Jak być idealną sekretarką? Poznaj cechy dobrej sekretarki/asystentki!

IndoorW pracy sekretarki liczy się dosłownie wszystko - profesjonalnie wykonany telefon, umiejętność właściwego przyjmowania gości, dopasowanie miejsca spotkania i menu do określonej sytuacji. Funkcja reprezentatywna to jednak nie jedyny obowiązek asystentki. Profesjonalna sekretarka odpowiada za prowadzenie firmowej korespondencji, tworzenie raportów, a także czuwa nad organizacją i przebiegiem dnia swojego przełożonego.

Cechy zawodu sekretarki - wokół najpopularniejszych mitów

Posada sekretarki to wstęp do dalszej kariery

Zatrudnienie na stanowisku sekretarki nie gwarantuje dalszego rozwoju kariery, nie jest też ,,przystankiem” na drodze zawodowej. Błędnie myślą ci, którzy uważają, że posada ta dostarcza wiedzy na temat danej branży i może być przepustką do awansu. Gdy w Curriculum Vitae ambitnej, młodej osoby pojawi się stanowisko asystenckie, w dalszej perspektywie czasowej będzie ona traktowana jako kandydatka na sekretarkę, a nie specjalistę w danej dziedzinie. Ponadto, jest jeszcze jeden istotny argument, który należy wziąć pod uwagę - mało który pracodawca po znalezieniu kompetentnej, rzeczowej asystentki będzie chciał z niej zrezygnować i tym samym pozbyć się swojej prawej ręki.

Dobra sekretarka potrafi… parzyć kawę

Wśród wielu osób starających się o posadę sekretarki pokutuje przekonanie, że posada asystentki jest niewymagająca (w końcu parzenie kawy to nic trudnego) i odpowiednia dla osób, które nie mają pomysłu na siebie. Niewielu uświadamia sobie, że przysłowiowe „przedłużenie ręki szefa” wcale nie polega na ładnym wyglądaniu oraz serwowaniu napoi. To konkretna, bardzo ciężka, wymagająca czasowo i obciążająca psychicznie praca, która często wykracza poza ramy obowiązków pozostałych stanowisk w przedsiębiorstwie. Profesjonalna sekretarka to fachowiec, logistyk, psycholog, strateg, negocjator oraz specjalista do spraw trudnych klientów.

Jedną z najważniejszych cech sekretarki jest wygląd

To bardzo krzywdzące i kłamliwe przekonanie nie wzięło się znikąd. Niestety istnieje pewna niechlubna grupa zarówno kobiet, jak i osób zatrudniających, dla których wygląd jest tożsamy z profesjonalizmem. O ile schludna prezencja i miła aparycja to pożądane cechy sekretarki, o tyle nikt nie wymaga od asystentek olśniewającej urody czy nienagannej figury. Naturalnie optymalnie byłoby, gdyby sekretarka była świetnym pracownikiem i jednocześnie cechowała się odpowiednim wyglądem, ale nie jest to posada modelki czy hostessy, gdzie ta kwestia stanowi o być lub nie być w zawodzie.

Co powinna umieć dobra sekretarka?

Kwalifikacje idealnej asystentki

Sekretarka powinna znać przynajmniej podstawy rachunkowości (a często to nie wystarcza), księgowości i zagadnień ekonomicznych. Musi też świetnie władać przynajmniej jednym językiem obcym, zarówno w mowie, jak i w piśmie. Warto nadmienić, że oprócz uniwersalnego angielskiego należy znać także język kraju, z którym zazwyczaj przedsiębiorstwo prowadzi swoje interesy. Profesjonalna asystentka jest również specjalistką MS Office - tworzenie analiz, zestawień czy formatowanie tekstów to bowiem jedne z jej głównych obowiązków. Jeśli chodzi o wykształcenie, dobrze by było, aby kandydatka na sekretarkę ukończyła studia z zakresu administracji, zarządzania, marketingu, PR-u lub finansów i księgowości. Takie studia uczą zarządzania czasem pracy (swojej i innych), systematyczności oraz utrzymywania odpowiedniej prezencji.

Cechy charakteru i osobowość sekretarki

Jakie cechy powinna mieć profesjonalna asystentka? Warto, aby posiadała ona określony zestaw umiejętności miękkich - wrodzonych lub wyuczonych. Musi być odpowiedzialna, zdyscyplinowana, systematyczna, mieć dobrą pamięć i zamiłowanie do porządku. Powinna umieć podtrzymywać konwersację z różnymi ludźmi, być komunikatywna i odporna na stres. Najlepiej w charakterze sekretarek sprawdzają się osoby dyspozycyjne, o wysokiej kulturze osobistej, obyte w świecie.

Prezencja i wizerunek profesjonalnej asystentki

Zawód sekretarki wiąże się z nienagannymi manierami, znajomością savoir-vivre’u, etykiety biznesu i podstaw protokołu dyplomatycznego. Osoba aspirująca do zostania idealną asystentką powinna być odpowiedzialna za swoją pracę, wykonywać ją rzetelnie i z zaangażowaniem, a jednocześnie wyglądać i prezentować się nienagannie w każdej sytuacji zawodowej. Nie może ubierać się ani krzykliwie, ani sportowo. Właściwym strojem służbowym jest damski garnitur, sukienka o przyzwoitej długości z płytkim dekoltem czy też garsonka. Noszenie przez sekretarkę różowych czy fioletowych kusych sukienek jest niedopuszczalne. Zakazane są fantazyjne tipsy na paznokciach czy krzykliwy makijaż. Tego rodzaju elementy wyglądu nie kreują profesjonalnego wizerunku sekretarki.

Jak być idealną asystentką?

Dążąc do bycia idealną sekretarką, należy wciąż dbać o rozwijanie swoich kompetencji zawodowych. Można uczyć się podstaw księgowości, nabywać umiejętności z zakresu obsługi urządzeń i oprogramowania biurowego, uczyć się nowych języków obcych czy przedmiotów ekonomicznych. Wykształcona, poszerzająca swoją wiedzę asystentka stanie się niezbędną pomocą dla prezesa danej firmy oraz będzie mogła liczyć na podwyżki i premie. W celu podniesienia kompetencji warto rozważyć uczestnictwo w szkoleniu dla sekretarek i asystentek, na którym przekazywane są profesjonalne, sprawdzone rozwiązania dotyczące poszczególnych obowiązków zawodowych.

Wizerunek zawodu sekretarki - coraz dalej od stereotypów

W dzisiejszych czasach znacznie zmienił się stereotyp sekretarki. Niegdyś asystentka kojarzona była z kobietą, która zajmuje się głównie parzeniem kawy dla szefa, a przy tym jest uśmiechnięta i niezbyt lotna. Dzisiejszy wizerunek nie ma nic wspólnego z tym krzywdzącym wyobrażeniem. Obecnie aby pracować jako sekretarka, a często również jako asystentka, należy perfekcyjnie znać przynajmniej jeden język obcy (najlepiej angielski, ale mile widziany jest też niemiecki). Profesjonalna asystentka musi porozumieć się i z szefem, i z klientem. Zwykle pomaga swoim przełożonym w kwestiach administracyjnych, a nawet zarządzaniu firmą. Nadzoruje też, zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem, plan i przebieg dnia swojego pracodawcy.

Czy wobec powyższych informacji ktoś jeszcze ma odwagę krytykować bądź umniejszać roli asystentek? Tym bardziej że zawsze wydaje nam się, iż inni mają lepiej - bardziej bezstresowo, mniej wymagająco. Tymczasem każdej grupie zawodowej można przypisać zestaw niechlubnych cech bądź wskazać na niewystarczający zakres obowiązków.  Stereotypy o murarzach (pracujących przecież w 20-stopniowym mrozie czy 30-stopniowym upale), nauczycielach (zmagających się z traktowaniem pedagogów jak ludzi gorszej kategorii) czy pani w sklepie (która w wielu przypadkach kończy właśnie tę samą uczelnię, którą my niedawno opuszczaliśmy) są nadal utrwalone w naszej świadomości. Pamiętajmy jednak, że życie pisze różne scenariusze i chociażby z tego powodu szanujmy pracę innych.


 

Powrót do strony z artykułami

 


 

AVENHANSEN Sp. z o.o. zezwala na kopiowanie i wklejanie na inne strony internetowe powyższego artykułu pod warunkiem dodania pod artykułem poniższego tekstu i dodania linka do tej strony:

Artykuł jest własnością firmy szkoleniowej AVENHANSEN Sp. z o.o.

Link do artykułu »

Jak być idealną sekretarką? Poznaj cechy dobrej sekretarki/asystentki!
Oceny: 0 z 5 z 0 głosów