To, jak skomplikowane jest zarządzanie pracownikami, wiedzą tylko osoby na stanowiskach kierowniczych. Moment, w którym musimy ocenić swoją pracę, jest trudny, jednak ocenianie działań innych osób jest jeszcze cięższe. Oddzielenie osobistego nastawienia, spojrzenie w obiektywny sposób na czyjąś pracę i ocenianie nie należą do łatwych zadań. Samo przekazywanie swojej opinii jest prawdziwą sztuką. Należy pamiętać, że każdy pracownik jest inny i w zależności od różnic charakteru powinniśmy stosować inne metody perswazyjne. Dlatego powstaje coraz więcej szkoleń uczących czym jest leadership i jakich narzędzi wymaga przekazywanie efektywnego i wyważonego feedbacku (który może zarówno pomóc pracownikowi w rozwijaniu skrzydeł, jak i skutecznie mu je podciąć).
Spis treści:
Feedback - co zrobić, żeby był skuteczny?
1 zasada feedbacku - Skup się na rozwiązywaniu problemu bezpośrednio ze swoim rozmówcą
2 zasada feedbacku - Przekazuj swoją opinię zaraz po zaistnieniu problemu
3 zasada feedbacku - Mów i daj mówić innym
4 zasada feedbacku - Wyważ czas na pochwałę i krytykę
5 zasada feedbacku - Siła pozytywnego feedbacku i motywacja
Feedback - co zrobić, żeby był skuteczny?
Firma jest jak organizm, w którym każda komórka jest istotna. Jeśli któraś z nich nie działa tak jak powinna, wywołuje to natychmiastowy efekt w obniżeniu jakości pracy. Zmotywowany zespół pracowniczy składa się na sukces firmy, dlatego dobry lider powinien pilnować jego zgranego współdziałania. Musimy pamiętać, że mamy prawo egzekwować poprawne wykonywanie pracy od swoich współpracowników. Nie należy się więc bać wydawania opinii. Naturalne jest to, że szef wymaga wywiązywania się z umowy. Dlatego komunikacja jest konieczna do tego, by pomóc w samorozwoju pracownika i skorygowaniu jego działań. Jak więc sprawić, by obie strony mogły czerpać z niej korzyści?
Oto 5 zasad konstruowania motywujących informacji zwrotnych wobec pracownika. Korzystając z nich, dowiesz się:
-
jak poprawić relacje na linii przełożony-pracownik;
-
jak przekazywać sugestię, by pracownik zrozumiał nasze intencje;
-
jak konstruować pozytywne i negatywne opinie, by osiągnąć cel i nie urazić uczuć zespołu pracowniczego.
1 zasada feedbacku - Skup się na rozwiązywaniu problemu bezpośrednio ze swoim rozmówcą
Przedmiotem Twojego działania jest próba rozwiązania problemu, a nie atak na pracownika. Zastanów się, jak możesz pomóc mu w ulepszaniu efektów pracy. Każdy pracownik ma inny mechanizm działania, dlatego spróbuj zastanowić się nad tym, w jaki sposób przeprowadzić komunikację interpersonalną. Pierwszą zasadą konstruowania feedbacku jest to, by zwracać się bezpośrednio do osoby zainteresowanej. Nie komentuj danego pracownika w trakcie rozmowy z inną osobą. Nikt nie chce usłyszeć opinii o swojej pracy jako osoba trzecia. Postaraj się, by nakreślać problem, nie czyniąc przy tym wyrzutów.
Pracownikowi również zależy na tym, by wykonywać swoją pracę jak najlepiej, rozwijając się przy tym. Jeśli zarysujemy dany problem, również będzie chciał go rozwiązać. Współpraca lidera i pracownika w celu znalezienia wyjścia z sytuacji zacieśnia więzi między pracownikiem a jego przełożonym. Pozwala to pozbyć się kłopotu i zapobiega im w przyszłości bez niepotrzebnych pretensji.
Celem jest analiza działań, a nie krytyka osoby - dlatego powstrzymaj się od uwag osobistych dotyczących cech charakteru pracownika. Analizuj jego zachowania, jeśli są złe, lepiej powiedz: „Pewne zadania wykonujesz za wolno, czy coś spowalnia Twoją pracę?” niż: „Jesteś za wolny i nieproduktywny!” Przykładając wagę do słów i pokazując pracownikowi, że nie chcesz go ośmieszyć, osiągniesz lepsze efekty i nie zrazisz go do siebie.
2 zasada feedbacku - Przekazuj swoją opinię zaraz po zaistnieniu problemu
Jeśli zauważysz, że któreś z działań pracownika było błędne, informuj go o tym na bieżąco. Postaraj się, by rozmowa między wami odbyła się zaraz po zaistnieniu sytuacji lub przy najbliższej okazji. Obie strony powinny być w pełni świadome poruszanego problemu i czasu, w którym wystąpił. Komunikat zwrotny powinien być konkretny i zwięzły, dlatego lepiej jest go formułować, gdy mamy do czynienia z pojedynczą sytuacją, a nie całą ich listą. To istotne również, jeśli chodzi o psychikę pracownika — krytykę jednego aspektu pracy jest łatwiej przyjąć, przetrawić i naprawić. Bombardując podwładnego nadmierną krytyką, można obniżyć jego morale i spowodować, że będzie miał niskie mniemanie o swoich kompetencjach. Przy reagowaniu na bieżąco, pracownik może poprawić się i zrekompensować swoje pomyłki. Późne dowiadywanie się o nich uniemożliwia mu poprawę. Warto też zastanowić się jak wygląda to z perspektywy pracownika, który nie wiedząc o swoich błędach, jest przeświadczony o tym, że ich nie ma.
Jak można naprawić to, o istnieniu czego nie ma się zielonego pojęcia?
Sytuacja, w której pracownik dowiaduje się o swojej niekompetencji po czasie, wywołuje u niego pretensje. W końcu nikt go nie skorygował i nie pokazał mu tego, jak powinien daną kwestię rozwiązać. Jeszcze gorzej, gdy o swoim błędzie dowiaduje się od osób trzecich w niekoniecznie przyjemny sposób.
Sprawdź teraz naszą ofertę
Szkolenia otwarte z umiejętności osobistych
3 zasada feedbacku - Mów i daj mówić innym
Przekazywanie swojej opinii jest bardzo ważne, jednak istotą rozmowy jest to, by obie strony były w niej aktywne. W informacji zwrotnej nie chodzi o monolog, lecz o wzajemną otwartość. Jeśli przekazaliśmy pracownikowi nasze spostrzeżenia, powinniśmy również umożliwić mu wypowiedzenie swojego zdania. Lider powinien dawać pracownikowi przykład tego, jak właściwie przyjmować feedback.
Uważne wysłuchanie, próba zrozumienia jego motywacji i brak pochopnych, krzywdzących wniosków pomoże nam w dojściu do istoty problemu. Staraj się odkryć źródło zachowania i daj pracownikowi czas na przetrawienie komunikatu. Zadawanie pytań i cierpliwe czekanie na odpowiedź pozwoli mu się otworzyć. W razie wyrażenia przez niego krytyki pod naszym adresem również powinniśmy ją przyjąć ze spokojem i zastanowić się nad tym, co usłyszeliśmy. Kontrargumentując, należy kłaść nacisk na fakty, dlatego tak istotne jest to, by wyrobić sobie swoje zdanie dopiero po usłyszeniu drugiej strony.
4 zasada feedbacku - Wyważ czas na pochwałę i krytykę
Dobry przełożony powinien wiedzieć, kiedy chwalić i kiedy krytykować pracownika. Nie ma bardziej motywującej rzeczy niż pochwała na forum publicznym firmy, tak samo, jak nie ma nic bardziej upokarzającego jak publiczna krytyka. Często dyskredytuje ona podwładnego w oczach współpracowników. Poufność tych delikatnych kwestii jest bardzo ważna. By nasze opinie przynosiły odpowiednie efekty, powinny być wygłaszane w odpowiednim miejscu i czasie. Chcąc pochwalić zachowanie pracownika, nie powinieneś stosować zaimka “ale”, który po komplemencie działa jak kubeł zimnej wody. Daje do zrozumienia, że wykonywane działania są niewystarczające i osłabiają pozytywną opinię.
Pochwała powinna dotyczyć konkretnej rzeczy, która pomoże pracownikowi zapamiętać to, co powinien praktykować w przyszłości.
5 zasada feedbacku - Siła pozytywnego feedbacku i motywacja
Wygłaszając krytykę, trzeba pamiętać o tym, by wydźwięk końcowy rozmowy był pozytywny. Przed oceną pracownika warto podkreślić, że cenimy pracę wykonywaną przez podwładnego. Według statystyk na jedną krytyczną uwagę przypadają aż trzy komplementy, które powinny być wygłoszone w celu zneutralizowania efektu rozmowy. Pokazuj pracownikowi, że zawsze jest wyjście z danej sytuacji a niepoprawne zachowania można poprawić, pracując nad nimi wspólnie. W oczach pracownika buduje to pozytywną i profesjonalną wizję kierownika, który nie jest jedynie egzekutorem, lecz osobą, której na sumieniu leży dobro podwładnych i firmy.
Zobacz teraz naszą ofertę szkoleniową
