Podczas spotkań biznesowych, zwłaszcza z nowymi kontrahentami, czy też w trakcie prowadzenia negocjacji strategicznych na gruncie prowadzonej działalności gospodarczej, należy wykazać się daleko idącą dyplomacją, znajomością technik negocjacyjnych i perswazji. Jednocześnie trzeba też wiedzieć, kiedy przyjąć asertywną postawę, nie urażając swoim oporem rozmówcy. Wielu z nas doświadczyło sytuacji, w których trudno było odmówić prośbie szefa, klienta czy współpracownika, nawet jeśli wiązało się to z poświęceniem własnego czasu, zasobów czy priorytetów. Często boimy się konsekwencji odmowy – utraty dobrej opinii, zepsucia relacji czy przegapienia okazji. Zapraszamy do lektury naszego artykułu, w którym podpowiadamy, jak budować asertywność w biznesie.
Spis treści:
Czym jest asertywność?
Asertywność to umiejętność wyrażania własnego zdania, uczuć, postaw w sposób otwarty, bezpośredni, uczciwy, z poszanowaniem innych osób. Osoba asertywna potrafi komunikować swoje potrzeby, jest świadoma swoich wartości, opinii i umie wyrażać je w sposób opanowany, bez oceniania, krytyki i w granicach szacunku. Pojęcie asertywności często używane jest jako synonim pewności siebie, jednak asertywność ma znacznie szerszą definicję. Jest to cenna umiejętność, która przydaje się zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym.
Główne cechy postawy asertywnej:
-
Wyrażanie opinii i potrzeb - osoba asertywna potrafi wyrażać swoje zdanie, krytykę, potrzeby i życzenia w sposób bezpośredni i nienaruszający praw innych.
-
Odmawianie - umiejętność mówienia "nie" bez poczucia winy i bez ranienia innych.
-
Przyjmowanie krytyki i pochwał - osoba asertywna potrafi przyjmować zarówno krytykę, jak i pochwały.
-
Autentyczność i elastyczność - asertywność wiąże się z byciem autentycznym i elastycznym w zachowaniach. Pozwala to na lepsze dostosowanie się do różnych sytuacji społecznych.
-
Empatia i stanowczość - osoba asertywna jest empatyczna, ale jednocześnie stanowcza w obronie swoich praw.
Jednoznaczne wyrażanie swojego zdania to kluczowa umiejętność osoby asertywnej.
Chcesz dowiedzieć się więcej o asertywności? Przeczytaj artykuł: Asertywność w komunikacji - znaczenie i wskazówki
Opanuj sztukę asertywnego komunikowania się w biznesie
Skorzystaj z naszej oferty szkoleń z umiejętności osobistych
Dlaczego sztuka mówienia ,,nie" w relacjach biznesowych jest tak ważna?
Mówienie „nie” pozwala utrzymać zdrowe granice i pomaga w budowaniu długofalowych relacji biznesowych. Przyjmowanie asertywnej postawy to sposób, by uniknąć przejmowania się zobowiązaniami, które mogą zakłócać równowagę między życiem prywatnym a zawodowym, obniżać efektywność lub prowadzić do wypalenia.
Firmy często mają ograniczone zasoby, takie jak czas, kapitał i personel. Skuteczne zarządzanie tymi zasobami często wymaga odrzucenia niektórych projektów lub ofert, które mogą nie być wystarczająco korzystne lub które mogą odciągać uwagę od bardziej strategicznych inicjatyw.
Przyjmowanie zbyt wielu projektów lub niewłaściwych zleceń może obniżyć standardy wykonania. Zachowania asertywne, mówienie „nie” pozwoli firmom skupić się na pracy, którą mogą wykonać najlepiej i utrzymywać jakość na wysokim poziomie.
Zachowanie asertywne może zwiększyć zaufanie między partnerami biznesowymi. Asertywność w biznesie pokazuje, że firma jest zarządzana rozsądnie i ma jasno określone limity. To z kolei może prowadzić do bardziej owocnej i długotrwałej współpracy z kontrahentami.
Asertywna postawa pomaga zapobiegać przeciążeniu pracą. Firmy, które skupiają się na wykonalnych projektach, zazwyczaj są bardziej skuteczne.
Sztuka mówienia „nie” wymaga jednak wrażliwości i wysoko rozwiniętych umiejętności komunikacyjnych, aby odmowa była odbierana pozytywnie i nie zamykała drzwi do przyszłych możliwości.
Znaczenie asertywności w utrzymaniu równowagi biznesowej
We współpracy biznesowej zawsze trzeba dbać o własne interesy i spełnianie potrzeb swojej firmy, przy jednoczesnym poszanowaniu tego, co mówi i robi nasz kontrahent. Nie można dopuścić jednak do sytuacji, w której to tylko my, jako jedna ze stron negocjacji, będziemy zachowywać się pasywnie, albo wręcz ustępować partnerom biznesowym tylko po to, aby współpraca trwała i pomiędzy stronami utrzymane zostały pozytywne relacje.
W efekcie może się okazać, że partner korzystając na naszym „miękkim sercu” i skłonności do ustępowania, wykorzysta niestabilną pozycję i osiągnie sukcesy w swojej działalności gospodarczej. Jeśli mamy jakiekolwiek wątpliwości co do podpisywanej umowy czy ustaleń poczynionych ustnie podczas rozmów biznesowych, zawsze powinniśmy o tym podyskutować, przemyśleć wszystko na osobności, zamiast godzić się na często bardzo niekorzystne dla nas warunki, myśląc przy tym, że ,,jakoś to będzie”.
W biznesie jest tak samo jak w życiu prywatnym - zawsze coś może pójść nie tak. Nie możemy w każdym przypadku liczyć na prostolinijność i niezachwianą uczciwość kontrahentów. Wszystko może się zdarzyć, dlatego w momencie, kiedy nasza intuicja podpowiada nam, że negocjacje podążają w złym kierunku, a głos rozsądku każe zaprzestać podpisywania kontraktów, tak właśnie powinniśmy zrobić. Lepiej odmówić kolejnym wymaganiom i nawet zerwać całą umowę, niż później przez lata narzekać na podpisanie negatywnych warunków.
Kiedy warto powiedzieć ,,nie” w sytuacjach biznesowych?
W kontaktach biznesowych trzeba być twardym, za wszelką cenę bronić swojego stanowiska i poglądów. Nie można dać się wytrącić z równowagi. Umiejętność zachowania tak zwanego „chłodnego umysłu” jest bardzo cenna w kontaktach z kontrahentami.
W wielu sytuacjach, do jakich może dojść w biznesie, warto zdobyć się na krótkie, ale jakże wymowne słowo „nie”.
Ustalenie zakresu obowiązków adekwatnego do wynagrodzenia
Na pewno trzeba odmówić wtedy, gdy negocjowany kontrakt zakłada, że nasza strona będzie miała więcej pracy i obowiązków do wykonania, niż druga, przy jednoczesnym utrzymaniu tego samego poziomu wynagrodzenia dla obu. Często bywa tak, że przy ustalaniu umowy wszystkie warunki nam odpowiadają i godzimy się na jej podpisanie. W toku dalszych prac może się jednak okazać, że będziemy musieli poświęcić więcej czasu i energii, aby zrealizować kontrakt, a podział wynagrodzenia pozostanie niezmieniony. Wtedy trzeba powiedzieć „nie” i ewentualnie renegocjować umowę.
Ustalanie granic finansowych w negocjacjach
W negocjacjach biznesowych często trzeba ustalić kompromis finansowy. Sprzedając produkty czy usługi, chcemy wziąć za nie jak najwięcej, a kupujący chciałby zapłacić jak najmniej. Pośrodku oczekiwań obu stron leży konsensus, na który możemy wyrazić obopólną zgodę. Wcześniej powinniśmy ustalić minimalną stawkę, poniżej której nie chcemy i nie możemy zejść, ponieważ stanie się to dla nas kompletnie nieopłacalne. Nie dajmy się przekonać, że jest inaczej i postawmy sprawę jasno - albo druga strona zaoferuje stawkę możliwą do zaakceptowania, albo z umowy nic nie wyjdzie.
Asertywność w ustalaniu warunków płatności
Asertywnością należy wykazać się przy ustalaniu wszelkich kwestii finansowych. Nie można bez końca przedłużać terminu płatności i kredytować tym samym kontrahenta lub klienta. Musimy wiedzieć, że tracimy na tym my i nasza firma, co nie powinno mieć miejsca. Jeśli tak się dzieje, najlepiej odmówić dalszego oczekiwania na płatność i postawić ultimatum klientowi, że jeśli nie zapłaci, będziemy musieli rozpocząć windykację długu.
Jak asertywnie odmawiać w biznesie?
Odmawianie, choć często postrzegane jako negatywne, może być wykonane w sposób konstruktywny i asertywny. Istotne jest zwrócenie uwagi na techniki komunikacji, zarówno werbalnej, jak i niewerbalnej, strategie odmawiania oraz zastosowanie odpowiednich formuł wypowiedzi.
Techniki asertywnej komunikacji biznesowej
-
Język ciała - ciało mówi równie wiele co słowa. Podczas odmawiania utrzymujmy otwartą, ale pewną postawę. Unikajmy zamkniętych pozycji, takich jak skrzyżowane ramiona. Kontakt wzrokowy jest kluczowy. Pokazuje, że jesteśmy zaangażowani i szczerze podchodzimy do rozmowy.
-
Ton głosu - ton powinien być spokojny i zdecydowany. Unikajmy podnoszenia głosu czy mówienia zbyt cicho. Stabilny, spokojny ton przekazuje pewność siebie i pomaga w utrzymaniu kontroli nad sytuacją.
-
Dobór słów - używajmy jasnych, bezpośrednich formuł, które wyraźnie komunikują nasze stanowisko, ale jednocześnie nie są konfrontacyjne. Słowa takie jak ,,rozumiem", ,,doceniam", ,,ale niestety" mogą pomóc złagodzić odbiór odmowy.
Skuteczne strategie odmawiania
-
Bezpośredniość - bądźmy bezpośredni w swojej komunikacji, unikając owijania w bawełnę. Wyraźnie wyjaśnijmy, dlaczego nie możemy spełnić prośby lub dlaczego uważamy, że dana propozycja nie działa na korzyść naszej firmy.
-
Empatia - pokażmy, że rozumiemy sytuację lub potrzeby drugiej strony. Empatyczne podejście może pomóc złagodzić negatywne skutki odmowy, np ,,Rozumiem, jak ważne jest to dla Pana, ale...".
-
Propozycja alternatyw - zamiast zamykać drzwi, zaproponujmy alternatywne rozwiązania. Na przykład, jeśli nie możemy przyjąć propozycji w obecnym kształcie, wskażmy, co byłoby możliwe do zaakceptowania.
Przykłady skutecznych asertywnych odpowiedzi
-
Odmowa z alternatywą - ,,Rozumiem, że termin jest dla Was ostateczny, jednak nie będziemy w stanie dostarczyć pełnej partii do tego czasu. Czy moglibyśmy rozważyć dostarczenie mniejszej ilości na wstępie, a resztę w późniejszym terminie?"
-
Wyrażenie zrozumienia i odmowa - ,,Doceniam to, że chciałbyś, abyśmy podjęli się tego projektu w takim zakresie. Niestety, w naszej obecnej sytuacji nie możemy się zgodzić na takie warunki, ale jesteśmy otwarci na dalsze dyskusje na temat możliwych modyfikacji."
-
Bezpośrednie i zdecydowane odmówienie - ,,Dziękuję za ofertę, ale muszę jasno powiedzieć, że nie jesteśmy w stanie spełnić tych żądań w obecnej formie. Proszę, rozważmy inne opcje, które mogą być bardziej korzystne dla obu stron."
Szkolenia, które pomogą budować asertywność w biznesie
Własną asertywność można aktywnie rozwijać. Pomocne w tym wypadku okazać się mogą szkolenia biznesowe otwarte oraz szkolenia zamknięte. Firma szkoleniowa AVENHANSEN organizuje szkolenia z umiejętności osobistych oraz szkolenia z komunikacji i negocjacji, w tym z asertywności, podczas których uczestnicy zdobędą wiedzę i kompetencje niezbędne do tego, aby wytyczyć swoje granice, mówić o swoich potrzebach, bronić własnego zdania, nie sprawiając przykrości innym ludziom.
Szkolenia z asertywności adresowane są do menedżerów, pracowników, handlowców, osób zajmujących się obsługą klienta.
Przykładami takim szkoleń są:
-
szkolenie zamknięte ,,Asertywność - cenna umiejętność w komunikacji"
-
szkolenie zamknięte ,,Zarządzanie sobą w czasie z elementami asertywności"
Poznaj techniki asertywnej komunikacji, które pomogą Ci lepiej zarządzać zespołem
Zapisz się na szkolenia z komunikacji i negocjacji
Przeczytaj na naszym blogu artykuły powiązane:
Maciej Firlit
O autorze:
Założyciel i Prezes Zarządu AVENHANSEN Sp. z.o.o. z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży szkoleniowej. Przeszedł wszystkie szczeble kariery zawodowej od sekretarza, przez HR-Managera, po Dyrektora i Prezesa Zarządu. Duży nacisk kładzie na wysoką jakość obsługi klienta. Jego liberalne podejście do zarządzania, bazujące na partnerstwie, słuchaniu innych i dyscyplinie jakościowej, przyczyniło się do sukcesu firmy AVENHANSEN. Jest precyzyjny, nie akceptuje półśrodków i dróg na skróty. Prywatnie największą radość czerpie z podróżowania i obcowania z naturą.
Więcej informacji: Maciej Firlit
