Ilekroć znajdujemy się na konferencji czy na innego rodzaju zjeździe, podczas którego mamy przyjemność oglądać wystąpienia utalentowanych i dobrze wyszkolonych prelegentów, zostajemy wciągnięci w prezentowany temat niemal od razu. Umiejętność zaabsorbowania całej uwagi widowni należy do jednych z najistotniejszych kompetencji z punktu widzenia wystąpień publicznych.

Jak uzyskać efekt podobny do tego, który osiągają zawodowi mówcy i sprawić, by ludzie nas słuchali? Co zrobić, aby przygotować dobrą, profesjonalną, a jednocześnie ciekawą prezentację?

Jak przygotować dobre wystąpienie?

Dobre wystąpienie lub prezentacja - dwie kluczowe zasady

Jak powinna wyglądać dobra prezentacja lub wystąpienie publiczne?

Dobra prezentacja krok po kroku

Czy można nauczyć się wystąpień publicznych i wygłaszania dobrych prezentacji?

Jak przygotować dobre wystąpienie?

Jedną z pierwszych rzeczy, o jakiej należy myśleć podczas przygotowywania wystąpienia, jest wyodrębnienie jego poszczególnych elementów i ułożenie ich w takiej kolejności, aby podczas pierwszych kilku minut wystąpienia zjednać sobie widownię. Zasada jest taka, że jeżeli uda nam się zachęcić publiczność do współpracy już na początku, to sukces jest bliski osiągnięcia. Zaangażowanie audytorium (chociażby w postaci uważnego słuchania) to podstawa każdego wystąpienia. W rozwijaniu swoich kompetencji jako mówca pomoże z pewnością świadomość pewnego faktu - otóż ludzie przeważnie reagują na zachowanie mówcy w podobny sposób, niezależnie od statusu czy wykonywanego zawodu (choć różnice, w zależności od osobistych preferencji i charakteru, mogą występować). Można zatem podpatrywać innych przemawiających i stosować sprawdzone schematy osób, które z sukcesem prowadzą wystąpienia. Reguły te pozwalają czuć się pewniej nie tylko na scenie, podczas samego wystąpienia, ale także przed nim.

Dobre wystąpienie lub prezentacja - dwie kluczowe zasady

Po pierwsze… cisza

Dobry prelegent musi umieć skutecznie uciszyć widownię. Bez ciszy na sali nie uda się nikomu odpowiednio przeprowadzić swojego wystąpienia. Jak doprowadzić do sytuacji, gdy widownia przestaje szeptać? Najlepszym, bo sprawdzonym w czasie wielu wystąpień sposobem na to jest po prostu uprzejme poproszenie o ciszę. Oczywiście musi to być asertywna, zdecydowana, nieznosząca sprzeciwu prośba, wygłoszona głosem wznoszącym się ponad rozmowy dochodzące z sali. Istotnym elementem jest również pewna przestrzeń czasu, którą zostawiamy widowni na uspokojenie się. Powód jest prosty - jeżeli sekundę po poproszeniu o ciszę zaczniemy mówić, to możemy być pewni, że ponad połowa widowni będzie kontynuować swoje “małe rozmowy” z sąsiadami. Najlepszą metodą na uciszenie gadatliwych widzów jest pozostawienie kilkunastosekundowej przerwy, będącej czasem na rozejście się informacji po sali o tym, że rozpoczęliśmy wystąpienie (osoby w dalszych rzędach muszą zobaczyć, że ludzie siedzący w rzędach bliżej nas uciszają się - to spowoduje, że będzie im niezręcznie prowadzić nawet cichą rozmowę). My w tym czasie po prostu stoimy i przyglądamy się, jak widownia przygotowuje się na to, co mamy do przekazania. Co nam daje cisza na widowni? Po pierwsze, wpływa na odczuwany komfort pracy jako prowadzącego. W sytuacji gdy nie musimy walczyć z widownią, nasze struny głosowe mniej się zmęczą. Po drugie, najczęściej na początku prezentacji mówimy to, co kluczowe lub najważniejsze. Ludzie są wtedy najbardziej skoncentrowani. Po trzecie, dzięki ciszy mamy czas na uspokojenie się, nabranie pewności – mamy szansę na “wejście w prezentację”.

Po drugie - stałe utrzymywanie uwagi

Gdy posiadamy uwagę audytorium, warto zadbać o to, aby utrzymać ją jak najdłużej. W tym momencie powinniśmy skupić się na własnych zdolnościach - jeżeli jesteśmy ludźmi uśmiechniętymi i potrafimy wprawiać ludzi w dobry nastrój, to wykorzystajmy to. Opowiedzmy wtedy jakiś kawał, ale - tylko jeśli jesteśmy pewni, że widownia zareaguje na niego w pozytywny sposób. Najlepiej by było, gdyby w parze z naszymi umiejętnościami jako komedianta szło też “drugie dno” kawału - może nawiązanie do tematu prezentacji? Jeżeli nie jesteśmy najlepsi w opowiadaniu kawałów, to nie róbmy tego! Po co męczyć zarówno siebie, jak i widownię? Zamiast leciwych żartów, lepiej jest opowiedzieć jakąś anegdotę z nami w roli głównej, związaną z prezentowanym tematem. Odpowiednio prowadzona narracja takiej historii wciąga ludzi i skupia ich uwagę na naszych słowach.

Jak powinna wyglądać dobra prezentacja lub wystąpienie publiczne?

Mowa ciała

Wygłaszając przemówienia, nie możemy zapomnieć o tym, że nasze ciało jest elementem, który odgrywa ważną rolę w procesie komunikacji, dając słuchaczom dużą ilość informacji o naszym stanie emocjonalnym. Trzęsące się dłonie świadczą o naszym zdenerwowaniu, więc należy mieć na uwadze tzw. pozytywny język ciała i starać się zachowywać w sposób naturalny. Gdy wiemy, że nasze ręce będą informować innych o tym, że jesteśmy zdenerwowani – lepiej nie brać w dłoń kartki, która w znaczny sposób wzmacnia efekt drżenia. Pamiętać należy też o otwartej postawie – nie wolno chować rąk za siebie albo, co gorsza, trzymać ich w kieszeniach. Można za to wykonywać gesty rękoma bądź trzymać w nich np. długopis.

Brzmienie głosu

Nasz głos powinien być opanowany, mówić powinniśmy wolno, lecz nie monotonnie, zmieniając tonację w zależności od tego, w którym etapie przemówienia jesteśmy. Gdy zbliżamy się do ważnego punktu, dobrze jest to zaakcentować, odpowiednio zmieniając styl mowy. Możemy stosować pauzy w mówieniu, w momentach kluczowych zmieniać ton głosu, upewnić się również musimy, czy język przemówienia nie jest zbyt techniczny, suchy, mało naturalny. Unikać należy również bełkotliwego i zbyt szybkiego mówienia.

Utrzymywanie kontaktu z słuchaczami

Ważne jest, aby cały czas, w miarę możliwości, utrzymywać kontakt wzrokowy z osobami siedzącymi na widowni. Jeżeli nasze przemówienie zostało spisane na kartce papieru i jedyną możliwością jest jego odczytanie, pamiętać powinniśmy o jednej zasadzie – kontakt z widownią będzie w momencie odczytu zmniejszony, dlatego konsekwentnie co jakiś czas musimy podnosić wzrok, by popatrzeć na publiczność. Powinniśmy być też przygotowani do wygłoszenia tekstu, więc lepiej jest go sobie wcześniej kilkukrotnie odczytać w warunkach zbliżonych do tych, w jakich odbędzie się przemówienie.

Dobra prezentacja krok po kroku

Na początku następuje zasygnalizowanie rozpoczęcia prezentacji, przedstawienie własnej osoby i powitanie widowni. Poniżej w punktach przedstawiamy często spotykane początki przemówień, które pozwolą nam przejść płynnie do dalszej części prezentacji:

• Witam Państwa na konferencji!

• Tak szanowne audytorium nie może czekać, więc zaczynamy…

• Dziękuję za zaproszenie nas dziś w to miejsce – to dla mnie wielka przyjemność/ wielki zaszczyt przebywać tutaj razem z Państwem!

• Chciałbym się przedstawić (jak i również moich kolegów/zespół). Nazywam się Jan Kowalski, jestem z firmy ABC i jestem managerem. Po mojej prawej znajduje się Tomasz Nowak, nasz specjalista od finansów, a po mojej lewej (obok niego) jest…

Następny w kolejności jest cel naszej prezentacji. Przedstawiamy w nim zarys całego dalszego przemówienia, aby dać możliwość osobom nas słuchającym na zorientowanie się w tym, jaki będzie przebieg i kontekst całej dalszej mowy:

• Mój/Nasz cel dzisiejszego dnia to…

• Jestem tu dziś po to, by…

• Mój cel/zadanie to…

• Aby zaprezentować moją firmę i jej działalność, chciałbym przedstawić zagadnienie…

Gdy cel naszego przemówienia jest znany osobom zgromadzonym na sali, nadchodzi czas na przedstawienie struktury naszej mowy. W tym punkcie informujemy naszą widownię, jaki podział przyjęliśmy przy przygotowywaniu prezentacji. Oprócz zaznaczenia, z ilu części będzie składać się nasze przemówienie, posługujemy się również zwrotami, łączącymi poszczególne części naszej mowy:

• Podzieliłem moją prezentację na dwie/trzy/cztery/dziesięć części...

• Po pierwsze, chciałbym opisać…

• Następnie będę prezentował…

• Idąc w ślad za tym, chciałbym potem przeanalizować…

• Ostatecznie zamierzam dać Państwu przegląd/konkluzję dotyczącą…

Zaraz po przedstawieniu tematu rozpoczynamy omawiać jeden z zasygnalizowanych wcześniej punktów prezentacji:

• Chciałbym zacząć od…

• Zacznę od…

• Po pierwsze, chciałem…

• Zaczynając od…

• Pozwólcie Państwo, że zacznę od...

Podczas wystąpienia publicznego istotne jest też sekwencjonowanie, czyli płynne przechodzenie z jednego tematu do drugiego. Można to robić, wykorzystując zwroty:

• Po pierwsze…; po drugie…; po trzecie;... na koniec…

• Zaczynając od najważniejszego…; następnie...; kończąc…

• Na początek zaczynając od…; później…; i na zakończenie…

Gdy omawiamy konkretny punkt prezentacji, ważne jest, aby jasno, klarownie go rozwinąć i przeanalizować. Dajemy wtedy szczegółowy opis zagadnienia, które wcześniej sygnalizowaliśmy. Zapowiedzmy rozwinięcie tematu, za pomocą formuł takich jak:

• Dokąd to nas doprowadzi?

• Przyjrzyjmy się temu bardziej szczegółowo…

• Tłumacząc to w bardziej przystępny sposób…

• Co to znaczy dla nas?

Dobrze jest także podać przykład argumentujący to, co przed chwilą opisaliśmy w teorii:

• Na przykład…

• Dobrym tego przykładem może być…

• Aby zilustrować ten punkt...

Kończąc podsumowaniem omówionego punktu, sygnalizujemy, że teraz przechodzimy do kolejnej części prezentacji. Jednocześnie, podsumowujemy nasze stanowisko:

• Tak więc opowiedziałem Państwu o…

• Przed chwilą przyjrzeliśmy się bliżej…

• To wszystko, co mam do powiedzenia na ten temat...

W czasie przemówienia można nawiązywać do następnej części wypowiedzi. Sygnalizujemy wtedy w jednym zdaniu, że kończymy pewien etap (który np. koncentrował się na tym, dlaczego coś robimy) i przechodzimy do następnego (np. jak należy to zrobić):

• To tyle w kwestii tego, DLACZEGO to robimy… To doprowadziło mnie do tego, JAK to zrobimy…

• Dobrze, to wszystko, co miałem do powiedzenia na temat JAK to zrobimy, teraz chciałbym określić, KIEDY zamierzamy to zrobić – zwróćmy teraz naszą uwagę na...

W tym momencie pewnie uważni słuchacze mają do wygłaszającego przemówienie pytania. Jeśli nie potrafimy odpowiedzieć natychmiast lub nie chcemy przerywać omawiania ważnego zagadnienia, dobrze jest odłożyć w czasie ten etap:

• Czy mogą Państwo powstrzymać się od zadawania pytań do czasu zakończenia prezentacji?

• Damy Państwu możliwość zadawania pytań zaraz po zakończeniu prezentacji.

• Zajmę się tym trochę później, jeśli mogę, natomiast teraz…

• Wrócę do tego pytania później w moim przemówieniu…

• Będziemy analizować to pytanie bardziej szczegółowo trochę później.

Kiedy zbliżamy się do końca prezentacji, nadchodzi czas podsumowania naszego przemówienia. Odwołujemy się wtedy do tego, co zostało powiedziane w poszczególnych etapach, pokrótce przypominając ich ogólny sens:

• Tak więc, pod przewodnictwem firmy ABC, przyjrzeliśmy się…

• Konkludując…

• Chciałbym teraz podsumować…

• Pozwólcie Państwo, że przypomnę na koniec te kilka punktów, które omówiłem…

• Jeśli mogę, podsumuję teraz...

Następnie kończymy przemówienie, dziękując gościom za przybycie i za uwagę. Teraz czas mają osoby, które są chętne zadać nam pytania. Zaprośmy je do zabrania głosu, mówiąc: “Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytanie, chętnie odpowiem na nie w tym momencie.” Nasze zachowanie w czasie zadawania pytań przez słuchaczy powinno wyrażać zaangażowanie i chęć zrozumienia intencji pytającego. Należy przytakiwać w momencie, gdy zgadzamy się z osobą, która mówi. Ważne jest również utrzymywanie kontaktu wzrokowego oraz werbalnie wyrażanie naszego zainteresowania (np. za pomocą stwierdzeń takich jak: “Tak, to bardzo ważne/interesujące pytanie”).

Czy można nauczyć się wystąpień publicznych i wygłaszania dobrych prezentacji?

Doskwierać może nam myśl o tym, że aby móc oczarowywać swoich słuchaczy z jednocześnie skutecznym przekazywaniem najważniejszych informacji należy mieć szczęście i urodzić się jako człowiek obdarzony takimi uzdolnieniami. Na szczęście jednak, ilekroć widzimy człowieka skutecznie oddziałującego na publiczność, musimy wiedzieć, że każdy aspekt jego wystąpienia jest wcześniej doskonale przemyślany, zaplanowany i wyćwiczony. Ludzie tacy być może wcześniej też chcieli posiadać umiejętność skutecznego prowadzenia wystąpień – i nie poprzestali wyłącznie na zamiarach. Weszli w posiadanie narzędzi, które umożliwiły im tak skuteczne działanie. Nie trzeba być urodzonym wodzirejem – skutecznego i efektywnego prowadzenia wystąpień publicznych może nauczyć się każdy. W opanowywaniu sztuki prezentacji szczególnie pomocne są profesjonalne szkolenia - wsparcie posiadającego odpowiednie przygotowanie trenera pomaga znacznie szybciej podnieść kompetencje osobiste i umiejętności komunikacyjne.