Kontrola powierzonych zadań jako niezbędny element delegowania

Przydzieliłeś zadanie pracownikowi … no i co dalej? Czy jesteś pewny, że je wykonuje? 
A jeśli tak, to czy sprawdzasz, czy wykonuje je dobrze, czy zrealizuje zadanie na czas…?
Delegowanie nie kończy się w momencie wyznaczenia zadania czy projektu któremuś 
z Twoich pracowników.

Realizacja zadania to proces, który Ty jako menedżer powinieneś kontrolować, aby mieć pewność, że wszystko toczy się zgodnie z planem.
Jak skutecznie kontrolować przydzielone zadania?

Po 1 – śledź postępy.

Pamiętaj, aby ustalić z pracownikiem termin ukończenia zadania, jak również omówić z nim sposób kontroli jego realizacji, np. cykliczne spotkania podsumowujące postęp prac, rozmowy telefoniczne, pisemne raporty, maile etc. Dzięki temu masz możliwość zapewnienia pracownikowi wsparcia i merytorycznej oceny jego pracy.

Po 2 – zapewnij wsparcie, w momencie gdy pracownik go potrzebuje.

Pamiętaj, żeby nie oferować wsparcia i pomocy tam, gdzie nie jest to potrzebne. Szczególnie pracownicy, którzy mają duże doświadczenie w tym, co robią i są ekspertami w swojej dziedzinie wolą samodzielnie zmierzyć się z zadaniem, nawet jeśli napotykają pewne problemy lub ich sposób rozwiązania różni się od Twojego. Realizacja zadania jest dużo ważniejsza od sposobu, w jaki zostało to zrobione!
Pamiętaj również o zapewnieniu pracownikowi odpowiednich narzędzi i zasobów niezbędnych do wykonania zadnia (informacji, materiałów, raportów, wyników badań). Kiedy prace zostaną rozpoczęte, dawaj rady i instrukcje tylko wtedy, gdy jesteś o to poproszony lub widzisz, że praca idzie w złym kierunku.

Po 3 – rozwiązuj problemy na bieżąco.

Jeśli widzisz, że pracownik nie radzi sobie z zadaniem, lub jego częścią, zaproponuj mu pomoc w tej kwestii. Pomagaj rozwiązywać problemy bez obwiniania pracownika za przeszkody. Traktuj błędy jako okazję do wyciągnięcia wniosków, a nie do krytykowania. Opracuj z pracownikiem harmonogram rozwiązania problemu. Zachęcaj go do samodzielnego myślenia. 

Po 4 – analizuj wykonaną pracę i wyciągaj wnioski na przyszłość.

Po wykonaniu zadania zapytaj pracownika o wnioski i refleksje dot. jego realizacji. Porównaj wyniki z oczekiwaniami. Unikaj krytyki dla krytyki i obwiniania za problemy. Dostrzeż osiągnięcia i nagradzaj za dobrze wykonaną pracę. Przedyskutuj z pracownikiem, co można by było zrobić lepiej przy kolejnych zadaniach czy projektach tego typu.

Poniżej znajdziesz przykładowy arkusz pytań, który może być dla Ciebie inspiracją do odpowiedniego delegowania zadań pracownikom. Skorzystaj z niego, aby lepiej przygotować się do rozmowy z pracownikiem, któremu chcesz powierzyć zadanie.


•    Jakie to zadanie (projekt), które chcesz przekazać pracownikowi?

………………………………………………………………………………………….

•    Jakich efektów oczekujesz?

……………………………………………………………………………………………

•    Jaki jest termin realizacji?

…………………………………………………………………………………………..

•    Jaki jest plan kontroli postępów nad tym zadaniem/ projektem?

…………………………………………………………………………………………..

 

Jeśli chcielibyście dowiedzieć się,  jak  wykorzystywać w praktyce delegowanie zadań i inne narzędzia zarządzania i rozwoju pracowników, to  to  serdecznie zapraszam wszystkich  na moje szkolenia menedżerskie do naszej Akademii Lidera.

Agnieszka Olejnik, ekspert HR, trener standardu HRD BP,  senior trener AVENHANSEN


 

Beata Dyjak

Masz pytania? Porozmawiaj Manager ds. Organizacji Szkoleń
515 212 449 bdyjak@avenhansen.pl Zadaj pytanie

Podobne artykuły

Kontrola powierzonych zadań jako niezbędny element delegowania
Oceny: 0 z 5 z 0 głosów