście. W prowadzeniu skutecznego dialogu często liczy się elastyczność, otwartość i swoboda, z reguły jednak konstrukcja dialogu prezentuje się podobnie.

Etap 1: Otwarcie rozmowy

Rozpoczynamy oczywiście od otwarcia konwersacji. To czas na przywitanie, przedstawienie się z imienia i nazwiska oraz ewentualnie stanowiska, opisanie w skrócie swojej firmy i określenie głównego tematu rozmowy. Tutaj jest również miejsce na omówienie ewentualnych kwestii technicznych (szczególnie ważne w przypadku rozmowy telefonicznej lub wideokonferencji - czy sprzęt dobrze działa, czy obraz jest wyraźny, dźwięk bez zakłóceń). Pierwszy etap dialogu to też miejsce na niezobowiązujący small talk, który jest pożądany, ale nie powinien trwać zbyt długo.

Etap 2: Badanie i zrozumienie potrzeb Rozmówcy

Kolejnym krokiem powinno być płynne przejście do dalszej rozmowy, w której za pomocą zadawanych pytań będzie możliwe określenie i zrozumienie potrzeb Klienta. Konwersacja ma być dialogiem, nie monologiem, warto więc dać dojść do głosu Rozmówcy, wymienić spostrzeżenia, nakierować na właściwe tory, a przede wszystkim aktywnie słuchać! Dzięki temu możliwe będzie obranie techniki dalszej rozmowy: jedni Klienci wolą skupiać się na twardych danych, statystykach i liczbach, podczas gdy inni preferują odwoływanie się do emocji czy uczuć. To również czas na dopasowanie tempa i głośności mówienia indywidualnie do sytuacji i potrzeb Rozmówcy.

Etap 3: Zaprezentowanie swojej oferty

Jest to najważniejsza część rozmowy. To miejsce na szczegółowe przedstawienie i omówienie oferty. Warto od razu argumentować przekazywane informacje i wytłuszczać korzyści dla Klienta, które przyniesie nawiązanie współpracy, przedłużenie kontraktu czy zakup prezentowanych dóbr czy usług. Należy akcentować zalety, trzymać się konkretów, statystyk i faktów, które zachęcą Klienta do skorzystania z oferty. Rozmówca musi być przekonany, że dany produkt lub usługa w pełni spełnia jego potrzeby i oczekiwania.

Etap 4: Pozytywne podsumowanie

Kolejnym etapem jest pozytywne podsumowanie rozmowy. Powinno obejmować ono jej cały przebieg. Należy upewnić się, że zostaliśmy dobrze zrozumiani. To także miejsce na wzięcie kontaktu (na przykład adresu e-mail) w celu przesłania ustaleń konwersacji, dzięki czemu mamy pewność, że pozostaniemy w pamięci Klienta na dłużej.

Etap 5: Rozpatrzenie obaw i wątpliwości Klienta

Po podsumowaniu przychodzi czas na przełamanie ewentualnego oporu Klienta. Rozpatrzenie obaw, rozwianie powstałych wątpliwości i odpowiedzi na nurtujące pytania mogą pomóc w osiągnięciu sukcesu. Warto robić to subtelnie i z wyczuciem, żeby uniknąć wywierania presji i bycia natrętnym. W przypadku odmowy dobrze jest zbadać, czy jest ona ostateczna, czy pozostawia możliwość dalszych negocjacji w późniejszym terminie. Z pewnością nie warto od razu ucinać kontaktu ani rozstawać się w napiętej atmosferze. Pomocne mogą być szkolenia zamknięte AVENHANSEN - Doskonała obsługa Klienta oraz Psychologia obsługi Klienta.

Etap 6: Zamknięcie i zakończenie rozmowy

Na zakończenie - niezależnie od rezultatu rozmowy - należy podziękować Klientowi za spotkanie i poświęcony czas oraz zaangażowanie w konwersację. To miejsce na ostatnie pytania i konkretne ustalenia (na przykład uzgodnienie formy dalszego kontaktu, wyznaczenie terminu kolejnego spotkania). Na sam koniec można pokusić się o krótkie, jednozdaniowe podsumowanie oraz grzecznie się pożegnać. Po zakończonej rozmowie należy przesłać rozmówcy ofertę (jeśli wcześniej pozostawił nam swój e-mail).

 

Chcesz poznać techniki efektywnej rozmowy biznesowej? 

Zapisz się na wybrane szkolenia zamknięte ze sprzedaży i obsługi Klienta od AVENHANSEN
 

Jak skutecznie prowadzić konwersację z Klientem?

Aby rozmowa z Klientem była owocna i przyniosła pożądane rezultaty, warto stosować się do kilku istotnych zasad udanej konwersacji. Ważny jest przede wszystkim ton głosu (spokojny, przyjazny, pozytywny) i tempo mówienia. Zbyt szybkie wyrzucanie z siebie zdań sprawi, że Rozmówca nie tylko niewiele z tego zrozumie i nie nadąży z przyswajaniem informacji, ale też może odnieść wrażenie, że czasu na spotkanie jest mało i czas je zakończyć. Z drugiej strony wolne, flegmatyczne i melancholijne prowadzenie rozmowy szybko znuży i znudzi Klienta. Bardzo ważne w konwersacji jest to, żeby prowadzić dialog, nie monolog - wysłuchać drugiej strony, odpowiedzieć na pytania, rozwiać wątpliwości. Należy być maksymalnie skupionym na rozmowie, nie wykonując w tym czasie dodatkowych czynności, żeby Rozmówca nie poczuł się nieważny i ignorowany. Warto doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne, uczyć się panować nad emocjami i poznać techniki skutecznej rozmowy, na przykład dzięki szkoleniu Skuteczne negocjacje biznesowe od AVENHANSEN.

Co może pomóc w prowadzeniu owocnej rozmowy?

Efektywna rozmowa z Klientem powinna trzymać się pewnych zasad i być prowadzona według poszczególnych etapów, ale duże znaczenie ma również naturalność i elastyczność. Warto pamiętać o paru istotnych kwestiach, które z pewnością przydadzą się podczas prowadzenia zarówno biznesowych negocjacji, jak i sprzedaży produktów czy usług.

  • Podczas konwersacji z Klientem można - a nawet warto! - korzystać ze sporządzonych wcześniej skryptów, notatek i zapisków. Nie jest to żaden wstyd, wręcz przeciwnie - sprawi wrażenie profesjonalizmu i pokaże Rozmówcy, że przygotowaliśmy się do spotkania. Należy jedynie uważać, aby nie czytać z kartki słowo w słowo zgromadzonych tam informacji, a jedynie się nimi posiłkować.
  • Ogromnie dużo mówi o nas postawa ciała, mimika, gestykulacja. W rozmowach z Klientami liczy się pewność siebie, swoboda, życzliwość i przyjazne nastawienie.
  • Warto pamiętać, że podczas konwersacji mogą zdarzyć się zakłócenia - awarie sprzętu, problemy z połączeniem internetowym, niechciane wtargnięcie do sali konferencyjnej osób trzecich. Nie należy wtedy wpadać w panikę, ale przeprosić za zaistniałe niedogodności i spróbować naprawić powstałe komplikacje.
  • Stosowanie się do poszczególnych etapów rozmowy pozwoli prowadzić ją w sposób kontrolowany i uporządkowany. W oczach Klienta sprawi to wrażenie profesjonalizmu i poważnego podejścia do tematu. Przejście do kolejnych części konwersacji powinno być płynne, naturalne i swobodne.
  • Krótki small talk na początku rozmowy to świetny sposób na rozluźnienie atmosfery i przełamanie pierwszych lodów. Wymiana spostrzeżeń na temat pogody, korków czy hobby pozwoli wprowadzić swobodny nastrój. Warto jednak unikać tematów zbyt osobistych, kontrowersyjnych, politycznych, religijnych czy zarobkowych.
  • Przez cały czas trwania rozmowy należy dbać o dobry wizerunek swojej firmy. Każda konwersacja z Klientem to budowanie relacji, która - prędzej czy później - może zaowocować współpracą i doskonałymi wynikami.

Jakich pytań i sformułowań warto użyć podczas konwersacji? Przykłady

Rozmowa z Klientem - zarówno ta prowadzona twarzą w twarz, jak i przez telefon - powinna zawierać szereg pytań i sformułowań, które pomogą w owocnej konwersacji. Przydatne może być wykorzystanie między innymi:

  • pytań otwartych, np.: “Co najbardziej interesuje Pana/Panią w naszej ofercie/produkcie/usłudze?”, “Jakie są Pana/Pani oczekiwania względem dalszej współpracy?”, “Co Pan/Pani myśli o…?”;
  • pytań zamkniętych, np.: “Czy takie rozwiązanie spełnia Pana/Pani oczekiwania?”, “Czy jest Pan/Pani zainteresowany/zainteresowana taką ofertą?”;
  • parafraz, np.: “Jak rozumiem, zależy Pani/Panu na…”, “Innymi słowy, chce Pan/Pani…”, “Reasumując, Pana/Pani główne obawy to…”;
  • pytań precyzujących, np.: “Czy mógłbym/mogłabym usłyszeć więcej na temat Pana/Pani obaw?”, “Czy może Pan/Pani powiedzieć o tym coś więcej?”;
  • sformułowań, które budują relację, np.: “Dziękuję za poświęcony czas”, “Dziękuję za kontakt”, “W jaki sposób mogę Panu/Pani pomóc?”.

Jakich błędów należy się wystrzegać, aby rozmowa z Klientem była efektywna i skuteczna?

Błędy i wpadki oczywiście się zdarzają, ale w miarę możliwości należy sprawić, aby było ich jak najmniej. Jednym z najgorszych przewinień w spotkaniu biznesowym jest z pewnością brak punktualności - zawsze lepiej być dużo za wcześnie, niż się spóźnić. Oczywiście są sytuacje losowe, na które nie mamy wpływu - wtedy należy przeprosić za zwłokę i wyjaśnić jej powody. Sporym faux pas jest również brak przygotowania (przede wszystkim technicznego i merytorycznego), przez co możemy wyjść na osobę niekompetentną, niewiarygodną i niegodną zaufania. W rozmowie lepiej nie nadużywać potocznych sformułowań (takich jak “spoko”, “OK”) na rzecz bardziej profesjonalnego języka. Warto również uważać na żarty i powstrzymać się od dowcipkowania, szczególnie, jeśli mamy do czynienia z nowym Klientem, którego sposobu bycia jeszcze nie znamy. Pomocne mogą być warsztaty proponowane przez AVENHANSEN, na przykład szkolenie Sposoby pozyskiwania klienta lub Obsługa klienta i budowanie długotrwałych relacji.

Na co zwracać uwagę podczas prowadzenia rozmowy telefonicznej z Klientem?

Specyficzną formą kontaktu z Klientem jest rozmowa telefoniczna. Bardzo dużo zależy tu od naszego głosu, który powinien być pozytywny, przyjazny, zachęcający do konwersacji. Monotonny ton i brak próby nawiązania interakcji z Rozmówcą sprawi, że ten szybko się znudzi konwersacją lub w ogóle nie będzie nas słuchał, co może skończyć się zakończeniem połączenia. W szlifowaniu umiejętności rozmów przez telefon mogą pomóc kursy i warsztaty firmy szkoleniowo-doradczej AVENHANSEN, na przykład:

Jak przygotować się do rozmowy sprzedażowej?

Jeśli efektem rozmowy z Klientem ma być sprzedaż oferowanych produktów, dóbr lub usług, taka konwersacja powinna być doskonale przygotowana pod względem merytorycznym, technicznym i psychologicznym. Rozmówca musi być zainteresowany tematem, dlatego najpierw należy zadbać o jego potrzeby (poprzez aktywne słuchanie). Bardzo ważne jest budowanie relacji (pozytywny początek, dostosowanie tonu i brzmienia głosu, empatia, przyjazna aparycja) oraz indywidualne podejście do Klienta. Przydadzą się również umiejętności negocjacyjne i znajomość technik sprzedażowych, w czym mogą pomóc szkolenia proponowane przez AVENHANSEN, na przykład:

Przeczytaj również: Techniki sprzedaży - czym są? 9 skutecznych technik sprzedaży, które zwiększą Twoją sprzedaż

W jaki sposób wybrnąć z trudnej, niezręcznej sytuacji podczas konwersacji?

Prowadzenie konwersacji - biznesowej, negocjacyjnej czy sprzedażowej - to niełatwe zadanie. Zdarzają się sytuacje, na które nie mamy wpływu, na przykład awaria sprzętu czy niespodziewane wtargnięcie do biura osób trzecich. Kluczem do sukcesu w takich chwilach jest zachowanie spokoju, autentyczność i naturalność. Nie można panikować ani dać ponieść się nerwom - za niezręczne sytuacje należy przeprosić, krótko je wytłumaczyć z szacunku do Klienta i płynnie przejść do dalszej części spotkania.

Co zrobić w sytuacji, gdy mamy do czynienia z trudnym Klientem?

Trudni Klienci z pewnością się zdarzają. Warto pamiętać, że po drugiej stronie zawsze stoi człowiek, który z prowadzonej konwersacji również chce osiągnąć korzyści dla siebie. Kluczowe jest zachowanie spokoju i pełnego profesjonalizmu. Ważne jest zrozumienie problemu i zaproponowanie odpowiednich rozwiązań. Liczy się także asertywność - grzeczne, ale stanowcze wyrażanie swojego stanowiska i umiejętne wyznaczanie granic, szczególnie, jeśli Rozmówca staje się agresywny. Z pewnością warto przygotować się na różne sytuacje, w czym mogą pomóc szkolenia firmy AVENHANSEN, na przykład:

Przeczytaj na naszym blogu artykuły powiązane:

 

 


Maciej Firlit

Maciej Firlit

O autorze:
Założyciel i Prezes Zarządu AVENHANSEN Sp. z.o.o. z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży szkoleniowej. Przeszedł wszystkie szczeble kariery zawodowej od sekretarza, przez HR-Managera, po Dyrektora i Prezesa Zarządu. Duży nacisk kładzie na wysoką jakość obsługi klienta. Jego liberalne podejście do zarządzania, bazujące na partnerstwie, słuchaniu innych i dyscyplinie jakościowej, przyczyniło się do sukcesu firmy AVENHANSEN. Jest precyzyjny, nie akceptuje półśrodków i dróg na skróty. Prywatnie największą radość czerpie z podróżowania i obcowania z naturą.

Więcej informacji: Maciej Firlit

Jak skutecznie rozmawiać z Klientem? Zasady, etapy, przykłady
Oceny: 0 z 5 z 0 głosów