W wielu firmach liczy się przede wszystkim wynik. Wzrost sprzedaży, realizacja projektu w terminie czy zdobycie nowych klientów często stają się głównym punktem odniesienia przy ocenie pracy zespołu. Pojawia się jednak pytanie: jak skutecznie motywować pracowników do osiągania konkretnych rezultatów, nie ograniczając przy tym ich samodzielności i kreatywności? Zarządzanie zespołem pracowniczym może być realizowane według różnych modeli menadżerskich. Jednym z nich jest zarządzanie przez cele. To model, w którym najważniejszą rolę odgrywają jasno określone rezultaty, jakie mają zostać osiągnięte przez pracowników lub całe zespoły. Czy w takim podejściu rzeczywiście cel uświęca środki i czy można wykorzystywać dowolne sposoby, aby osiągnąć wyznaczone wcześniej zadania dla przedsiębiorstwa? Sprawdźmy, na czym polega zarządzanie przez cele, jakie przynosi korzyści i z jakimi wyzwaniami wiąże się jego wdrożenie.

• Zarządzanie przez cele działa najlepiej wtedy, gdy cele są jasno określone, mierzalne i zrozumiałe dla pracowników. Dzięki temu zespół wie, czego się od niego oczekuje i może skuteczniej realizować zadania.
• Model MBO zwiększa zaangażowanie i samodzielność pracowników, ponieważ daje im swobodę wyboru sposobu działania, koncentrując uwagę na osiągnięciu konkretnego rezultatu.
• Zarządzanie przez cele wymaga regularnego monitorowania postępów i dobrze dobranych celów. Źle określone lub nierealne założenia mogą prowadzić do frustracji, spadku motywacji i problemów we współpracy zespołu

Spis treści: 

1. Czym jest zarządzanie przez cele?
2. Jak ustalić cele w ramach MBO?
3. Jak wdrożyć zarządzanie przez cele?
4. Jak formułować mierzalne cele?
5. Jakie cechy powinien mieć dobrze postawiony cel?
6. Zalety zarządzania przez cele
7. Jakie są wady zarządzania przez cele?
8. Kiedy zarządzanie przez cele sprawdza się najlepiej?
9. Jak rozwijać kompetencje potrzebne do zarządzania przez cele?

Czym jest zarządzanie przez cele?

Jednym ze sposobów na zarządzanie pracownikami może być zarządzanie przez cele. Idea ZPC została opracowana przez Petera Druckera, który wskazał, że nacisk w zarządzaniu kadrami powinien być kładziony na wykorzystanie celów do motywowania ludzi, nie zaś do ich kontrolowania. Monitorowanie działania podwładnych w przypadku zarządzania przez cele jest drugorzędnym zadaniem menedżera. Dzięki wyznaczaniu jasnych, możliwych do osiągnięcia zadań można wykrzesać u pracowników inicjatywę, kreatywność i zaangażowanie w pracę, a z drugiej strony utrzymać pewien rygor, pozwalający pracodawcy lub wyznaczonemu do kierowania zespołem menedżerowi, na sprawne kierowanie pracownikami.

Skuteczne zarządzanie powinno sprawiać, że pracownicy wkładają zwiększony wysiłek w to, aby osiągnąć wspólny cel. W idealnej sytuacji będą się utożsamiać z organizacją i traktować jej zadania, jako swoje własne.

Chcesz lepiej zarządzać zespołem i skutecznie przekładać cele biznesowe na działania pracowników?

Wybierz nasze szkolenia z zarządzania i poznaj praktyczne metody wyznaczania celów

Jak ustalić cele w ramach MBO?

Efektywne cele powinny być konkretne, mierzalne i możliwe do powiązania z realnymi potrzebami firmy. Pracownik musi wiedzieć, czego dokładnie się od niego oczekuje, po czym pozna, że osiągnął wynik i jaki wpływ jego działania mają na szerszy cel organizacji. Zbyt ogólne hasła, takie jak „poprawa jakości pracy” czy „większa sprzedaż”, rzadko prowadzą do zwiększania zaangażowania pracowników, bo nie pokazują jasnego kierunku działania. Proces wyznaczania celów nie jest zadaniem łatwym i wymaga od liderów doskonalenia kompetencji w tym zakresie. W wielu organizacjach wsparciem okazują się specjalistyczne szkolenia z zarządzania zespołem, podczas których menedżerowie uczą się wyznaczania celów, delegowania zadań oraz skutecznego monitorowania wyników.

Dobrym punktem wyjścia podczas procesu ustalania celów jest metoda SMART. Cel powinien być:

• S (Specific) – Sprecyzowany - jasny określony, aby każdy w zespole dokładnie wiedział, do czego dążycie.
• M (Measurable) – Mierzalny - sformułowany tak, aby dało się go policzyć lub jednoznacznie sprawdzić stopień jego realizacji.
• A (Achievable) – Osiągalny - ambitny, ale możliwy do zrealizowania przy posiadanych zasobach, co pozwala utrzymać motywację zespołu.
• R (Relevant) – Realny - ważny dla rozwoju Twojej firmy i dopasowany do jej ogólnej strategii i celów organizacyjnych.
• T (Time-bound) – Określony w czasie - cel musi mieć jasno wyznaczony termin realizacji (np. konkretną datę)

Cel jako element porozumienia między menedżerem a zespołem

Metoda zarządzania przez cele może zakładać także zaangażowanie pracowników w ich ustalenie. Cele narzucone bez rozmowy mogą budzić opór, szczególnie gdy uznawane są za nierealne lub oderwane od codziennych obowiązków. Wspólne ustalanie celów pozwala lepiej dopasować zadania do działów, kompetencji poszczególnych pracowników i aktualnych możliwości zespołu. Aktywny udział pracowników w procesie planowania buduje ich poczucie poczucie odpowiedzialności za finalny rezultat.

Warto też zadbać o regularne monitorowanie postępów i realizacji celu. To skuteczna metoda zarządzania, ale nie może się ograniczać do wyznaczania celów i rozliczania z nich po kilku miesiącach. Bieżąca kontrola pomaga szybko reagować na problemy, zapewnia lepszą koordynację działań i efektywność pracowników. Co więcej, regularny feedback przekształca relację „menedżer–podwładny” w partnerski dialog, w którym wspólnie szuka się rozwiązań, a nie tylko wyciąga konsekwencje. Umiejętność prowadzenia takich rozmów nie zawsze jest naturalną kompetencją lidera. Dlatego wielu menedżerów rozwija ją podczas szkoleń z komunikacji, które pomagają budować zaangażowanie oraz kulturę współpracy.

Jak wdrożyć zarządzanie przez cele?

Menedżer powinien dążyć do tego, aby ustalić jasne cele dla swoich pracowników. Muszą być one przedstawione jako rezultaty, które w założonym czasookresie mają zostać osiągnięte. Zasadniczo nie są istotne narzędzia, za pośrednictwem których zespół będzie dążył do celu, ale uzyskany finalnie efekt. Pracodawca czy menedżer będzie wynagradzał pracowników nie za zaangażowanie w projekt, godziny spędzone na jego realizacji, ale za to, czy założony uprzednio rezultat zostanie osiągnięty.

Menadżer może pozostawić swoim podwładnym „wolną rękę” w rozdzielaniu zadań i w przyjęciu określonej metodologii pracy nad danym projektem w przypadku zarządzania przez cele. Jeśli podwładni wiedzą, co mają osiągnąć, będą w stanie wykrzesać z siebie wiele kreatywności. Będą pomysłowi i zaczną sami poszukiwać drogi, która wiedzie do założonego efektu. Zadaniem menedżera pozostanie jednak właściwe opisanie zadania i jasne sprecyzowanie, co właściwie ma zostać osiągnięte. Monitorowanie postępów pracowników staje się miarą poprawności formułowania celów - zarówno teraz dla organizacji, jak i w ogóle w przyszłości biznesu.

Jak formułować mierzalne cele?

Najlepiej stawiać miarodajne, wyrażone w postaci wartości liczbowych cele dla swoich pracowników. Łatwiej będzie im osiągnąć wzrost produkcji o 10 proc., obniżenie kosztów pracy o 20 proc., niż po prostu - zwiększenie wydajności przy zmniejszonych kosztach całkowitych. W tym drugim przypadku pozostawia się podwładnym swobodne możliwości interpretacyjne, co nie jest korzystne w przypadku tego systemu zarządzania. Każdy pracownik inaczej może rozumieć pojęcie zwiększenie wydajności, natomiast jeśli zostanie ono określone jako wzrost produkcji o 10 proc. w ciągu najbliższych 3 miesięcy, jest to jasno określony cel dla osób na każdym szczeblu organizacji.

Efekt do realizacji powinien stanowić najważniejszy punkt nieformalnie zawieranej umowy pomiędzy pracodawcą lub przełożonym, a każdym pracownikiem lub zespołem pracowniczym. Nie można pozostawiać podwładnym pola na interpretacje celów czy snucie w związku z nimi jakichkolwiek domysłów.

Jakie cechy powinien mieć dobrze postawiony cel?

Skuteczność zarządzania przez cele w dużej mierze zależy od jakości samych celów. Nawet najlepiej zmotywowany zespół nie osiągnie wyznaczonych celów, gdy będą one źle postawione. Efektywne ich planowania wymaga podejścia systemowego i praktyki zarządzania. Stawiane w biznesie cele nie mogą być abstrakcyjne, niemożliwe do osiągnięcia w pewnym okresie, ani niemierzalne. Najlepiej przy ich wyznaczaniu mieć na uwadze to, jakie są nasze oczekiwania, ale i jakie są faktyczne możliwości całej organizacji. Trzeba mierzyć siły na zamiary. Cel musi zmuszać do wysiłku, być ambitny, ale przy tym całkowicie realny. Powinien motywować pracowników do własnej inicjatywy i aktywności, a za jego osiągnięciem muszą stać konkretne profity - nie tylko finansowe.

Dobrze postawiony cel porządkuje pracę zespołu, ułatwia podejmowanie decyzji i pozwala skoncentrować wysiłki na najważniejszych zadaniach. Dzięki temu pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje, a menadżer może w obiektywny sposób ocenić efekty ich pracy.

Zalety zarządzania przez cele

Zarządzanie przez cele pozwala uporządkować działania całego zespołu i skierować je na osiąganie konkretnych rezultatów. Pracownicy dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje, dzięki czemu mogą samodzielnie planować swoją pracę i podejmować decyzje wspierające realizację założonych zadań. Jasno określone cele ograniczają nieporozumienia oraz pomagają uniknąć sytuacji, w których członkowie zespołu koncentrują się na działaniach niewnoszących realnej wartości dla organizacji.

Dużą zaletą tego modelu jest również wzrost zaangażowania pracowników. Osoby, które rozumieją sens swoich działań i mają wpływ na sposób realizacji zadań, częściej wykazują inicjatywę oraz poszukują nowych rozwiązań. Zarządzanie przez cele sprzyja kreatywności, rozwijaniu kompetencji i budowaniu poczucia odpowiedzialności za wyniki.

Korzyści odczuwają także menedżerowie. Mierzalne cele ułatwiają ocenę efektywności pracy, planowanie rozwoju zespołu oraz podejmowanie decyzji biznesowych. Dzięki temu proces zarządzania staje się bardziej przejrzysty, a sukcesy i obszary wymagające poprawy można łatwo zidentyfikować.

Jakie są wady zarządzania przez cele?

Zarządzanie przez cele (MBO – Management by Objectives) może działać skutecznie, ale ma też sporo ograniczeń – szczególnie wtedy, gdy cele są źle ustawione lub organizacja działa w dynamicznym środowisku.

• Nadmierne skupienie na wyniku zamiast na jakości procesu - pracownicy mogą koncentrować się wyłącznie na realizacji KPI i celów liczbowych, zaniedbując jakość pracy, relacje z klientami czy długofalowe efekty działań.
• Ryzyko wyznaczania nierealistycznych lub źle dopasowanych celów - jeśli cele są zbyt ambitne, niejasne albo oderwane od realiów biznesowych, zamiast motywować powodują frustrację, stres i spadek zaangażowania zespołu.
• Ograniczenie elastyczności działania - sztywno ustalone cele mogą utrudniać reagowanie na zmiany rynkowe, nowe priorytety lub nieprzewidziane sytuacje wymagające szybkiej adaptacji.
• Możliwość osłabienia współpracy w zespole - gdy pracownicy są rozliczani głównie z indywidualnych rezultatów, może pojawić się nadmierna rywalizacja, „silosowość” i mniejsza chęć dzielenia się wiedzą.
• Duża czasochłonność wdrożenia i monitorowania - skuteczne zarządzanie przez cele wymaga regularnych spotkań, monitorowania postępów, aktualizacji założeń i bieżącego feedbacku, co obciąża menedżerów oraz organizację.

Kiedy zarządzanie przez cele sprawdza się najlepiej?

Zarządzanie przez cele (MBO – Management by Objectives) nie jest rozwiązaniem uniwersalnym dla każdej organizacji i każdego zespołu. Dobre efekty przynosi w działach sprzedaży, marketingu, HR, obsługi klienta czy produkcji, gdzie łatwo wyznaczyć konkretne wskaźniki efektywności. Model MBO sprawdza się również w zespołach samodzielnych i specjalistycznych, które mają swobodę działania oraz jasno określony kierunek. Pracownicy wiedzą wtedy, czego się od nich oczekuje i mogą samodzielnie dobierać sposoby realizacji zadań. Nie zawsze jednak będzie to najlepsze rozwiązanie. W środowiskach wymagających dużej elastyczności lub kreatywności zbyt sztywno określone cele mogą ograniczać inicjatywę i utrudniać szybkie reagowanie na zmiany.

Jak rozwijać kompetencje potrzebne do zarządzania przez cele?

Skuteczne wdrożenie MBO wymaga od menedżerów znacznie więcej niż umiejętności wyznaczania KPI. Duże znaczenie mają kompetencje związane z komunikacją, delegowaniem zadań, motywowaniem pracowników oraz prowadzeniem rozmów rozwojowych. Rozwijanie tych umiejętności wymaga praktyki, zdobywania wiedzy i poznawania sprawdzonych narzędzi menedżerskich. Dlatego wiele organizacji inwestuje w szkolenia otwarte lub szkolenia zamknięte organizowane przez firmę AVENHANSEN, które pomagają liderom skuteczniej zarządzać zespołami i osiągać cele biznesowe. W szczególności polecamy: 

• szkolenie z zarządzania przez cele – Menagement by Objectives – MBO
• szkolenie MŁODY MENEDŻER - motywowanie zespołu do realizacji stawianych celów biznesowych
• szkolenie zmotywowany i realizujący cele biznesowe zespół
• szkolenie z zarządzania zespołem i motywowania pracowników
• szkolenie z rozwijania kompetencji pracowników poprzez coaching i delegowanie zadań
• szkolenie z myślenia strategicznego lidera, czyli krótko i długoterminowe zarządzanie procesami, celami i wynikami

Dzięki zdobytej wiedzy menedżerowie mogą skuteczniej przekładać strategię firmy na konkretne działania zespołu, budować odpowiedzialność za wyniki i tworzyć środowisko sprzyjające realizacji ambitnych celów biznesowych. 

Przeczytaj na naszym blogu również:

• Na czym polega walking management (zarządzanie poprzez chodzenie)? 
• MBWA, czyli zarządzanie przez ,,obchód”
• Jak skutecznie przełamywać opór pracowników przed zmianą? Podpowiadamy 

Maciej Firlit

O autorze:
Założyciel i Prezes Zarządu AVENHANSEN Sp. z.o.o. z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży szkoleniowej. Przeszedł wszystkie szczeble kariery zawodowej od sekretarza, przez HR-Managera, po Dyrektora i Prezesa Zarządu. Duży nacisk kładzie na wysoką jakość obsługi klienta. Jego liberalne podejście do zarządzania, bazujące na partnerstwie, słuchaniu innych i dyscyplinie jakościowej, przyczyniło się do sukcesu firmy AVENHANSEN. Jest precyzyjny, nie akceptuje półśrodków i dróg na skróty. Prywatnie największą radość czerpie z podróżowania i obcowania z naturą.

Więcej informacji: Maciej Firlit