Przydzieliłeś zadanie pracownikowi … no i co dalej? Czy jesteś pewny, że je wykonuje?
A jeśli tak, to czy sprawdzasz, czy wykonuje je dobrze, czy zrealizuje zadanie na czas…?
Delegowanie nie kończy się w momencie wyznaczenia zadania czy projektu któremuś
z Twoich pracowników.
Realizacja zadania to proces, który Ty jako menedżer powinieneś kontrolować, aby mieć pewność, że wszystko toczy się zgodnie z planem.
Jak skutecznie kontrolować przydzielone zadania?
Po 1 – śledź postępy.
Pamiętaj, aby ustalić z pracownikiem termin ukończenia zadania, jak również omówić z nim sposób kontroli jego realizacji, np. cykliczne spotkania podsumowujące postęp prac, rozmowy telefoniczne, pisemne raporty, maile etc. Dzięki temu masz możliwość zapewnienia pracownikowi wsparcia i merytorycznej oceny jego pracy.
Po 2 – zapewnij wsparcie, w momencie gdy pracownik go potrzebuje.
Pamiętaj, żeby nie oferować wsparcia i pomocy tam, gdzie nie jest to potrzebne. Szczególnie pracownicy, którzy mają duże doświadczenie w tym, co robią i są ekspertami w swojej dziedzinie wolą samodzielnie zmierzyć się z zadaniem, nawet jeśli napotykają pewne problemy lub ich sposób rozwiązania różni się od Twojego. Realizacja zadania jest dużo ważniejsza od sposobu, w jaki zostało to zrobione!
Pamiętaj również o zapewnieniu pracownikowi odpowiednich narzędzi i zasobów niezbędnych do wykonania zadnia (informacji, materiałów, raportów, wyników badań). Kiedy prace zostaną rozpoczęte, dawaj rady i instrukcje tylko wtedy, gdy jesteś o to poproszony lub widzisz, że praca idzie w złym kierunku.
Po 3 – rozwiązuj problemy na bieżąco.
Jeśli widzisz, że pracownik nie radzi sobie z zadaniem, lub jego częścią, zaproponuj mu pomoc w tej kwestii. Pomagaj rozwiązywać problemy bez obwiniania pracownika za przeszkody. Traktuj błędy jako okazję do wyciągnięcia wniosków, a nie do krytykowania. Opracuj z pracownikiem harmonogram rozwiązania problemu. Zachęcaj go do samodzielnego myślenia.
Po 4 – analizuj wykonaną pracę i wyciągaj wnioski na przyszłość.
Po wykonaniu zadania zapytaj pracownika o wnioski i refleksje dot. jego realizacji. Porównaj wyniki z oczekiwaniami. Unikaj krytyki dla krytyki i obwiniania za problemy. Dostrzeż osiągnięcia i nagradzaj za dobrze wykonaną pracę. Przedyskutuj z pracownikiem, co można by było zrobić lepiej przy kolejnych zadaniach czy projektach tego typu.
Poniżej znajdziesz przykładowy arkusz pytań, który może być dla Ciebie inspiracją do odpowiedniego delegowania zadań pracownikom. Skorzystaj z niego, aby lepiej przygotować się do rozmowy z pracownikiem, któremu chcesz powierzyć zadanie.
• Jakie to zadanie (projekt), które chcesz przekazać pracownikowi?
………………………………………………………………………………………….
• Jakich efektów oczekujesz?
……………………………………………………………………………………………
• Jaki jest termin realizacji?
…………………………………………………………………………………………..
• Jaki jest plan kontroli postępów nad tym zadaniem/ projektem?
…………………………………………………………………………………………..
Jeśli chcielibyście dowiedzieć się, jak wykorzystywać w praktyce delegowanie zadań i inne narzędzia zarządzania i rozwoju pracowników, to to serdecznie zapraszam wszystkich na moje szkolenia menedżerskie do naszej Akademii Lidera.
Agnieszka Olejnik, ekspert HR, trener standardu HRD BP, senior trener AVENHANSEN
